Segreteria Tecnica

Geko, azienda attiva nel settore della progettazione, sviluppo, realizzazione e maintenance di impianti industriali in Italia ed all’estero, ed operante nel mercato libero per la vendita di energia elettrica e gas naturale, ricerca una figura per la posizione di Segreteria Tecnica

Principali compiti e responsabilità

La risorsa occuperà di:

• Accoglienza degli ospiti esterni;
• Gestione centralino e di tutti i flussi informativi in entrata e in uscita, quali: telefonata in ingresso e gestione appuntamento per riunioni, gestione ed aggiornamento rubrica aziendale
• Gestione PEC aziendale;
• Gestione ed Archiviazione documentazione cartacea e comunicazioni;
• Gestione delle trasmissioni e spedizioni, relative alle U.P a mezzo corrieri e spedizionieri, compreso monitoraggio dei costi (benestare fatture, centri di costo/commessa etc.);
• Gestione Asset aziendali;
• Gestione trasferte e relativa logistica (prenotazione/acquisto dei biglietti dei treni/aerei e dei relativi hotel convenzionati per i dipendenti di sede)
• Gestione parco auto;
• Gestione carta di credito aziendale e budget di cassa di segreteria (con relativa registrazione e rendicontazione delle spese);
• Gestione delle apparecchiature di stampa e digitalizzazione;
• Supporto tecnico per la gestione digitale della documentazione tecnica ( scansioni digitali, archiviazione documenti e report fotografici)
• Supervisionare i servizi di Facility ( pulizia degli uffici e degli spazi di lavoro - interventi di manutenzione delle infrastrutture - monitorare le scorte dei consumabili d'ufficio ed eventuali altre forniture)
• Organizzare eventuali coffee break. colazioni, pranzi di lavoro su richiesta delle divisioni.

Requisiti minimi e preferenziali:

• Ottima conoscenza dell'intero pacchetto Microsoft Office;
• Conoscenza di Applicativi per organizzare Call o Conferenze;
• Buona conoscenza della lingua inglese;
• Ottime doti organizzative, gestionali e relazionali;
• Proattività e Problem Solving;
• Affidabilità, discrezione e riservatezza