Auxiliar Administrativo

Altar; Mexicali; Presencial; MXN 50,000 - 200,000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa de transporte de vegetales en Mexicali busca un asistente administrativo para gestionar documentos de viaje y asegurar su correcta clasificación y análisis. El candidato ideal debe tener al menos 1 año de experiencia en funciones administrativas y conocimientos en herramientas ofimáticas. Se valorará la proactividad y el enfoque al detalle en un entorno dinámico.

Formación

• Mínimo 1 año en puestos administrativos, preferentemente en empresas de transporte o logística.

Responsabilidades

• Brindar soporte administrativo en la gestión de expedientes de viaje.
• Verificar expedientes de viaje para asegurar cumplimiento.
• Clasificar documentos y mantener actualizada la base de datos de expedientes.

Conocimientos

Manejo de sistemas administrativos y de captura de datos

Conocimiento básico de procesos contables

Manejo de herramientas ofimáticas

Educación

Carrera técnica o licenciatura en Administración, Contabilidad o afín

Descripción del empleo

La posición dará servicio a la compañía de MEGALOGON -TRANSPORTE DE VEGETALES

Objetivo del puesto

Brindar soporte administrativo eficiente en la gestión de expedientes de viaje, asegurando el correcto procesamiento, captura, conciliación y resguardo de documentos relacionados con las operaciones de transporte, contribuyendo al cumplimiento de los procesos contables, de auditoría y de pago.

Responsabilidades y Actividades Principales

Recepción y procesamiento de expedientes de viaje

• Recibir al chofer al término de cada viaje para la entrega de su expediente.
• Verificar que el expediente contenga todos los documentos requeridos: facturas, tickets de combustible, comprobantes de gastos, etc.
• Imprimir facturas con tickets para completar el expediente.

Integración y digitalización de documentos

• Armar el expediente completo para su uso en procesos de cobranza y pago.
• Escanear los documentos y enviarlos al área de cobranza.
• Realizar respaldos digitales de los expedientes para asegurar su conservación.

Gestión documental y captura en sistemas

• Entregar los expedientes físicos al área de contabilidad.
• Separar los documentos por tipo y capturar la información en los sistemas administrativos.
• Mantener actualizada la base de datos de expedientes por chofer.

Organización y clasificación de documentos

• Clasificar documentos por cliente, por viaje y por chofer.
• Asegurar la trazabilidad y fácil acceso a la información.

Conciliaciones y control de gastos

• Realizar conciliaciones semanales (jueves a miércoles) entre:
• Facturas emitidas.
• Consumo de diésel.
• Gastos reportados por los choferes.
• Liquidaciones generadas por el sistema.
• Identificar discrepancias y reportarlas para su análisis y resolución.

Escolaridad

• Carrera técnica o licenciatura en Administración, Contabilidad o afín (deseable).

Experiencia

• Mínimo 1 año en puestos administrativos, preferentemente en empresas de transporte o logística.

Conocimientos

• Manejo de sistemas administrativos y de captura de datos.
• Conocimiento básico de procesos contables y de conciliación.
• Manejo de herramientas ofimáticas (Excel, Word, escáner, correo electrónico).

Competencias clave

• Capacidad de análisis: Interpretación de datos y documentos para conciliaciones precisas.
• Enfoque al detalle: Revisión minuciosa de expedientes y documentos.
• Agilidad: Capacidad para trabajar con rapidez sin comprometer la calidad.
• Enfoque a cero errores: Compromiso con la precisión y la calidad en el trabajo.
• Proactividad: Anticipación a necesidades y resolución de problemas.
• Actitud de servicio: Trato cordial y eficiente con choferes y áreas internas.
• Energía y Dinamismo: Disposición para trabajar en un entorno operativo y dinámico.