Personal Assistant/ Secretary

Centro Studi Superiori Srl; Quartu Sant'Elena; In loco; EUR 21.000 - 27.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Centro Studi Superiori Srl cerca un Addetto Front Office per accogliere visitatori, gestire telefonate ed email, fornire informazioni e supporto al personale. La risorsa sarà il primo punto di contatto con famiglie, fornitori e pubblico, e dovrà mantenere standard di immagine e servizio.

Il ruolo richiede buone doti relazionali, competenze informatiche di base e una ottima organizzazione. È preferibile conoscenza di inglese e disponibilità a lavorare presso la sede.

Competenze

• Abilità comunicative eccellenti per interagire con pubblico, famiglie e fornitori.
• Conoscenze informatiche di base: mail, calendari, archiviazione, Office e strumenti d’ufficio.
• Capacità organizzative per gestire più compiti contemporaneamente e inoltrarli via mail.
• Conoscenza di almeno una lingua straniera (inglese preferibile).
• Capacità di problem solving e rispetto delle scadenze.
• Puntualità e attenzione al dettaglio nel front office.

Mansioni

• Accogliere utenti in presenza o al telefono e fornire informazioni.
• Rispondere a chiamate ed email, smistare la posta e redigere comunicazioni.
• Gestire prenotazioni e archiviazione documenti.
• Offrire supporto alle segreterie e fornire cartellini identificativi.
• Sorvegliare ingressi e mantenere l’ordine della reception.

Conoscenze

Comunicazione

Relazioni interpersonali

Competenze informatiche

Organizzazione e multitasking

Lingua straniera (inglese)

Problem solving

Puntualità e precisione

Descrizione del lavoro

Job Description Addetto Front Office (Receptionist)

L’addetto al Front Office (Receptionist) rappresenta il primo contatto tra le famiglie, i fornitori ed, in generale, il personale esterno e l'Istituto. Gioca un ruolo essenziale nell'esperienza del cliente e deve pertanto seguire rigide norme aziendali riguardo al proprio comportamento, all'abbigliamento e alle mansioni.

Responsabilità principali

• Accogliere l’utenza che necessita di informazioni o prestazioni, sia in presenza che telefoniche.
• Fornire informazioni a ospiti e clienti;
• Rispondere alle chiamate e alle email;
• Smistare la posta;
• Redigere comunicazioni e lettere;
• Archiviare documentazione;
• Offrire supporto alle segreterie;
• Fornire cartellini identificativi ai visitatori;
• Sorvegliare gli ingressi alla struttura.

Competenze, qualifiche ed esperienza

1. Doti comunicative e relazionali: Trattandosi di un lavoro a stretto contatto con il pubblico e rappresentando il primissimo contatto dei clienti con l'Istituto, è indispensabile che l'addetto alla reception abbia eccellenti doti relazionali e comunicative. Questo significa essere cordiale, gentile, paziente, disponibile, avere un'educazione impeccabile e vestirsi secondo il codice aziendale.
2. Doti informatiche: Lavorare al front office significa gestire telefonate, email, comunicazioni, prenotazioni, usare calendari, archiviare dati e file, usare fogli di calcolo, usare tool informatici per la creazione di riunioni, conoscere il pacchetto Microsoft Office e altri strumenti informatici. Insomma, bisogna svolgere varie attività su PC, tablet o altri dispositivi in modo sicuro e veloce. Per questo è importante avere buone competenze informatiche e un'ottima conoscenza dei principali dispositivi e programmi informatici, magari attestata da una certificazione riconosciuta.
3. Capacità organizzative e multitasking: La persona addetta al front office deve saper gestire efficacemente più compiti contemporaneamente, ad esempio rispondere al telefono e prendere appunti allo stesso tempo, per inoltrarli immediatamente al destinatario all’interno dell’Istituto tramite email.
4. Conoscenza di almeno una lingua straniera (Inglese preferibile)
5. Problem solving: Il problem solving è fondamentale per svolgere al meglio questo ruolo. Chi lavora al front office deve essere in grado di gestire ogni tipo di imprevisto, da una consegna sbagliata a un blackout, a un ritardo per un appuntamento importante.
6. Puntualità e precisione: La persona addetta al front office deve essere puntuale, poiché si occupa di aprire la reception, accogliere la clientela e gestire le scadenze.

International Schools Partnership ISP

International Schools Partnership ISP sta creando una famiglia internazionale leader di scuole private incentrate sull'apprendimento che offrono un'istruzione di alta qualità per bambini dai 2 ai 18 anni. ISP è cresciuta rapidamente negli ultimi 9 anni ed è ora uno dei più grandi gruppi scolastici a livello globale; attualmente conta circa 120 scuole, che offrono diversi programmi di studio e si basano su marchi e reputazioni locali, operando in 9 regioni. Con oltre 50.000 studenti e 9.000 dipendenti, si tratta di un gruppo complesso che sta crescendo molto rapidamente sia attraverso investimenti nelle scuole esistenti, sia attraverso l'apertura di nuove scuole e l'acquisizione di scuole. La nostra visione è quella di essere un gruppo di scuole internazionali di qualità e dimensioni riconosciute nelle comunità locali e nel settore dell'istruzione per l'apprendimento, l'ambizione e la crescita sorprendenti. Crediamo che le scuole di successo siano quelle che mettono l'apprendimento al primo posto, puntando sempre a creare individui completi in grado di costruire carriere e vite di successo in un mondo in rapida evoluzione. Progressivamente, il nostro obiettivo è quello di posizionare le nostre scuole come scuola di prima scelta nella loro area locale.

Principi ISP

Iniziare con i nostri bambini e studenti. I nostri bambini e studenti sono al centro di ciò che facciamo. Semplicemente, il loro successo è il nostro successo. Il benessere e la sicurezza sono entrambi essenziali per gli studenti e l'apprendimento. Pertanto, siamo coerenti nell'identificare potenziali problemi di salvaguardia e nell'agire e dare seguito a tutte le preoccupazioni in modo appropriato. Trattiamo tutti con cura e rispetto. Ci prendiamo cura gli uni degli altri, accogliamo le somiglianze e le differenze e promuoviamo il benessere di noi stessi e degli altri. Operare in modo efficace. Ci concentriamo senza sosta sulle cose più importanti e che fanno la differenza. Applichiamo le politiche e le procedure scolastiche e incarniamo le idee condivise della nostra comunità. Imparare continuamente. Migliorare ci spinge a farlo. Ci impegniamo positivamente nello sviluppo personale e professionale e nel miglioramento della scuola. Impegno di ISP nei confronti dei principi di salvaguardia. ISP si impegna a salvaguardare e promuovere il benessere dei bambini e dei giovani e si aspetta che tutto il personale e i volontari condividano questo impegno. Tutti i titolari di posti di lavoro sono soggetti a procedure di selezione appropriate e a controlli soddisfacenti dei precedenti penali o equivalenti che coprano i precedenti 10 anni di lavoro.

ISP Commitment to Safeguarding Principles

All post holders are subject to appropriate vetting procedures, including an online due diligence search, references and satisfactory Criminal Background Checks or equivalent covering the previous 10 years’ employment history.

ISP Commitment to Diversity, Equity, Inclusion, and Belonging

ISP is committed to strengthening our inclusive culture by identifying, hiring, developing, and retaining high-performing teammates regardless of gender, ethnicity, sexual orientation and gender expression, age, disability status, neurodivergence, socio-economic background or other demographic characteristics.