Seguimiento Administrativo de Proyectos Senior

ASESORIA Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS; Ciudad de México; Presencial; MXN 200,000 - 400,000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una consultora de gestión de proyectos busca un líder administrativo con más de 5 años de experiencia. El rol implica la supervisión de cuentas por cobrar y pagar, gestión de documentación en SAP y coordinación de equipos de consultoría. Se requiere conocimiento en contabilidad básica, habilidades de negociación y un nivel intermedio de inglés. Sueldo de $35,000 con prestaciones de ley.

Servicios

Prestaciones de ley

Formación

• Más de 5 años en gestión de operaciones multidisciplinarias.
• Intermedio en inglés con excelentes habilidades de comunicación.
• Habilidad de captura de datos y análisis numérico.

Responsabilidades

• Control del proceso de cuentas por pagar y por cobrar.
• Liderar proyectos que requieren atención y seguimiento prioritario.
• Elaborar reportes del estado de cuentas por cobrar y pagar.

Conocimientos

Conocimiento sólido de principios básicos de contabilidad

Conocimientos y práctica en el uso de SAP

Excel intermedio

Habilidades de comunicación oral y escrita en inglés

Atención al detalle

Habilidades de negociación

Manejo de conflictos

Organización y priorización de tareas

Educación

Carrera en económico-administrativa, finanzas, ingeniería industrial o negocios

Herramientas

SAP

CRM

Excel

Descripción del empleo

Trabaja directamente con el área de administración y finanzas y el equipo de consultoría, para la gestión de las actividades de cada especialista de seguimiento de proyectos tanto a nivel estratégico, táctico y operativo para garantizar la gestión administrativa de múltiples proyectos de consultoría de diferentes tamaños.

Las actividades importantes enunciativas más no limitativas del líder abarcan desde:

• Control del proceso de inicio a fin de cuentas por pagar desde el registro en sistema SAP hasta la contabilización del pago a proveedores.
• Control del proceso de inicio a fin de cuentas por cobrar, desde alta de clientes en SAP hasta la emisión de facturas de ingresos y cobranza a clientes.
• Con base en las políticas de facturación y cobranza a clientes asegura la distribución y control de pago al despacho y equipos de consultoría.

Responsabilidades

Equipo Seguimiento de Proyectos

• Interactúa con otras áreas para agilizar las actividades relacionadas con clientes, proveedores y consultores.
• Participa en el diseño e implementación de mejora de procesos del área.
• Asegura y supervisa que las actividades administrativas que impactan en la facturación a clientes cumplan puntualmente los requisitos fiscales, legales, tipo de cambio y

Clientes

• Lidera proyectos que requieren atención y seguimiento prioritario, por el nivel de facturación, idioma y/o complejidad operativa.
• Evalúa los diferentes requerimientos de los contratos, propuestas comerciales aprobadas y proyectos de nivel nacional y/o internacional o complejidad alta.
• Solicita la documentación o información para el alta en SAP de los Datos Maestros de clientes.
• Obtiene los documentos legales con las áreas internas del despacho para cumplir con los requisitos legales, contables y fiscales para cumplir con los requisitos de alta de proveedor de los clientes.
• Genera códigos manuales de proyectos acorde a cada tipo de cuenta o proyecto, para el control de ingresos y gastos de cada cuenta.
• Establece las acciones requeridas para el cumplimiento de tiempos de entrega de facturas a clientes de los proyectos a su cargo y el de los especialistas.
• Elabora la orden de venta en SAP acorde a los servicios contratados por el cliente, para emitir la factura y solicita posteriormente el timbrado fiscal al área contable de la unidad de negocio.
• Realiza la cobranza de los proyectos a su cargo, acorde a los requisitos establecidos en contratos, propuestas o directrices del despacho.
• Propone soluciones para agilizar la operación de cobranza dentro del equipo de seguimiento de proyectos.
• Realiza seguimiento del progreso, problemas, y escala según sea necesario para el cumplimiento de las actividades relacionadas con las cuentas del despacho.
• Elabora reportes para presentar el estado de las cuentas por cobrar de los proyectos del área de seguimiento de proyectos.

Proveedores

• Recaba, valida y archiva la documentación para el alta de proveedores y solicita la creación del proveedor en SAP.
• Solicita, valida y confirma la creación de órdenes de compra a la asistente administrativa para asegurar el registro de los gastos a nivel contable en SAP de cada proyecto a su cargo (Gastos generales, reembolsos de gastos).
• Solicita facturas a proveedores y valida que la información cumpla con los requisitos fiscales vigentes antes del pago.
• La responsabilidad incluye asegurar la precisión de las cifras y el cumplimiento de la legislación de impuestos vigente.
• Realiza la programación de pagos de cada proyecto y unidad de negocio de manera semanal, acorde a las políticas del despacho para solicitar el pago al Contador de la unidad.
• Elabora reportes para presentar el estado de las cuentas por pagar de los proyectos del área de seguimiento de proyectos.

Equipo de Consultoría

• Realiza el cálculo y distribución de pagos al equipo de consultoría acorde a las condiciones establecidas en el proyecto y al tipo de pago (iguala, porcentaje, desempeño).
• Entrega semanalmente el cálculo de pagos a consultores por unidad de negocio y proyectos pagados o facturados, al área de finanzas.
• Recibe las solicitudes de anticipo de remanentes de los consultores, realiza el registro y la solicitud de pago al área de finanzas de manera semanal.
• En caso de salidas de consultores del despacho, revisar los formatos entregados por recursos humanos con el desglose de pagos pendientes por cada unidad y proyecto, para solicitar la orden de compra y registro en SAP, para posterior programación de pago.

Requisitos

• Carrera: económico-administrativa, finanzas, ingeniería industrial, negocios o campos relacionados con la experiencia práctica de gestión de equipos enfocados a seguimiento administrativo de servicios o proyectos.
• Conocimientos:
• Conocimiento sólido de principios básicos de contabilidad.
• Conocimientos y práctica en el uso de SAP y plataforma para gestionar la relación con clientes (CRM).
• Inglés: intermedio, con excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
• Excel intermedio para preparar, presentar reportes de gestión.
• Habilidad de captura de datos junto con la habilidad de análisis numérico.
• Experiencia: Más de 5 años en gestión de operaciones multidisciplinarias.
• Sueldo: $35,000 con prestaciones de ley
• Habilidades:
• Alto grado de precisión y atención al detalle.
• Enfoque al cliente y habilidades de negociación, manejo de conflictos y asertividad.
• Altamente organizado con la habilidad de priorizar tareas.