Stage – General Services & Travel Office

Job Description

Il/la tirocinante sarà inserito/a nell’ente General Services & Travel Office appartenente alla Direzione Human Resources and Real Estate della Corporate. L’ente ha il compito di assicurarsi a livello di Gruppo i servizi alla persona ed a livello di sede di Direzione Corporate i servizi generali interni nonché di coordinare e derogare rispetto a quanto definito dalla Travel Policy la gestione delle trasferte da parte dell’Agenzia Viaggi in termini di prenotazione aerei/treni, alberghi, autonoleggio, etc. per tutti i dipendenti dell’Azienda.

Attività

• Svolgere attività di assistenza nella gestione dei fornitori di business travel (agenzie esterne) e con i fornitori di payment solutions;
• Verificare il rispetto dei processi e delle procedure aziendali per gli ambiti di pertinenza e presentare possibili riformulazioni;
• Gestire i progetti di miglioramento in corso afferenti al comparto travel partendo dalla mappatura dei processi AS IS in ottica di efficientamento;
• Supervisionare, coordinandosi con l’Agenzia Viaggi e le Business Unit/funzioni aziendali interessate, le attività di preparazione e gestione delle fiere/eventi a cui partecipa l’azienda;
• Supportare nella rendicontazione dei costi addebitati dai fornitori;
• Predisporre reportistica dedicata in merito all’andamento del comparto travel dell’azienda, sviluppando i relativi piani di contenimento e razionalizzazione;
• Gestire la pagina travel della intranet aziendale contenente tutte le comunicazioni utili per viaggiatori e le convenzioni stipulate con i vari provider;
• Monitorare le caselle di posta elettronica di ente segnalando tempestivamente le email da prendere in carico in tempi rapidi e proporre al contempo possibili soluzioni;
• Fornire assistenza ai viaggiatori nelle fasi di prenotazione dei titoli viaggio attraverso l’utilizzo dei sistemi gestionali aziendali;
• Contattare con cadenza fissata i referenti dell’Agenzia Viaggi per verificare lo stato di avanzamento delle azioni di miglioramento in corso.

Requisiti

• Laurea magistrale in Economia o Ingegneria Gestionale, conseguita da meno di 12 mesi, con votazione minima di 105/110;
• Buona conoscenza del pacchetto Office, in particolare di Excel, PowerPoint;
• È richiesto un buon livello di conoscenza della lingua Inglese scritta e parlata (B2);
• Completano il profilo buone doti relazionali, capacità di lavorare in squadra, motivazione, pensiero critico e determinazione al raggiungimento dei risultati.