PERSONAL & EXECUTIVE ASSISTANT

Settore: Segreteria (servizi amministrativi)
Categoria: Servizi bancari e finanziari
Luogo di lavoro: Milano

Per conto di una nota boutique finanziaria, siamo alla ricerca di un/una PERSONAL & EXECUTIVE ASSISTANT che supporterà il Managing Partner.

La risorsa, con eccellente background e ottimo potenziale, inserendosi in un ambiente dinamico e strutturato, avrà funzione di trade union e supporto operativo nella facilitazione delle relazioni con stakeholders strategici, sia interni che esterni.

Principali attività:

• Pianificare l'agenda ed organizzare viaggi in Italia e all'estero, trasferte, meeting o eventi di vario tipo ed eventuali allestimenti per gli stessi;
• Produrre corrispondenza di alto livello, sfruttando appieno i software disponibili (Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint e Access);
• Mantenere relazioni con i principali stakeholders di riferimento (fornitori esterni, Dirigenti e Manager interni, etc...) per facilitare il flusso di informazioni e l'avanzamento dei progetti;
• Organizzare e pianificare riunioni sia interne sia esterne, coordinare ponti per conferenze, prenotare sale conferenze, organizzare servizi di ristorazione;
• Preparare in autonomia presentazioni e report in PowerPoint ed Excel;
• Garantire che i documenti chiave siano preparati e rispettino le scadenze (copia, stampa, fascicolazione, rilegatura e distribuzione di materiali relativi al caso), come richiesto;
• Coordinare le esigenze di viaggio (auto, volo, hotel, ecc.) e accompagnare - quando necessario - il team in loco; redigere relativa note spese;
• Gestire l'ufficio (accessi alla sede, reception e ricevimento posta);

Competenze tecniche e trasversali:

• Comprovata esperienza sul ruolo di supporto di segreteria di alta direzione, all'interno di primarie multinazionali di consulenza strategica e/o società multinazionali strutturate;
• Preferibile esperienza internazionale maturata all'estero;
• Ottima conoscenza della lingua inglese (livello C1), la conoscenza di altre lingue sarà considerato un plus;
• Conoscenza avanzata dei pacchetti di Microsoft Office in particolare di Excel e PowerPoint;
• Ottime capacità relazionali, agilità, flessibilità, empatia e dinamicità;
• Ottima capacità di problem solving e proattività nell'anticipare le esigenze, disponibilità, reperibilità e flessibilità.