Stage Headquarters Services

Save The Children; Roma; On-site; EUR 8,100 - 9,700; Part time

Benefits offered by this job

Rimborso spese 800€ lordi mensili

Job summary

Save the Children, sede di Roma, propone uno stage curriculare presso l’Area HQ Services. Il tirocino offre un contesto operativo per apprendere la gestione quotidiana di ufficio e servizi di sede centrale.

Il/la tirocinante avrà contatto con accoglienza, centralino, gestione documentale e reportistica, lavorando in team e sviluppando competenze organizzative e di problem solving in un ambiente professionale.

Qualifications

• Laurea richiesta come indicato
• Ottima padronanza del Pacchetto Office
• Ottima conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata)

Responsibilities

• Supporta l’accoglienza e la fruizione degli spazi dell’ufficio
• Supporta la gestione del centralino e la posta in arrivo
• Fornisce supporto amministrativo di base: archiviazione e preparazione materiali
• Collabora con altre aree per rispondere alle esigenze operative quotidiane
• Supporta la reportistica e il monitoraggio delle attività e dei ticket
• Gestisce i rapporti con i fornitori e la ricerca di nuovi fornitori
• Contribuisce all’ottimizzazione dei servizi e all’organizzazione di incontri

Skills

Inglese fluente

Ottime capacità comunicative

Organizzazione

Problem solving

Proattività

Lavoro in team

Flessibilità

Education

Laurea in Scienze del Turismo/Scienze dell'Organizzazione/Gestione di impresa/Scienze della Comunicazione

Tools

Pacchetto Office

Job description

AREA ORGANIZZATIVA HQ Services
SEDE Roma
TUTOR Headquarter Services Lead
TIPOLOGIA TIROCINIO Stage extra-curriculare
DURATA 6 mesi, 40 ore settimanali
RIMBORSO SPESE 800,00€ lordi mensili
LIVELLO SAFEGUARDING 1

FINALITÀ DEL TIROCINIO

L'area Headquarter Services fa parte della struttura Operations e svolge una funzione operativa fondamentale per la nostra organizzazione: si occupa di gestire e supervisionare tutte le attività relative al corretto funzionamento dell'ufficio e dei suoi servizi, sia essenziali che accessori. Il nostro obiettivo è garantire un'esperienza efficace e agevole a tutti i colleghi che ne usufruiscono, assicurando un ambiente di lavoro funzionale, efficiente e confortevole.

All'interno dell'area Headquarter Services, il/la tirocinante avrà l'opportunità di comprendere quali siano i processi che governano la “macchina operativa” e di immergersi nelle dinamiche che garantiscono il supporto e l'efficienza quotidiana di tutti i servizi che fanno capo alla sede centrale dell’Organizzazione, in un’ottica di efficienza e smart problem solving.

Questo stage rappresenta un'opportunità concreta per:

• Sviluppare competenze di problem solving operativo, fondamentali nel supporto alle attività operative e amministrative che garantiscono l'efficienza del nostro ambiente lavorativo
• Acquisire dimestichezza nell’organizzazione di flussi e documenti, dall'amministrazione della corrispondenza alla gestione delle informazioni
• Conoscere i processi base che consentono di efficientare e ottimizzare i servizi, quali l’approvvigionamento di risorse e forniture e lo sviluppo di una reportistica di base, imparando a collaborare con i colleghi e a curare i dettagli per un ambiente ufficio funzionale
• Sviluppare un’attitudine al customer service per agire l’ascolto e la cura delle esigenze interne, gestendo comunicazioni e supportando l'organizzazione di incontri, contribuendo al benessere dei collaboratori.

ATTIVITA'

• Supporta l’accoglienza e la fruizione efficace degli spazi dell’ufficio
• Supporta la gestione del centralino telefonico, ove necessario, attraverso lo smistamento delle chiamate e della posta in arrivo
• Fornisce un supporto amministrativo di base: raccolta e archiviazione documenti, preparazione materiali
• Collabora con altre aree per rispondere alle esigenze operative quotidiane
• Contribuisce a fornire un supporto operativo e organizzativo per la gestione delle richieste del personale, verifica lo stato di avanzamento delle attività operative richieste e di eventi interni/esterni
• Supporta il team nella gestione dei rapporti con i fornitori per garantire il regolare funzionamento degli uffici e delle attività operative, nonché nella ricerca di nuovi fornitori
• Supporta la reportistica e il monitoraggio delle attività, contribuendo alla creazione di report di base relativi ai ticket e monitorando l'avanzamento delle attività, supportando la sintesi delle informazioni per l'ottimizzazione dei servizi

ESPERIENZE E QUALIFICHE

• Laurea in Scienze del Turismo/Scienze dell'Organizzazione/Gestione di impresa/Scienze della Comunicazione
• Ottima padronanza del Pacchetto Office, in parti
• Ottima conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata)

SOFT SKILLS SPECIFICHE

• Ottime capacità comunicative e relazionali
• Spiccate capacità organizzative
• Attenzione ai dettagli e precisione
• Proattività
• Problem Solving
• Flessibilità e abilità nell'organizzare efficacemente diverse priorità
• Forte desiderio di apprendere e crescere
• Ottime capacità di lavorare in team

SAFEGUARDING

Save the Children vuole essere un’organizzazione sicura per tutte le persone beneficiarie - minori e adulte - che raggiunge con i propri programmi. Per questo motivo implementa un sistema di tutela per prevenire qualsiasi rischio di abuso e sfruttamento in loro danno.
Coloro che collaborano a qualunque titolo con Save the Children dovranno dimostrare i più alti standard di comportamento così come indicato nella Policy sulla Tutela di Bambine, Bambini e Adolescenti e nella Policy per la Protezione di beneficiari/e maggiorenni dallo sfruttamento sessuale, l’abuso, le molestie (https://www.savethechildren.it/policies).

LE PERSONE AL CENTRO

Lavorare per una missione come quella di Save the Children è importante.

Crediamo che un’Organizzazione fatta di persone che stanno bene e che hanno passione per il proprio lavoro, è un’Organizzazione innovativa, coesa, agile ed efficiente, che riesce quindi ad essere efficace nel perseguimento dei suoi obiettivi. Per questo cerchiamo sempre di mettere al centro le nostre persone, preservarne il benessere e la motivazione, e valorizzarne le competenze.