Shutdown Coordinator

KinTec Recruitment Ltd; Italia; In loco; EUR 40.000 - 70.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

A prominent recruitment agency is seeking a Shutdown Coordinator for a long-term project with a Global Energy Operator in Guardia Perticara, Italy. The role requires extensive experience in maintenance and project management, along with fluency in English and Italian. Responsibilities include organizing contractors, managing shutdown budgets, and ensuring compliance with HSE regulations. This is a residential position with a long-term contract starting in September/October 2025, offering the chance to work in a dynamic and impactful environment.

Competenze

• Experience in Maintenance, Field Operations, or Project Management within the Oil Industry is necessary.
• Fluency in English and Italian is required.

Mansioni

• Assist the Head of Maintenance in preparing and executing shutdowns lasting over a week.
• Organize pre-selection of contractors and participate in final contractor selection.
• Support in spare parts demand and check availability.
• Ensure contractors comply with HSE rules and participate in safety audits.

Conoscenze

Analytical skills

Attention to detail

Organizational abilities

Initiative

Communication skills

Teamwork

Formazione

Engineering degree or equivalent

Strumenti

Primavera

Descrizione del lavoro

JOB TITLE: Shutdown coordinator

CLIENT: Global Energy Operator

LOCATION: Guardia Perticara , Italy

ASSIGNMENT TYPE: Residential

START DATE: September/October 2025

CONTRACT LENGTH: Long Term 3 Year Contract

WORKING SCHEDULE: Mon-Fri 8hrs

JD:

Scope of work: Shutdown Coordinator assists the Head of Maintenance in preparing and executing shutdowns lasting over a week.

MAIN RESPONSIBILITIES:

• In coordination with the Contract and Procurement department, organizes pre-selection of contractors, drafting calls for tender, technical and commercial adjustments, and participates in the final selection of contractors.
• Support FFSD manager in spare parts demand, check availability in the warehouse, proceed with specific purchase orders whenever required.
• Acknowledge HSE objectives for the shutdown from the FFSD manager.
• Proposes and coordinates updates to site procedures for shutdown, drafting any missing or specific procedures.
• Collect HSE procedures, MoS prepared by contractors, JRAs related to each complex to prepare dedicated dossier.
• Ensures contractors are informed of and comply with HSE rules.
• Participates in safety audits during shutdowns and implements corrective actions.
• Consults with experts to assess the relevance of requested work.
• In coordination with the Contract and Procurement department, organizes pre-selection of contractors, drafting calls for tender, technical and commercial adjustments, and participates in the final selection of contractors.
• Define with FFSD manager the scope of work.
• Prepare detailed planning for the SoW defined with optimization of time schedule and resources.
• Manage optimized plan and prepare co-activities matrix.
• Organizes and coordinates work definition meetings and drafts and circulates minutes.
• Coordinates preparation for all shutdown activities (Maintenance, New Construction, and Projects).
• Organizes technical files and practical preparation, including logistics and infrastructures, for all aspects of the shutdown.
• Proposes the shutdown budget, ensuring that the best technical and economic solutions are chosen, and reports to line management and the Steering Committee.
• Manages the shutdown documentation to ensure it is efficient and accurate. This documentation will be filed after the shutdown.
• Support FFSD manager in drafting REX.

REQUIREMENTS:

• An engineer or equivalent with extensive experience in Maintenance, Field Operations, or Project Management within the Oil Industry.
• Possesses analytical skills, attention to detail, organizational abilities, initiative, communication abilities, and teamwork.
• Well-versed in discipline technical rules and international standards in the field.
• Good skills in contracts and budget management.
• Good knowledge of planning technic and associated tools and software (Primavera).
• Very good in reporting and attention to details.
• Fluency in English/Italian.

ITALIAN VERSION OF JOB DESCRIPTION

- TITOLO DEL LAVORO: Coordinatore Shutdown

- CLIENTE: Operatore Globale nel Settore dell'Energia

- SEDE: Guardia Perticara, Italia

- TIPO DI INCARICO: Residenziale

- DATA DI INIZIO: Settembre/Ottobre 2025

- DURATA DEL CONTRATTO: Contratto a lungo termine di 3 anni

- ORARIO DI LAVORO: Lunedì - Venerdì, 8 ore al giorno

DESCRIZIONE DEL RUOLO:

Ambito di attività:

Il Coordinatore Shutdown supporta il Responsabile della Manutenzione nella preparazione e nell'esecuzione degli shutdown (fermate) di durata superiore a una settimana.

PRINCIPALI RESPONSABILITÀ:

• In coordinamento con il dipartimento Contratti e Acquisti, organizza la preselezione dei fornitori, la redazione delle richieste d'offerta, gli adeguamenti tecnici e commerciali e partecipa alla selezione finale.
• Supporta il responsabile FFSD nella richiesta di ricambi, verifica la disponibilità in magazzino e procede con ordini d'acquisto specifici quando necessario.
• Prende atto degli obiettivi HSE (Salute, Sicurezza e Ambiente) per lo shutdown dal responsabile FFSD.
• Propone e coordina l'aggiornamento delle procedure di sito relative agli shutdown, redigendo eventuali procedure mancanti o specifiche.
• Raccoglie le procedure HSE, i MoS (Method of Statement) preparati dai fornitori, e le JRAs (Job Risk Analysis) relative a ciascun complesso per predisporre un fascicolo dedicato.
• Garantisce che i fornitori siano informati e conformi alle normative HSE.
• Partecipa agli audit di sicurezza durante lo shutdown e implementa le azioni correttive.
• Consulta gli esperti per valutare la pertinenza delle attività richieste.
• Definisce, insieme al responsabile FFSD, l'ambito dei lavori (Scope of Work).
• Prepara una pianificazione dettagliata dell'ambito definito, ottimizzando tempi e risorse.
• Gestisce il piano ottimizzato e prepara la matrice delle co-attività.
• Organizza e coordina le riunioni di definizione delle attività, redige e distribuisce i verbali.
• Coordina la preparazione di tutte le attività di shutdown (Manutenzione, Nuove Costruzioni e Progetti).
• Organizza i fascicoli tecnici e la preparazione pratica, compresa la logistica e le infrastrutture, per tutti gli aspetti dello shutdown.
• Propone il budget dello shutdown, assicurandosi che vengano scelte le migliori soluzioni tecnico-economiche, e riferisce alla direzione e al Comitato di Pilotaggio.
• Gestisce la documentazione dello shutdown per garantire efficienza e accuratezza. Tale documentazione verrà archiviata al termine dello shutdown.
• Supporta il responsabile FFSD nella redazione del REX (Return of Experience).

REQUISITI:

• Ingegnere o equivalente con ampia esperienza in Manutenzione, Operazioni sul Campo o Gestione Progetti nel settore Oil & Gas.
• Capacità analitiche, attenzione ai dettagli, abilità organizzative, iniziativa, comunicazione efficace e spirito di squadra.
• Conoscenza approfondita delle regole tecniche di disciplina e degli standard internazionali di settore.
• Competenze solide nella gestione di contratti e budget.
• Buona conoscenza delle tecniche di pianificazione e dei relativi strumenti/software (es. Primavera).
• Ottime capacità di reportistica e attenzione ai dettagli.
• Ottima padronanza dell'inglese e dell'italiano.