Ejecutivo de Administración de Oficina y Recepción

DJE Holdings; Ciudad de México; Presencial; MXN 200,000 - 400,000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una firma global de comunicación en Ciudad de México busca un coordinador de operaciones para supervisar el funcionamiento eficiente de la oficina. La persona será responsable de gestionar relaciones con proveedores, coordinar actividades administrativas y fomentar una cultura de alta colaboración. Se requiere experiencia en administración de oficinas y dominio del inglés. Esta posición es presencial y de tiempo completo.

Formación

• Mínimo 2 años de experiencia en administración de oficinas, operaciones o servicios generales.
• Inglés avanzado (oral y escrito) indispensable.
• Excelentes habilidades de organización, comunicación y resolución de problemas.
• Experiencia liderando equipos y colaborando con distintos niveles dentro de la organización.
• Disponibilidad para trabajo presencial de tiempo completo.

Responsabilidades

• Supervisar el mantenimiento diario de la oficina y asegurar el cumplimiento de normativas.
• Coordinar reparaciones y mantenimiento interno.
• Controlar inventarios y asegurar el abastecimiento de suministros.
• Brindar atención y orientación a visitantes y clientes.
• Dar apoyo administrativo a líderes ejecutivos.
• Supervisar y acompañar al equipo administrativo.

Conocimientos

Organización

Comunicación

Resolución de problemas

Liderazgo de equipos

Inglés avanzado

Educación

Licenciatura concluida (preferible)

Herramientas

Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams)

Descripción del empleo

Edelman es una firma global de comunicación que colabora con organizaciones para evolucionar, promover y proteger sus marcas. Creemos en el poder de las ideas, las relaciones y la acción para generar un impacto positivo. Somos un equipo curioso, comprometido y guiado por la integridad y el propósito. Serás la persona clave para que la oficina funcione como un espacio eficiente, seguro y acogedor, garantizando que cada detalle operativo y administrativo fluya sin contratiempos. Desde la recepción y atención a visitantes hasta la gestión integral de instalaciones, tu labor será esencial para mantener la cultura y el ritmo de Edelman.

Responsabilidades principales

• Supervisar el mantenimiento diario de la oficina, asegurando espacios seguros, funcionales y en cumplimiento con normativas de salud y seguridad.
• Coordinar reparaciones, mantenimiento y mudanzas internas, actuando como enlace con proveedores, administración del edificio y arrendadores.
• Controlar inventarios y asegurar el abastecimiento oportuno de suministros de oficina, cocina y limpieza.
• Gestionar relaciones con proveedores: negociación de contratos, seguimiento de servicios y evaluación de propuestas.

Recepción y soporte administrativo

• Brindar atención y orientación a visitantes, clientes y colaboradores, asegurando una experiencia cálida y profesional.
• Cubrir o asegurar cobertura en recepción cuando sea necesario.
• Dar apoyo administrativo a líderes ejecutivos (viajes, gastos, envíos, inventario de productos de cliente).
• Elaborar documentos financieros (POs, presupuestos) y dar seguimiento a temas de facturación y planificación anual.
• Mantener actualizadas listas de distribución, organigramas y documentos internos.

Liderazgo y cultura

• Supervisar y acompañar al equipo administrativo.
• Organizar eventos internos, celebraciones y actividades de integración.
• Colaborar con RR.HH. en protocolos de emergencia, onboarding y programas de regreso a oficina.
• Fomentar una cultura de colaboración, bienestar y alto desempeño.

Perfil ideal

• Mínimo 2 año de experiencia en administración de oficinas, operaciones o servicios generales.
• Inglés avanzado (oral y escrito) indispensable.
• Excelentes habilidades de organización, comunicación y resolución de problemas.
• Experiencia liderando equipos y colaborando con distintos niveles dentro de la organización.
• Dominio de Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams).
• Deseable: experiencia en servicio al cliente y licenciatura concluida.
• Disponibilidad para trabajo presencial de tiempo completo.

Aplica por este medio.