Administrateur / beheerder

Tilburg University; Tilburg; On-site; EUR 39,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

Thuiswerkvergoeding

8 weken vakantie

Reiskostenvergoeding

Pensioen ABP

Training en ontwikkeling

Job summary

Tilburg University zoekt een Administrateur/Beheerder voor de divisie Facility Services (FS). De functie is 0,8–1,0 fte en bedraagt een tijdelijk contract van 12 maanden met uitzicht op verlenging, op de standplaats Utrecht.

De taken bestaan uit financiële en administratieve werkzaamheden en gebouwbeheerstaken op de locatie Utrecht. Verantwoordelijkheden omvatten verslaglegging, roosters en planning, contractbeheer en ondersteuning bij de jaarafsluiting.

Qualifications

• Afgeronde mbo/hbo-opleiding en aantoonbare werkervaring op financieel/administratief gebied (minimaal 3 jaar werkervaring)
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• In staat om zelfstandig te kunnen werken en prioriteiten te stellen
• Affiniteit en ervaring met facilitaire ondersteuning/gebouwbeheerstaken

Responsibilities

• Uitvoeren van gegevensverwerking en -controle (declaraties, betaalopdrachten, facturen)
• Informatieverstrekking aan externe partijen en medewerkers inzake administratieve afhandeling
• Project- en budgetadministratie verzorgen en voortgang controleren
• Roosterplanning en -wijzigingen bijhouden in TimeEdit en Outlook
• Toegangsbeheer en coördinatie van studentenportiers en beveiliging

Skills

Excel

MS Outlook

Word

SAP

Administratieve vaardigheden

Education

MBO/HBO-opleiding

Tools

TimeEdit

IT-systemen universiteit

Job description

Nederlands (Dutch) Samengevouwen. Druk op Enter om uit te vouwen Uitgevouwen. Druk op Enter om samen te vouwen

Het vacatureformulier is niet gepubliceerd in de door u aangevraagde taal. Selecteer een beschikbare taal in de vervolgkeuzelijst.

Vacature ID24655-Gepubliceerd12-10-2026-Vacatures voor niet wetenschappelijk personeel-Division Facility Services

De divisie Facility Services (FS) van University Services levert facilitaire diensten en advies aan bestuur, medewerkers, studenten en gasten van Tilburg University (TiU). De belangrijkste taken van de divisie zijn vastgoedbeheer, campusontwikkeling, beheer sportvoorzieningen, inkoop en contractbeheer, post en documentmanagement en het regisseren van schoonmaak, catering en beveiligingsdiensten. Kortom, het zo aantrekkelijk mogelijk maken van studeren, werken en verblijven op de campus!

In de Tilburg School of Catholic Theology te Utrecht (TST) is een klein team zowel werkzaam op financieel-, secretarieel/administratief- als op facilitair gebied. Vanwege de pensionering van een medewerker is men op zoek naar een collega die het diverse takenpakket kan gaan overnemen.

De divisie FS is binnen dit team op zoek naar een:

Administrateur/ beheerder (0,8-1,0 fte, 1 jaar tijdelijk met uitzicht op verlenging)

Jouw functie

Er is sprake van een breed takenpakket dat enerzijds bestaat uit financieel-administratieve taken, anderzijds uit gebouwbeheerstaken op de locatie Utrecht. Dit vloeit voort uit de betrekkelijk kleine omvang van deze faculteit, die het combineren van functies noodzakelijk maakt. De werkzaamheden vallen globaal uiteen in 60% administratieve taken (financiën en roostering) en 40% gebouwbeheerstaken.

Er moet aan de volgende werkzaamheden gedacht worden:

Financieel-administratieve taken

• Uitvoeren van gegevensverwerking en -controle (declaraties, betaalopdrachten, doorbelastingen, facturen, overeenkomsten etc.)
• Informatieverstrekking aan- en contacten onderhouden met externe partijen en medewerkers inzake administratieve afhandeling van zaken
• Projectadministraties verzorgen, budgetten bijhouden en de voortgang controleren.
• Interne orders en/of kostenplaatsen aanmaken (in overleg met business controller).
• Adviseren over budgetten/begrotingen bij nieuw op te zetten activiteiten/projecten.
• Budgetanalyses uitvoeren en signaleren van overschrijdingen.
• Facturatie verzorgen van o.a. cursussen (Luce).
• Memoriaal boekingen maken.
• Werkzaamheden verzorgen voor de tussentijdse management rapportages en de jaarafsluiting in overleg met management en business controller.
• Contact onderhouden met business controller en faculteitsdirecteur over lopende actuele zaken (bijv. evenementen).
• Vertegenwoordiging van TST (veelal via Teams) bij diverse overleggen in Tilburg (gebruikersoverleg SAP (financieel systeem), administrateursoverleg).

Rooster technische taken

• Zelfstandig inplannen gebruik van collegezalen en vergaderruimtes in het programma TimeEdit en in MS Outlook
• Invoeren collegerooster en wijzigingen doorvoeren voor 3e partijen en afstemmingoverleg voeren.
• Informatiepunt voor collega’s, studenten en externe partijen in het onderwijsgebouw
• Dagelijkse check binnen en buiten het pand op gebreken, schade, lekkage, storingen en dergelijke en voor opvolging voor herstel/renovatie zorgen indien noodzakelijk
• Toegangsbeheer panden Utrecht (sleutel en/of TiU kaarten)
• Coördineren, informeren en aansturen van de studentenportiers(pool)
• Opstellen van instructies voor studentportiers (met onderscheid tussen dag- en avonddienst)
• Monitoren en de planning bijhouden van controle- en testbezoeken aan alarminstallatie, brandblussers, etc. Eveneens monitoren van grotere (onderhouds-)werkzaamheden door derde partijen
• Contacten onderhouden met de pandeigenaar (w.b. werkzaamheden) en met de technische dienst en de afdeling beveiliging van Museum Catharijneconvent (buren)
• Controle uitvoeren op bestellingen
• Dagelijks openstellen van het onderwijsgebouw aan de Nieuwegracht 65 te Utrecht
• Coördinatie BHV voor de locatie Utrecht; ontruimer en BHV-er rol vervullen
• Doorgeven onderhoudsindicatie/defecten van vendingmachines (versnaperingen) en koffieautomaten aan leveranciers
• Informeren van beveiliging/alarmcentrale in geval van bijzondere evenementen en calamiteiten
• Contact met hoofd/afdeling Safety & Hospitality TiU onderhouden over diverse zaken (alarmmeldingen, toegangscontroles, ontruimingsoefeningen, toegangspasjes medewerkers TST)
• Schoonmaakdienst instrueren in geval van bijzonderheden

De kandidaat dient over relevante ervaring als financieel-administratief medewerker te beschikken en affiniteit en ervaring te hebben met facilitaire ondersteuning/gebouwbeheerstaken.

De kandidaat beschikt over:

• Afgeronde mbo/hbo-opleiding en aantoonbare werkervaring op financieel/administratief gebied (minimaal 3 jaar werkervaring)
• Het vermogen om snel en goed te kunnen schakelen tussen de verschillende taken en overzicht te behouden
• Een zeer goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Het vermogen om zelfstandig te kunnen werken, besluiten te kunnen nemen en prioriteiten te stellen
• Een dienstverlenende, flexibele en klantgerichte houding
• Bij voorkeur enige ervaring met roostersystemen
• In staat om goede afweging te maken in de verdeling van ruimtes tussen TST en derden
• Actuele kennis van financiële wet- en regelgeving
• Goede kennis van Excel, MS Outlook, Word en universiteitsbrede IT-systemen (o.a. SAP)
• Goede organisatorische en communicatieve vaardigheden
• EHBO-diploma/ ervaring met bedrijfsveiligheid
• Ontruimer en BHV-ervaring (of bereid zijn de opleiding daartoe te volgen)
• Praktische hands-on instelling en resultaatgerichtheid
• Enige mate van technisch inzicht

De standplaats is te Utrecht, zodat in (of in de buurt van) Utrecht wonen een pré is in verband met beschikbaarheid in het geval van nood.

Ons aanbod

Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden in een prettige werkomgeving:

• Een functie op basis van 0.8 – 1.0 fte (32-40 uur per week).
• Een salaris van minimaal € 3.537 en maximaal € 4.673 bruto per maand bij een fulltime dienstverband, gebaseerd op UFO-profiel Administrateur 3 / Beheertechnicus 3 en salarisschaal 8. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek die uitgaat van relevante werkervaring.
• Dit is een vacature voor een positie conform artikel 2.3 lid 1 CAO NU. Je krijgt een tijdelijk contract voor de duur van 12 maanden. Indien je naar het oordeel van de werkgever goed functioneert, er sprake is van voortzetting in dezelfde functie en van gelijke financiële en organisatorische omstandigheden,
  krijg je hierna een vast contract
• Vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Ruim 8 weken vakantie.
• Een thuiswerkvergoeding van €2 per dag (indien van toepassing).
• Vergoeding van duurzaam woon-werkverkeer: wandelen, fietsen en OV.
• Een maandelijkse internetvergoeding van €25.
• Een keuzemodel waarin je arbeidsvoorwaarden uitruilt voor bijvoorbeeld extra verlof, meer pensioen, een fiets of personal training bij het Sports Center.
• Een verhuiskostenvergoeding (onder voorwaarden).
• Medewerkers afkomstig uit het buitenland kunnen in aanmerking komen voor een belastingvrije vergoeding voor extraterritoriale kosten gelijk aan 30% van het belastbare salaris.
• Een pensioen bij ABP; het grootste Nederlandse pensioenfonds.
• Trainingen op het vlak van persoonlijke ontwikkeling, loopbaanontwikkeling, leiderschap, onderwijs en onderzoek. Of een taalcursus bij ons Language Center.
• Een werkcultuur waarin we verschillen omarmen, iedereen welkom is en gelijke kansen krijgt.

De briefselectie staat gepland op 26 oktober; kort hierna ontvang je bericht van ons. De eerste gespreksronde vindt plaats op 2 of 3 november en de tweede gespreksronde een week later.

De selectiecommissie bestaat uit:

• Rob van Hensberg (directeur bedrijfsvoering TST)
• Eric Thomassen (manager Beheer en Onderhoud)
• Rob van Amerongen (management- /office assistant)

Wij willen graag dat je begin januari 2027 komt werken voor Tilburg University.

Deze vacature is de eerste week alleen intern gepubliceerd, gevolgd door gelijktijdige in- en externe publicatie. Bij gelijke geschiktheid, gaat onze voorkeur uit naar een interne kandidaat.

Tilburg University is dé universiteit voor mens- en maatschappijwetenschappen. Al sinds onze oprichting in 1927 zetten we ons in voor een rechtvaardige, inclusieve en duurzame samenleving. Met toonaangevend onderzoek en inspirerend onderwijs dragen wij bij aan duiding en waar mogelijk aan oplossingen voor actuele maatschappelijke vraagstukken, van klimaatverandering tot digitalisering

Onze gemeenschap is persoonlijk, betrokken en kleinschalig. Op onze groene, compacte en levendige campus is ruimte voor ontmoeting, samenwerking én reflectie en persoonlijke groei. Lees meer over Tilburg University .

Werken bij Tilburg University doe je tegen aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden in een inclusief team. Hier krijg je volop kansen voor het versterken van je talenten en het ontwikkelen van een loopbaan.In een warme werksfeer waarin we hechten aan de waarden: curious, connected, caring en courageous.

Over de divisie Facility Services (FS)

De divisie Facility Services (FS) is onderdeel van University Services van Tilburg University. De divisie levert diensten op het gebied van vastgoed, campusontwikkeling, sportvoorzieningen, veiligheid, arbo- en milieu, congressen en evenementen, managementondersteuning, documentbeheer en post en logistiek. Samen zorgen we ervoor dat onze studenten, medewerkers en campusbezoekers kunnen studeren, werken in een omgeving die hen optimaal in staat stelt om ambities waar te maken. De divisie bestaat uit zes afdelingen: Real Estate Management, Facilities & Hospitality, Policy- Innovation - Development, University Services & Schools Management Support en het Sports Center. Lees meer over de divisie Facility Services | Tilburg University .

Sollicitatiecode

Tilburg University hanteert de sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP).