Senior Executive Assistant

Waddi Human Resources; Genova; In loco; EUR 40.000 - 50.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Buoni pasto

Welfare aziendale

Convenzioni dedicate

Trasporti pubblici

Check-up medico

Benessere psicologico

Fitness e yoga

Bonus asilo nido

Descrizione del lavoro

Waddi Srl ricerca un/una Senior Executive Assistant per una realtà internazionale nel settore assicurativo marittimo. Entrerai nell’Executive Office, riportando al Senior Executive Assistant e supportando quotidianamente CEO e Chairman nelle attività organizzative, operative e amministrative.

Si tratta di un ruolo strategico che richiede leadership, discrezione e capacità di relazionarsi con stakeholder globali, gestione di agende complesse, viaggi internazionali e redazione di verbali in

Competenze

• Laurea preferibilmente in discipline economiche, linguistiche o umanistiche.
• Esperienza di almeno 10 anni in ruoli analoghi presso aziende internazionali.
• Inglese fluente (livello C1/C2) sia scritto che parlato.
• Buona conoscenza della lingua francese (livello B2) con disponibilità ad usarla professionalmente.
• Ottima conoscenza di MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
• Esperienza gestione agende complesse, viaggi internazionali, reportistica e supporto diretto al Top Management.
• Capacità di redigere verbali e minute in lingua straniera.
• Elevata capacità organizzativa e gestione simultanea di attività e priorità.

Mansioni

• Gestire le agende di CEO e Chairman.
• Filtrare e coordinare email, telefonate e richieste in ingresso.
• Organizzare meeting istituzionali e commerciali.
• Predisporre report, presentazioni, verbali in lingua inglese e francese.
• Coordinare viaggi nazionali e internazionali, inclusa gestione voli e hotel.
• Monitorare scadenze e follow-up per il Top Management.
• Supportare eventi aziendali e incontri con clienti/partner.
• Curare documentazione manageriale e reportistica direzionale.
• Gestire attività di personal assistance per CEO, Chairman e nuclei familiari.
• Contribuire a progetti speciali richiesti dal Top Management.

Conoscenze

Inglese C1/C2

Francese B2

MS Office

Gestione agende complesse

Viaggi internazionali

Redazione verbali

Relazioni con il top management

Formazione

Laurea in discipline economiche/linguistiche/umanistiche

Strumenti

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams

Descrizione del lavoro

Waddi Srl, società specializzata nella ricerca e selezione del personale, ricerca per una prestigiosa realtà internazionale operante nel settore assicurativo marittimo un/una Senior Executive Assistant

Il ruolo e il contesto

Entrerai a far parte dell’Executive Office di una storica realtà internazionale appartenente a un importante gruppo multinazionale, operante in un contesto altamente relazionale e caratterizzato da costanti interazioni con stakeholder, clienti, partner e istituzioni a livello globale.

La risorsa sarà inserita in un team e riporterà direttamente alla Senior Executive Assistant, supportando quotidianamente CEO e Chairman nella gestione delle attività organizzative, operative e amministrative.

Si tratta di un ruolo strategico, che richiede non solo eccellenti competenze di segreteria di alta direzione, ma anche la capacità di comprendere il business, anticipare le esigenze del Top Management e muoversi con autorevolezza all'interno di un contesto complesso.

Attività principali

La persona selezionata si occuperà di:

• Gestire le agende, gli appuntamenti e le priorità di CEO e Chairman.
• Filtrare e coordinare il flusso di email, telefonate e richieste in ingresso.
• Organizzare meeting, riunioni istituzionali e commerciali curandone tutti gli aspetti organizzativi e logistici.
• Predisporre report, presentazioni, verbali e minute in lingua inglese e, ove necessario, francese.
• Coordinare viaggi e trasferte nazionali e internazionali, inclusa la gestione di voli, hotel, trasferimenti, visti, documentazione e programmi fedeltà.
• Monitorare scadenze, follow-up e attività assegnate al Top Management, assicurandone il corretto avanzamento.
• Supportare l'organizzazione di eventi aziendali, convention, incontri istituzionali e iniziative dedicate a clienti e partner.
• Curare la predisposizione e l'aggiornamento di documentazione manageriale, database, organigrammi e reportistica direzionale.
• Gestire attività di personal assistance a supporto del CEO, del Chairman e dei relativi nuclei familiari, occupandosi del coordinamento di esigenze personali, pratiche amministrative e organizzative.
• Collaborare allo sviluppo di progetti speciali e iniziative strategiche richieste dal Top Management.

Il profilo ideale

Cerchiamo un/una professionista con una consolidata esperienza nel ruolo, capace di inserirsi in un ambiente strutturato mantenendo il giusto equilibrio tra discrezione, autorevolezza e spirito collaborativo.

La figura ideale possiede una forte intelligenza relazionale, sa leggere i contesti organizzativi con sensibilità e comprende l'importanza di costruire relazioni di fiducia durature con il management e con i colleghi.

È inoltre una persona curiosa, interessata a comprendere il business aziendale e ad andare oltre la mera gestione operativa delle attività, diventando un vero punto di riferimento per il Top Management.

Requisiti e competenze tecniche

• Laurea preferibilmente in discipline economiche, linguistiche o umanistiche.
• Esperienza di almeno 10 anni in ruoli analoghi presso aziende strutturate e caratterizzate da relazioni internazionali.
• Inglese fluente (livello C1/C2) sia scritto che parlato.
• Buona conoscenza della lingua francese (livello B2 o equivalente), con disponibilità ad approfondirne ulteriormente l'utilizzo professionale.
• Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Outlook, Word, Excel, PowerPoint e Teams.
• Esperienza nella gestione di agende complesse, viaggi internazionali, reportistica e supporto diretto al Top Management.
• Capacità di redigere verbali e minute professionali in lingua straniera.
• Elevata capacità organizzativa e gestione simultanea di attività multiple e priorità differenti.

Competenze personali

Riservatezza e affidabilità assolute.

Standing professionale adeguato a un ruolo di rappresentanza.

Forte orientamento al servizio.

Precisione e attenzione ai dettagli.

Proattività e problem solving.

Flessibilità organizzativa e disponibilità a gestire situazioni non pianificate.

Capacità di lavorare in team e di relazionarsi efficacemente con interlocutori di diverso livello.

Curiosità verso il business e interesse ad approfondire dinamiche e processi aziendali.

Equilibrio, maturità professionale e capacità di adattarsi a contesti relazionali complessi.

Cosa ti offriamo

Inserimento in una realtà internazionale e strutturata.

Retribuzione annua lorda compresa tra 40.000,00 e 50.00,00 euro, commisurata all'esperienza maturata.

CCNL: Terziario, Distribuzione e Servizi.

• buoni pasto 10,00 euro
• Welfare aziendale
• convenzioni dedicate
• contributo per abbonamento ai trasporti pubblici
• Check-up medico annuale gratuito
• supporto al benessere psicologico
• corsi fitness e yoga
• bonus asilo nido

Vuoi entrare in un’azienda solida e orientata al futuro?

Affidarsi a Waddi significa avere un partner che ti accompagna in ogni fase del processo di selezione, con un approccio trasparente, professionale e orientato alla valorizzazione del tuo talento.

Il nostro obiettivo è presentarti a realtà d’eccellenza e offrirti un percorso costruito sulle tue reali competenze e aspirazioni.

La presente offerta garantisce pari opportunità a tuttə, indipendentemente da genere, etnia, orientamento sessuale, età o disabilità, nel pieno rispetto delle normative vigenti (L. 903/77; D.Lgs. 198/2006; D.Lgs. 215/03; D.Lgs. 216/03 e Direttiva UE 2023/970 – Trasparenza Retributiva (in vigore dal 2026).

In conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR), invitiamo tuttə i/le candidatə a prendere visione dell’informativa privacy disponibile al link:

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Waddi S.r.l. – Aut. Min. 0000413.09-10-2025