Segreteria di Direzione

ASS. BANCO ALIMENTARE DELLA TOSCANA ODV; Firenze; In loco; EUR 10.000 - 30.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Un'organizzazione no-profit cerca una Segretaria di Direzione per supportare le attività quotidiane durante un periodo di sostituzione maternità. La posizione richiede ottime capacità organizzative, eccellenti doti comunicative e flessibilità. Offriamo un ambiente di lavoro stimolante e la possibilità di contribuire a una causa importante per la comunità.

Servizi

Bevande gratis

Cellulare aziendale

Distributori automatici di snack e bevande

Orario flessibile

Parcheggio libero

Snack gratis

Supporto allo sviluppo professionale

Competenze

• Gradita esperienza pregressa in ruoli simili.
• Capacità di gestire documentazione e appuntamenti.
• Competenze nella gestione delle risorse umane.

Mansioni

• Gestione della segreteria generale e documentazione.
• Coordinamento delle attività di accoglienza per dipendenti e volontari.
• Responsabilità amministrativa per il personale.

Conoscenze

Ottime capacità organizzative

Eccellenti doti comunicative

Flessibilità

Capacità di lavorare in autonomia

Capacità di adattamento

Formazione

Diploma di scuola superiore o laurea

Descrizione del lavoro

Posizione : Segretaria di Direzione (Sostituzione Maternità)

all’interno del Mercafir - Centro Alimentare Polivalente di Firenze

Tipo di contratto : Tempo pieno, sostituzione maternità

Descrizione dell'associazione : Il Banco Alimentare della Toscana è un'organizzazione no-profit dedicata alla raccolta e distribuzione di generi alimentari alle persone in difficoltà. La nostra missione è combattere lo spreco alimentare e sostenere le comunità locali.

Descrizione del ruolo : Stiamo cercando una Segretaria di Direzione altamente organizzata e motivata per supportare gli affari generali dell’organizzazione e le attività di amministrazione del personale dipendente e volontario dell'associazione durante un periodo di sostituzione maternità. La persona selezionata lavorerà a stretto contatto con il Direttore per garantire un'efficace gestione delle attività quotidiane.

Responsabilità principali :

Segreteria Generale :

• Nomina RLS, tenuta rapporti e modulistica con RSPP.
• Richiesta preventivi, scouting fornitori, gestione e archiviazione documentazione (contratti, manutenzioni, certificazioni).
• Gestione appuntamenti tecnici, polizze assicurative, documentazione immobile e personale.
• Coordinamento prove di evacuazione, gestione autorizzazioni mezzi di trasporto e compilazione file Fondazione Sara Bonetti.

Segretaria di Direzione :

• Gestione chiavi ufficio Direttore, prodotti alimentari, stanza DPI e raccoglitori HR.
• Utilizzo firma legale rappresentante, tenuta documenti Presidente e Direttore, invio PEC per documentazione istituzionale.
• Preparazione sala riunioni, convocazione assemblea dei soci, comunicazione ingressi Mercafir e archiviazione documenti Agenzia Entrate.

Accoglienza Risorse Umane | Dipendenti e Volontari :

• Gestione contratti, firme, creazione e archiviazione cartelline dipendenti.
• Comunicazione ingressi, gestione DPI, presentazione nuovi dipendenti, creazione anagrafiche e profili orari.
• Assistenza registrazione app timbrature, attivazione Medicina del Lavoro, registrazione info base dipendenti e gestione badge.

Accoglienza Volontari :

• Valutazione fabbisogno, ricezione disponibilità, pianificazione open day e ricognizione competenze.
• Supporto compilazione domanda socio, comunicazione accoglienza, creazione anagrafiche e monitoraggio prime giornate.
• Comunicazione turni e gestione badge.

Amministrazione del Personale | Dipendenti e Volontari :

• Registrazione attestazioni corsi e visite, aggiornamento DPI, gestione e archiviazione documentazione medica.
• Programmazione appuntamenti corsi / visite, gestione chiusura rapporti di lavoro e controllo presenze.

Accoglienza e Amministrazione del Personale | Percorsi Inclusione Sociale :

• Ricezione contatti, valutazione accoglienza, colloqui e gestione documentazione percorsi.
• Relazione con assistenti sociali, gestione presenze e segnalazioni, stesura lettere di fine percorso.

Amministrazione Ore di Volontariato d’Impresa :

• Gestione proposte alle Imprese del territorio, calendarizzazione, smistamento attività, accoglienza, briefing, assegnazione DPI e rendicontazione presenze.

Requisiti :

• Diploma di scuola superiore o laurea in discipline affini.
• Gradita esperienza pregressa in ruoli simili, sia in contesti no-profit sia con esperienza in negozi o centri commerciali.
• Ottime capacità organizzative e di gestione del tempo.
• Eccellenti doti comunicative, sia scritte che orali.
• Capacità di lavorare in autonomia e in team.
• Flessibilità e capacità di adattamento a un ambiente dinamico.

Cosa offriamo :

• Un ambiente di lavoro stimolante, collaborativo e disciplinato.
• Opportunità di investimento professionale.
• La possibilità di contribuire a una causa importante e di fare la differenza nella comunità.

Contratto di lavoro : Tempo pieno

Retribuzione : €1.300,00 - €1.400,00 al mese

Benefit :

• Bevande gratis
• Cellulare aziendale
• Distributori automatici di snack e bevande
• Orario flessibile
• Parcheggio libero
• Snack gratis
• Supporto allo sviluppo professionale

Disponibilità : Dal lunedì al venerdì

Retribuzione supplementare :

• Maggiorazione lavoro festivo
• Tredicesima