Administratief medewerker

zorgjob.nl; Groningen; On-site; EUR 2,800 - 3,800; Full time

Job summary

Stichting Vrienden Beatrix Kinderziekenhuis zoekt een betrokken Administratief Medewerker om ons team te versterken. Je beheert administratieve processen, verwerkt donaties en facturen, en verzorgt correspondentie met relaties zoals donateurs en fondsen.

Je werkt nauwkeurig en proactief en bewaakt de orde in projectdossiers. Je werkt in een klein, professioneel team met ruimte voor initiatief en ondersteuning bij rapportages en contracten.

Qualifications

• Minimaal mbo werk- en denkniveau.
• Ervaring met administratieve werkzaamheden.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Nauwkeurig, gestructureerd en zorgvuldig.
• Proactief en in staat prioriteiten te stellen.

Responsibilities

• Verwerken en registreren van donaties en facturen.
• Opstellen en versturen van correspondentie (bedankbrieven, toekenningsbrieven, afwijzingen).
• Mailboxbeheer en aanleveren bij collega's.
• Projectadministratie en documentbeheer.
• Ondersteunen bij contracten en overeenkomsten.
• Bewaken van deadlines voor voortgangs- en eindrapportages.
• Ondersteuning rondom wetenschappelijke projecten.
• Relatieadministratie en archivering.
• Algemene ondersteuning binnen het team.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Nauwkeurig werken

Zelfstandig werken

Proactief

Prioriteiten stellen

Flexibel en servicegericht

Digitaal vaardig

Education

MBO werk- en denkniveau

Job description

Administratief Medewerker Vrienden Beatrix Kinderziekenhuis

Stichting Vrienden Beatrix Kinderziekenhuis zoekt een betrokken, nauwkeurige en proactieve Administratief Medewerker die ons team komt versterken.Wat ga je doenAls administratief medewerker ben je een belangrijke steunpilaar binnen onze stichting. Je zorgt ervoor dat onze administratieve processen zorgvuldig verlopen, de administratie op orde is en collega's kunnen vertrouwen op actuele en complete informatie. Daarnaast heb je regelmatig contact met donateurs, actievoerders, bedrijfsvrienden, fondsen, projectaanvragers en andere relaties. Je zorgt ervoor dat zij op een professionele én persoonlijke manier worden benaderd. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• financiële administratie: je verwerkt en registreert ontvangen donaties, bereidt facturen voor, stelt facturen op voor onder andere sponsoren, bedrijfsvrienden en samenwerkingspartners en zorgt voor een juiste administratieve verwerking van gelden. Ook vraag je waar nodig project- en giftnummers aan.
• correspondentie: je stelt verschillende soorten correspondentie op en verstuurt deze. Denk aan bedankbrieven, toekenningsbrieven en afwijzingen aan donateurs, actievoerders, bedrijfsvrienden, fondsen en projectaanvragers.
• mailboxbeheer: je beheert de algemene mailbox van de stichting en zorgt ervoor dat binnenkomende vragen en berichten op een prettige en correcte manier worden beantwoord of bij de juiste collega terechtkomen.
• projectadministratie: je verwerkt nieuwe projecten administratief en zorgt ervoor dat projectdossiers compleet en actueel zijn. Je houdt aanvragen, toekenningen, afspraken, rapportages en overige relevante documenten zorgvuldig bij.
• contracten en overeenkomsten: je ondersteunt bij het opstellen, verwerken en archiveren van toekenningsbrieven en overeenkomsten en zorgt ervoor dat benodigde handtekeningen en documenten compleet zijn.
• voortgang en rapportages: je bewaakt administratieve deadlines voor voortgangs- en eindrapportages en ondersteunt bij de terugkoppeling richting fondsen, donateurs, bestuur en andere betrokkenen.
• wetenschappelijke projecten: je biedt administratieve ondersteuning rondom wetenschappelijke projecten en aanvraag- en toekenningsrondes. Je verzamelt en controleert aanvragen, bereidt stukken voor en verwerkt besluiten en toekenningen.
• relatieadministratie: je zorgt ervoor dat gegevens van donateurs, actievoerders, bedrijfsvrienden en andere relaties zorgvuldig en actueel worden bijgehouden.
• archivering en documentbeheer: je zorgt voor een overzichtelijke digitale administratie, zodat informatie en documenten gemakkelijk terug te vinden zijn.
• algemene ondersteuning: je ondersteunt collega's bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden.

We werken met een klein team en helpen elkaar waar nodig.Je houdt van structuur en overzicht en vindt het prettig als zaken goed geregeld zijn. Je werkt zorgvuldig, maar kunt tegelijkertijd gemakkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Het ene moment verwerk je een donatie of factuur, het volgende moment stel je een bedankbrief op, beantwoord je een vraag van een actievoerder of zorg je ervoor dat een projectdossier compleet is.Je werkt zelfstandig, ziet wat er moet gebeuren en neemt daarin initiatief. Tegelijkertijd vind je het leuk om onderdeel te zijn van een klein en enthousiast team waarin we samen werken aan hetzelfde doel.Je bent daarnaast betrokken en servicegericht. Want achter iedere donatie, actie of samenwerking zit iemand die zich samen met ons inzet voor de kinderen van het Beatrix Kinderziekenhuis. Dat persoonlijke contact vinden we belangrijk.

Wat breng je mee?

• Je hebt minimaal mbo werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden.
• Je beschikt over goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zorgvuldig.
• Je kunt goed zelfstandig werken en weet prioriteiten te stellen.
• Je bent proactief en ziet zelf wat er moet gebeuren.
• Je kunt gemakkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden en houdt ook als er meerdere dingen tegelijk spelen het overzicht.
• Je bent collegiaal, flexibel en servicegericht.
• Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen snel eigen.
• Ervaring binnen de zorg, een stichting of fondsenwervende organisatie is een pre.
• Affiniteit met fondsenwerving en de zorg is een pre.En natuurlijk voel je je betrokken bij onze missie en vind je het mooi om met jouw werk maatschappelijke impact te maken.

Salaris

€ 2.771 tot € 3.807 per jaar