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Boehringer Ingelheim; Ciudad de México; On-site; MXN 40,000 - 65,000; Full time

Job summary

Boehringer Ingelheim busca un profesional para brindar soporte administrativo y de gestión a la Dirección (DAF) en Ciudad de México. Se coordinarán agendas, viajes, documentación y procesos internos, con foco en innovación, digitalización e IA para mejorar la eficiencia operativa.

Se requiere experiencia en gestión de proyectos (5–7 años), inglés B2-C1 y manejo avanzado de Office. Se valoran habilidades de redacción, organización y liderazgo para acompañar iniciativas estratégicas de la empresa.

Qualifications

• Experiencia en Gestión de Proyectos (5–7 años).
• Inglés B2-C1.
• Manejo avanzado de Office.
• Experiencia en administración, coordinación de eventos, seguimiento a proveedores, presupuesto y procesos internos (5–7 años).
• Proyectos de innovación y manejo de IA (3–5 años).
• Habilidades de redacción, ortografía, análisis y preparación de documentos ejecutivos.
• Comunicación, trabajo en equipo, confidencialidad y orientación a resultados (5–7 años).

Responsibilities

• Mantener agenda de la Dirección y coordinar citas, reuniones, viajes y eventos.
• Preparar documentos, presentaciones, reportes e información para reuniones y gestiones.
• Gestionar pagos a proveedores, gastos, órdenes de compra y documentación administrativa.
• Apoyar proyectos prioritarios de DAF y seguimiento de tiempos, alcance y entregables.
• Administrar proyectos especiales con recursos, plazos y reportes a interesados.
• Documentar, analizar y proponer mejoras de procesos y digitalización.

Skills

Gestión de Proyectos

Coordinación de Eventos

Gestión Documental

Inteligencia Artificial

Oficina Avanzada

Tools

Microsoft 365

PowerPoint

Excel

Job description

La Posición

Brindar soporte administrativo y de gestión para la Dirección (DAF), asegurando la coordinación eficiente de agendas, eventos, documentación, trámites administrativos, proveedores, presupuestos y procesos internos, manteniendo en todo momento la confidencialidad, discreción y apego a políticas corporativas. Adicionalmente, la posición impulsará la identificación, implementación y seguimiento de iniciativas de transformación digital, automatización, analítica e inteligencia artificial dentro del área, contribuyendo a la optimización de procesos, la generación de información para la toma de decisiones y la mejora continua de la eficiencia operativa.

Tareas y Responsabilidades

• Gestión y Soporte Administrativo: Mantener actualizada la agenda de la Dirección, coordinar citas, reuniones, viajes y eventos necesarios para facilitar la gestión del tiempo y la operación ejecutiva del área (DAF). También será responsable de preparar documentos, presentaciones, reportes e información requerida para reuniones, conferencias, procesos internos o gestiones con entidades externas. Como parte de las responsabilidades y complejidades, tendrá a su cargo iniciativas de innovación.
• Coordinación de Procesos Administrativos con Proveedores y Presupuesto: Solicitar, tramitar y dar seguimiento a pagos a proveedores, recuperación de gastos, órdenes de compra y documentación administrativa necesarios para la correcta operación del área, asegurando el cumplimiento de lineamientos internos, políticas corporativas y procesos establecidos. También dará seguimiento a la correcta asignación de cuentas presupuestales y a asuntos administrativos inherentes a la gestión de la Dirección.
• Gestión Documental y Control de Información: Controlar, organizar y mantener archivos físicos y electrónicos del área, incluyendo documentos, facturas, actas, acuerdos, contratos, informes, cartas y documentación relevante, asegurando su correcta administración conforme a las políticas de retención documental y confidencialidad aplicables.
• Gestión y Seguimiento de Proyectos Prioritarios: Apoyar a los equipos de distintas áreas en la implementación de proyectos prioritarios del área de DAF. Esto incluye proyectos de innovación, digitalización e inteligencia artificial. Monitorear de manera general tiempos, alcance, entregables, riesgos, problemas y avances, asegurando que se generen los reportes requeridos para la Dirección, el management y los dashboards correspondientes, dentro del marco de procesos y políticas locales y globales.
• Administración de Proyectos Especiales: Gestionar proyectos especiales alineados a la estrategia del negocio o requeridos para eficientar procesos, administrando recursos, tiempos, alcance, problemas, comunicación y reportes a los interesados, con el objetivo de asegurar el cumplimiento de los objetivos establecidos. Esto incluye iniciativas y mejoras en procesos más automatizados, mayor digitalización y la aplicación de herramientas como inteligencia artificial.
• Análisis, Documentación y Capacitación de Mejora de Procesos: Documentar, analizar y mejorar procesos, considerando una visión integral y multifuncional del área de DAF. La posición deberá identificar interacciones entre equipos, necesidades de clientes internos, oportunidades de estandarización, eficiencia, agilidad y mejora continua, utilizando herramientas y metodologías aplicables dentro del marco interno y externo correspondiente.

Requisitos

Excluyentes

• Experiencia en Gestión de Proyectos y Mejora Continua (5 a 7 años).
• Inglés B2-C1.
• Manejo de Office Avanzado / Experto.
• Experiencia en áreas administrativas, gestión documental, coordinación de eventos, seguimiento a proveedores, presupuesto y procesos internos. (5-7 años)
• Experiencia en proyectos de inovación y manejo de IA (3-5 años).
• Habilidades de redacción, buena ortografía, pensamiento analítico y capacidad para preparar documentos, reportes y presentaciones ejecutiva. (5- 7 años)
• Comunicación efectiva, colaboración, trabajo en equipo, confidencialidad, empatía, resolución de problemas, inteligencia emocional, proactividad, análisis, organización, planificación, liderazgo y orientación a resultados. (5-7 años)

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Nuestra compañía Boehringer Ingelheim es una empresa biofarmacéutica presente tanto en la salud humana como en la salud animal. Como uno de los principales inversores de la industria en investigación y desarrollo, la compañía se enfoca al desarrollo de terapias innovadoras que buscan mejorar y prolongar la vida, especialmente en áreas donde a\xFAn existen necesidades médicas no cubiertas. Independiente desde su fundación en 1885, Boehringer adopta una perspectiva a largo plazo, integrando la sostenibilidad a lo largo de toda la cadena de valor. Nuestros aproximadamente 54,300 colaboradores atienden a más de 130 mercados para construir un mañana más saludable y sostenible. Obtén más información en www.boehringer-ingelheim.com