Administratief medewerker

BBWest; Den Haag; Remote; EUR 31,000 - 42,000; Full time

Job summary

BBWest is op zoek naar een allround administratief medewerker die zorgt dat facturen tijdig de deur uit gaan, telefoontjes afhandelt en een strakke planning onderhoudt. Je werkt zelfstandig, hebt gevoel voor cijfers en weet hoe facturatie werkt; ervaring met digitale werkbonnen en facturatiesystemen is een pré.

Dagelijks beheer je facturatieprocessen, neem je contact op met opdrachtgevers en leveranciers, verwerk je inkoopfacturen en houd je projectdossiers op orde in Fieldwire.

Qualifications

• Enige jaren ervaring als allround administratief medewerker, bij voorkeur in bouw of installatietechniek.
• Zelfstandige werker met proactieve houding.
• Begrip van facturatie en cijfers.
• Ervaring met digitaal werkbonnen- en facturatiesysteem is een pré.
• Goede telefoon- en communicatievaardigheden.
• Nauwkeurig met prijzen en klantgegevens.
• Goede beheersing van Nederlands in woord en geschrift.

Responsibilities

• Omzetten van werkbonnen en afgeronde projecten naar facturen en zorgen dat ze op tijd de deur uit gaan.
• Openstaande posten nabellen bij betaling.
• Telefoon opnemen, mail afhandelen en klanten, leveranciers en collega's te woord staan.
• Planning bijhouden, afspraken inplannen en materiaal bestellen.
• Inkoopfacturen verwerken en betalingen klaarzetten.
• Registraties in Fieldwire en projectdossiers op orde houden.

Skills

Klantcontact

Facturatie

Nauwkeurig werken

Cijfermatig inzicht

Zelfstandig werken

Telefonisch contact

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO-4 Administratief

Tools

Facturatie software

Fieldwire

Werkbonnen systeem

Job description

Onze monteurs en timmerlieden maken gebouwen door heel Nederland brandveilig. Daar zijn we goed in. Maar al dat werk moet ook gefactureerd, gepland en vastgelegd worden — en nu doet de directie dat er nog bij. Daarom zoeken we iemand die ons kantoor écht in handen neemt. Geen functie waarin je invoert wat een ander bedenkt: jij zorgt dat facturen op tijd de deur uit gaan, dat de telefoon wordt opgenomen en dat er niets blijft liggen.

Wat ga je doen?

• Werkbonnen en afgeronde projecten in ons projectsysteem omzetten in facturen, en zorgen dat ze op tijd de deur uit gaan
• Bijhouden wat er openstaat en nabellen als een betaling uitblijft
• De telefoon opnemen, de mail afhandelen en opdrachtgevers, leveranciers en collega’s te woord staan
• De planning helpen bijhouden, afspraken inplannen en materiaal bestellen
• Inkoopfacturen verwerken, betalingen klaarzetten en alles compleet aanleveren bij onze accountant
• Projectdossiers, opleverdocumenten en de registraties in Fieldwire op orde houden

Zo ziet een werkdag eruit

Je begint met de mail en de werkbonnen van gisteren. Een monteur belt dat een klus klaar is: jij zorgt dat de factuur nog dezelfde week de deur uit gaat. Tussendoor belt een opdrachtgever die een afspraak wil verzetten, heeft een leverancier een vraag over een levering en heeft de uitvoerder een opleverdossier nodig. Aan het eind van de dag weet jij precies wat er gebeurd is — en wat er morgen moet gebeuren.

Wie ben jij?

• Een paar jaar ervaring als allround administratief medewerker, het liefst in de bouw, de installatietechniek of een ander technisch bedrijf
• Je werkt zelfstandig: je ziet wat er moet gebeuren en pakt het op, zonder dat iemand het vraagt
• Je weet hoe facturatie werkt en hebt gevoel voor cijfers
• Ervaring met een digitaal systeem voor werkbonnen en facturatie is een pré — welk pakket je kent maakt niet uit, het onze leer je snel
• Je bent prettig aan de telefoon en zegt het gewoon als iets niet klopt
• Nauwkeurig en betrouwbaar — je werkt met prijzen, cijfers en klantgegevens
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands