EKSEKUTIF - JABATAN PENTADBIRAN & PENGURUSAN ASET

Koperasi Sahabat Amanah Ikhtiar Malaysia Berhad; Selangor; On-site; MYR 54,000 - 80,000; Full time

Job summary

Koperasi Sahabat Amanah Ikhtiar Malaysia Berhad di Petaling menyelia operasi Unit Perkhidmatan secara menyeluruh, termasuk logistik program, perolehan, kemudahan, dan tadbir urus untuk memastikan perkhidmatan berjalan lancar pada setiap acara organisasi.

Penekanan pada pemantauan SOP, pengurusan vendor, rekod perolehan serta analisis data operasi bagi penambahbaikan berterusan dalam penyampaian perkhidmatan.

Responsibilities

• Mengurus dan menyelia keseluruhan operasi Unit Perkhidmatan bagi memastikan tugasan dilaksanakan mengikut keutamaan, tempoh dan keperluan operasi.
• Menyelesaikan isu operasi di peringkat unit dan mengemukakan perkara yang memerlukan Keputusan kepada Ketua Seksyen.
• Memantau pematuhan kakitangan terhadap SOP, arahan kerja dan standard perkhidmatan yang ditetapkan.
• Menyelaras tempahan makanan dan minuman bagi mesyuarat, kursus, bengkel, program dan majlis rasmi organisasi.
• Menyelaras tempahan hotel atau penginapan bagi peserta, tetamu dan kakitangan yang terlibat dalam program rasmi.
• Berurusan dengan pihak penganjur bagi mendapatkan keperluan perkhidmatan dan logistik yang diperlukan.
• Memastikan perkhidmatan yang disediakan memenuhi jumlah, spesifikasi, masa dan keperluan program.
• Mengurus dan menyelaras hubungan kerja dengan vendor dan pembekal perkhidmatan di bawah Unit Perkhidmatan.
• Memantau prestasi vendor dari aspek kualiti, ketepatan masa, respons, spesifikasi dan pematuhan kepada skop perkhidmatan.
• Menyelaras tindakan susulan terhadap aduan, ketidakpatuhan atau kelemahan penyampaian perkhidmatan.
• Menyemak rekod prestasi vendor serta menyediakan maklumat berkaitan untuk tujuan penilaian dan tindakan pengurusan.
• Mengemukakan cadangan penambahbaikan atau tindakan sewajarnya terhadap prestasi vendor kepadaKetua Seksyen.
• Menyelaras keperluan perolehan barangan dan perkhidmatan bagi operasi Unit Perkhidmatan serta program organisasi.
• Memastikan proses perolehan dilaksanakan mengikut prosedur, kelulusan dan had kuasa yang ditetapkan.
• Memantau status permohonan bayaran dan mengambil tindakan susulan dengan pihak berkaitan
• Memastikan rekod perolehan dan pembayaran perkhidmatan diselenggara dengan lengkap dan teratur.
• Mengurus dan menyelaras kemudahan Access Card, kunci pejabat dan kemudahan parkir.
• Memantau permohonan, penggunaan dan rekod berkaitan kemudahan tersebut.
• Menyelaras tindakan susulan terhadap aduan atau isu berkaitan kemudahan perkhidmatan.
• Berurusan dengan pihak berkaitan bagi memastikan isu kemudahan diselesaikan dalam tempoh yang bersesuaian.
• Menyemak dan memantau rekod tempahan, penggunaan perkhidmatan, jadual penugasan dan rekod operasi Unit Perkhidmatan.
• Menyemak rekod berkaitan penggunaan kenderaan, bahan api, Touch 'n Go dan log perjalanan.
• Menyediakan laporan berkala mengenai penggunaan, kos dan prestasi perkhidmatan Unit Perkhidmatan.
• Menganalisis data operasi bagi mengenal pasti trend, isu dan keperluan penambahbaikan.
• Menyelaras penerimaan dan tindakan terhadap aduan serta permohonan berkaitan perkhidmatan di bawah Unit Perkhidmatan.
• Menyemak status tindakan terhadap aduan dan permohonan yang diterima serta memastikan tindakan susulan dilaksanakan dalam tempoh yang bersesuaian.
• Menganalisis isu, trend aduan dan keperluan pengguna bagi mengenal pasti ruang penambahbaikan dalam penyampaian perkhidmatan.
• Mengenal pasti proses kerja Unit Perkhidmatan yang boleh dipermudah, didigitalkan atau ditambah baik.
• Menyelaras penambahbaikan penggunaan sistem eBooking dan rekod digital perkhidmatan.
• Memantau keberkesanan proses dan sistem yang digunakan serta mengemukakan cadangan inovasi dan penambahbaikan bagi meningkatkan kecekapan dan kualiti penyampaian perkhidmatan.
• Memastikan operasi Unit Perkhidmatan dilaksanakan selaras dengan polisi, SOP, garis panduan dan arahan organisasi.
• Memantau pematuhan terhadap prosedur perolehan, kewangan, pengurusan vendor dan penyampaian perkhidmatan.
• Menyelaras tindakan susulan terhadap penemuan audit yang berkaitan dengan Unit Perkhidmatan.

Job description

Koperasi Sahabat Amanah Ikhtiar Malaysia Berhad – Petaling

1. Pengurusan & Penyelian Operasi Unit Perkhidmatan

Mengurus dan menyelia keseluruhan operasi Unit Perkhidmatan bagi memastikan tugasan dilaksanakan mengikut keutamaan, tempoh dan keperluan operasi.

Menyelesaikan isu operasi di peringkat unit dan mengemukakan perkara yang memerlukan Keputusan kepada Ketua Seksyen.

Memantau pematuhan kakitangan terhadap SOP, arahan kerja dan standard perkhidmatan yang ditetapkan.

2. Pengurusan Perkhidmatan & Logistik Program

Mengurus dan menyelaras tempahan makanan dan minuman bagi mesyuarat, kursus, bengkel, program dan majlis rasmi organisasi.

Menyelaras tempahan hotel atau penginapan bagi peserta, tetamu dan kakitangan yang terlibat dalam program rasmi.

Berurusan dengan pihak penganjur bagi mendapatkan keperluan perkhidmatan dan logistik yang diperlukan.

Memastikan perkhidmatan yang disediakan memenuhi jumlah, spesifikasi, masa dan keperluan program.

3. Pengurusan Vendor & Pembekal Perkhidmatan

Mengurus dan menyelaras hubungan kerja dengan vendor dan pembekal perkhidmatan di bawah Unit Perkhidmatan.

Memantau prestasi vendor dari aspek kualiti, ketepatan masa, respons, spesifikasi dan pematuhan kepada skop perkhidmatan.

Menyelaras tindakan susulan terhadap aduan, ketidakpatuhan atau kelemahan penyampaian perkhidmatan.

Menyemak rekod prestasi vendor serta menyediakan maklumat berkaitan untuk tujuan penilaian dan tindakan pengurusan.

Mengemukakan cadangan penambahbaikan atau tindakan sewajarnya terhadap prestasi vendor kepadaKetua Seksyen.

Menyelaras keperluan perolehan barangan dan perkhidmatan bagi operasi Unit Perkhidmatan serta program organisasi.

Memastikan proses perolehan dilaksanakan mengikut prosedur, kelulusan dan had kuasa yang ditetapkan.

Memantau status permohonan bayaran dan mengambil tindakan susulan dengan pihak berkaitan

Memastikan rekod perolehan dan pembayaran perkhidmatan diselenggara dengan lengkap dan teratur.

5. Pengurusan Kemudahan Perkhidmatan

Mengurus dan menyelaras kemudahan Access Card, kunci pejabat dan kemudahan parkir.

Memantau permohonan, penggunaan dan rekod berkaitan kemudahan tersebut.

Menyelaras tindakan susulan terhadap aduan atau isu berkaitan kemudahan perkhidmatan.

Berurusan dengan pihak berkaitan bagi memastikan isu kemudahan diselesaikan dalam tempoh yang bersesuaian.

Menyemak dan memantau rekod tempahan, penggunaan perkhidmatan, jadual penugasan dan rekod operasi Unit Perkhidmatan.

Menyemak rekod berkaitan penggunaan kenderaan, bahan api, Touch 'n Go dan log perjalanan.

Menyediakan laporan berkala mengenai penggunaan, kos dan prestasi perkhidmatan Unit Perkhidmatan.

Menganalisis data operasi bagi mengenal pasti trend, isu dan keperluan penambahbaikan.

Menyelaras penerimaan dan tindakan terhadap aduan serta permohonan berkaitan perkhidmatan di bawah Unit Perkhidmatan.

Menyemak status tindakan terhadap aduan dan permohonan yang diterima serta memastikan tindakan susulan dilaksanakan dalam tempoh yang bersesuaian.

Menganalisis isu, trend aduan dan keperluan pengguna bagi mengenal pasti ruang penambahbaikan dalam penyampaian perkhidmatan.

Mengenal pasti proses kerja Unit Perkhidmatan yang boleh dipermudah, didigitalkan atau ditambah baik.

Menyelaras penambahbaikan penggunaan sistem eBooking dan rekod digital perkhidmatan.

Memantau keberkesanan proses dan sistem yang digunakan serta mengemukakan cadangan inovasi dan penambahbaikan bagi meningkatkan kecekapan dan kualiti penyampaian perkhidmatan.

8. Tadbir Urus & Pematuhan

Memastikan operasi Unit Perkhidmatan dilaksanakan selaras dengan polisi, SOP, garis panduan dan arahan organisasi.

Memantau pematuhan terhadap prosedur perolehan, kewangan, pengurusan vendor dan penyampaian perkhidmatan.

Menyelaras tindakan susulan terhadap penemuan audit yang berkaitan dengan Unit Perkhidmatan.