Administratief medewerker

De Schakel; Utrecht; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

De Schakel zoekt een gedreven administratief medewerker die de directie en het team ondersteunt bij de dagelijkse administratieve en secretariële werkzaamheden. Je houdt de leerlingenadministratie zorgvuldig en actueel en bent hét aanspreekpunt voor ouders en collega’s.

Taken omvatten onder meer het beheren van ParnasSys, verwerken van aanmeldingen, het plannen van intakegesprekken, contact met ouders, en het bijhouden van administratie in systemen zoals ROD en Parro.

Qualifications

• Verantwoordelijk voor leerlingenadministratie en secretariële werkzaamheden.
• Ondersteunt directie en team bij dagelijkse administratieve taken.
• Ondersteunt ouders en collega’s bij vragen over aanmeldingen en gegevens.

Responsibilities

• Beheren en bijhouden van de leerlingenadministratie in ParnasSys.
• Verwerken en controleren van aanmeldingen en inschrijvingen.
• Plannen van intakegesprekken en bewaken van start- en inschrijfdata.
• Contact onderhouden met ouders over aanmeldingen en ontbrekende gegevens.
• Controleren en corrigeren van leerlinggegevens en verwerken in ROD.
• Opstellen en bijhouden van NDBU-lijsten; contact met ouders indien nodig.
• Beheren van Parro en ondersteunen van collega’s en ouders.
• Administratieve overzichten en lijsten voor directie, intern begeleiders en leerkrachten.
• Notuleren tijdens team momenten en verspreiden van verslaggeving.
• Algemene secretariële werkzaamheden: correspondentie, archivering, documenten en afspraken.
• Beantwoorden van telefoon en doorverwijzen van bezoekers.
• Uitvoeren van bestellingen en ondersteuning bij organisatorische werkzaamheden.
• Waar nodig ondersteunen bij eenvoudige ICT-vragen en kantoorapparatuur.

Skills

Administratieve vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Organisatorisch talent

Tools

ParnasSys

ROD

Parro

Job description

Als administratief medewerker ondersteun je de directie en het team van De Schakel bij de dagelijkse administratieve en secretariële werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat onze leerlingenadministratie zorgvuldig, volledig en actueel is en bent een belangrijk aanspreekpunt voor ouders en collega’s.

• beheren en bijhouden van de leerlingenadministratie in ParnasSys;
• verwerken en controleren van nieuwe aanmeldingen en inschrijvingen;
• plannen van intakegesprekken en bewaken van start- en inschrijfdata;
• contact onderhouden met ouders over aanmeldingen, inschrijvingen en ontbrekende gegevens;
• controleren en corrigeren van leerlinggegevens en verwerken van gegevens in ROD;
• opstellen en bijhouden van de NDBU-lijsten en contact opnemen met ouders wanneer dat nodig is;
• beheren van Parro en ondersteunen van collega’s en ouders bij algemene vragen hierover;
• maken van administratieve overzichten en lijsten voor directie, intern begeleiders en leerkrachten;
• notuleren tijdens teammomenten en waar nodig uitwerken en verspreiden van de verslaglegging;
• verzorgen van algemene secretariële werkzaamheden, zoals correspondentie, archivering, documenten en afspraken;
• beantwoorden van telefoon en ontvangen en doorverwijzen van bezoekers;
• uitvoeren van bestellingen en ondersteunen bij praktische organisatorische werkzaamheden binnen de school.

Waar nodig ondersteun je daarnaast bij eenvoudige ICT-vragen en kantoorapparatuur en lever je een bijdrage aan de organisatie van schoolbrede activiteiten.