Project Logistics Administration Specialist

CEVA Logistics; Pantigliate; On-site; EUR 32,000 - 44,000; Full time

Job summary

CEVA Logistics cerca un/a Sales Support Specialist nel team Project Logistics in Italia, con base a Milano o Pantigliate. Sarai punto di riferimento per le quotazioni marittime e aeree, le offerte tecniche e la gestione backend per clienti e contratti.

Avrai responsabilità amministrative, back office e supporto post-ordine, coordinandoti con Finance, QHSE, Operations e Legal. Sono richieste ottime capacità organizzative, attenzione al dettaglio e fluente italiano e inglese.

Qualifications

• Hai esperienza in ruoli amministrativi, back office commerciale o sales support; un’esperienza in ambito logistico sarà considerata un plus.

Responsibilities

• Preparare e gestire quotazioni per spedizioni marittime e aeree a supporto del team Sales, raccogliendo tariffe e informazioni in coordinamento con funzioni interne e fornitori.
• Gestire la qualificazione dei clienti sui portali: registrazioni, caricamento documenti e aggiornamento delle qualifiche.
• Supportare la gestione dei contratti e delle firme (NDA, ordini, appendici), occupandoti dell’archiviazione e del monitoraggio di scadenze e rinnovi.
• Raccogliere e gestire la documentazione QHSE per attività on-site tramite subfornitori, assicurando conformità agli standard interni e ai requisiti dei clienti.
• Fornire supporto post-ordine ai clienti sugli aspetti documentali (sinistri, non conformità, richieste varie), coordinandoti con i reparti interni.
• Gestire l’amministrazione degli accessi e l’utilizzo dei portali clienti, inclusi tender, caricamento offerte e Q&A.
• Preparare e gestire quotazioni per spedizioni marittime e aeree a supporto del team Sales, raccogliendo tariffe e informazioni necessarie.
• Supportare la preparazione di offerte tecniche e commerciali e aggiornare i sistemi interni e i database clienti.

Skills

Administrative experience

Back office

Sales support

Organizational skills

Attention to detail

Team player

Italian and English fluency

Excellent communication

Tools

Microsoft Office

CRM systems

Tender portals

Job description

In CEVA, crediamo che la logistica sia fatta di persone, ecco perché crediamo nello spirito di squadra: incoraggiamo l'iniziativa e diamo spazio ai nostri talenti per crescere e avere opportunità di carriera. Siamo esperti di Supply Chain, la viviamo e respiriamo ogni giorno. Offriamo una vasta gamma di servizi nella Contract Logistics e nel Trasporto aereo, marittimo e su gomma grazie ai nostri 78.000 dipendenti, che operano in più di 160 paesi. In CEVA, siamo appassionati del nostro lavoro e siamo fieri del valore che offriamo ai nostri clienti. Come azienda stiamo crescendo ad un ritmo veloce: hai voglia di unirti al Team e di crescere con noi?

Sede di lavoro:

Fagioli S.p.A. – Viale Enrico Forlanini 21, 20134 Milano, oppure, Pantigliate (MI)

Stiamo cercando un/a Project Logistics Sales Support Specialist da inserire nel team Project Logistics in Italia, con base a Milano o Pantigliate (MI).

Sarai un punto di riferimento per le attività di supporto commerciale del team Sales e Business Development, occupandoti della preparazione e gestione delle quotazioni per spedizioni marittime e aeree e contribuendo alla predisposizione delle offerte tecniche e commerciali.

Affiancherai inoltre la direzione e il team nella gestione dei processi amministrativi e di back office legati a clienti, contratti, gare e portali, in coordinamento con le diverse funzioni aziendali.

• Preparare e gestire quotazioni per spedizioni marittime e aeree a supporto del team Sales, raccogliendo le tariffe e le informazioni necessarie in coordinamento con le funzioni interne e i fornitori.
• Gestire la qualificazione dei clienti sui portali: registrazioni, caricamento documenti e aggiornamento dello stato delle qualifiche.
• Supportare la gestione dei contratti e delle firme (NDA, ordini, appendici), occupandoti dell’archiviazione e del monitoraggio di scadenze e rinnovi.
• Raccogliere e gestire la documentazione QHSE per le attività on-site svolte tramite subfornitori, assicurando la conformità agli standard interni e ai requisiti dei clienti.
• Fornire supporto post-ordine ai clienti sugli aspetti documentali (sinistri, non conformità, richieste varie), in coordinamento con i reparti interni.
• Gestire l’amministrazione degli accessi e l’utilizzo dei portali clienti, inclusi tender, caricamento offerte e Q&A.
• Preparare e gestire quotazioni per spedizioni marittime e aeree a supporto del team Sales, raccogliendo le tariffe e le informazioni necessarie in coordinamento con le funzioni interne e i fornitori.
• Supportare la preparazione di offerte tecniche e commerciali e aggiornare i sistemi interni e i database clienti con dati accurati.
• Coordinarti con le funzioni interne (Finance, QHSE, Operations, Legal, Amministrazione) per raccogliere documenti e informazioni necessari per gare, contratti e registrazioni clienti..
• Hai esperienza in ruoli amministrativi, back office commerciale o sales support; un’esperienza in ambito logistico, in particolare nella preparazione di quotazioni per spedizioni marittime e aeree, sarà considerata un plus.
• Hai ottime capacità organizzative e grande attenzione al dettaglio
• Ti trovi a tuo agio con la parte amministrativa e burocratica: documenti, portali, scadenze e procedure non ti spaventano, anzi ti piacciono.
• Hai esperienza, anche breve, in ruoli amministrativi, back office commerciale o sales support; è un plus se in ambito logistico.
• Conosci bene il pacchetto Microsoft Office; l’uso di CRM o sistemi di supporto alle vendite è considerato un vantaggio.
• Comunichi in modo chiaro ed efficace, sia con colleghi che con clienti, per iscritto e verbalmente.
• Sei una persona proattiva, collaborativa, che ama lavorare in team e ha voglia di imparare e crescere.
• Parli e scrivi fluentemente in italiano e inglese, e sai gestire documentazione anche in inglese

CEVA si impegna a seguire procedure di assunzione eque e a garantire a tutti i dipendenti la possibilità di sviluppare il proprio potenziale. Desideriamo garantire un ambiente di lavoro basato sul merito e sull'inclusione, senza alcuna discriminazione di etnia, nazionalità, genere, orientamento sessuale, orientamento religioso o disabilità.

Nota bene: i processi di selezione di CEVA Logistics includono la comunicazione con i candidati attraverso reti professionali riconosciute, come LinkedIn o tramite un indirizzo email ufficiale dell'azienda: [e-mail]. Ti consigliamo di non rispondere a proposte commerciali/professionali non richieste e/o offerte di persone fuori dal network dei professionisti di CEVA Logistics.