Office Operations Assistant-L.68/99

Iqvia Italia; Monza; In loco; EUR 18.000 - 20.000; Part-time

Vantaggi offerti da questo lavoro

Tempo determinato

Part time 25h

12 mesi in somministrazione

Descrizione del lavoro

IQVIA Italia, in collaborazione con Idorsia, cerca un Office Operations Assistant part-time da inserire a Milano. La risorsa gestirà reception, organizzazione ufficio e supporto amministrativo, con attenzione all’efficienza operativa e alla compliance normativa.

La figura, appartenente alle categorie protette (L.68/99), possiede buona padronanza di MS Office, conoscenza base dell’inglese e competenze CRM/ticketing. Contratto a tempo determinato di 25 ore.

Competenze

• Appartenenza alle categorie protette (Legge 68/99).
• Precedente esperienza in office management.
• Ottima padronanza di MS Office (Outlook, Excel, Word).
• Conoscenza base della lingua inglese.
• Familiarità con CRM, sistemi di ticketing e piattaforme di gestione visitatori consigliata.

Mansioni

• Front Office e Reception: punto di contatto principale per l’ufficio, accoglienza visitatori e assicurare protocolli di visita e sicurezza.
• Organizzazione dell’ufficio e coordinamento della struttura: supervisione operative quotidiane, gestione sale riunioni e aree comuni.
• Amministrazione e gestione dei documenti: supporto alla direzione, archiviazione documentale e gestione contratti/ordini.
• Gestione dei fornitori: rinnovi contrattuali, preventivi e controllo spese forniture e servizi.

Conoscenze

MS Office

Inglese base

Strumenti

CRM

Ticketing systems

Visitor management

Descrizione del lavoro

Descrizione dell’offerta di lavoro

IQVIA, società leader a livello globale nei servizi dedicati alle aziende del settore farmaceutico e biotecnologico, è alla ricerca, per conto dell’azienda biofarmaceutica svizzera Idorsia, di una figura di Office Operations Assistant, appartenente alle Categorie Protette, da inserire presso la sede di Milano con un contratto Part Time di 25 ore.

La risorsa svolgerà un ruolo centrale nel garantire l’efficienza, l’organizzazione e il regolare funzionamento dell’ambiente di lavoro. Questa posizione richiede una figura professionale proattiva e orientata al servizio, in grado di gestire i flussi di lavoro amministrativi, supportare diverse funzioni aziendali, coordinare i fornitori.

Il/la candidato/a ideale garantisce la continuità del servizio, migliora la comunicazione interna e contribuisce a creare un’atmosfera lavorativa produttiva.

RESPONSABILITA’:

Front Office e Reception

• Fungere da punto di contatto principale per l’ufficio, garantendo un ambiente accogliente e professionale;
• Accogliere e assistere visitatori, clienti e partner esterni, garantendo il rispetto dei protocolli di visita e delle procedure di sicurezza;

Organizzazione dell’ufficio e coordinamento della struttura

• Supervisionare le operazioni quotidiane dell’ufficio, assicurando che gli spazi di lavoro, le sale riunioni e le aree comuni siano organizzati e funzionali;
• Coordinare gli aspetti logistici quali l’allestimento delle sale, il catering, i badge e le registrazioni degli ospiti;

Amministrazione e gestione dei documenti

• Fornire assistenza alla direzione e ai team, compresa l’archiviazione della documentazione amministrativa;
• Supportare la preparazione, la classificazione e l’archiviazione di contratti, ordini di acquisto e documentazione aziendale;

Gestione dei fornitori

• Gestire i rinnovi contrattuali, i preventivi e la documentazione relativa agli appalti;
• Monitorare le voci di bilancio relative a forniture, manutenzione e servizi.

REQUISITI:

• Appartenenza alle categorie protette (Legge 68/99);
• Precedente esperienza in attività di office management;
• Ottima padronanza di MS Office (Outlook, Excel, Word);
• Conoscenza base della lingua inglese;
• La familiarità con strumenti digitali (sistemi CRM, sistemi di ticketing, piattaforme di gestione visitatori) costituisce titolo preferenziale;
• Ottime capacità organizzative e di multitasking;
• Buone capacità comunicative e di problem solving;
• Atteggiamento proattivo e spirito di squadra;

OFFRIAMO:

• CCNL: Industria Chimica e Farmaceutica;
• Tipologia contrattuale: Tempo determinato, Part Time di 25 ore, 12 mesi in somministrazione con IQVIA;
• Range retributivo o Retribuzione Annua Lorda: 17.500/20.000€ RAL.

Il pacchetto retributivo sarà definito in base all’esperienza, alle competenze e ai criteri di equità interna. La crescita professionale e gli adeguamenti retributivi sono basati su criteri trasparenti e oggettivi. Ci impegniamo a garantire pratiche retributive eque e inclusive, in linea con le normative sulla trasparenza salariale (Direttiva UE 2023/970).

Candidature SENZA i requisiti richiesti non saranno prese in piena considerazione. Si prega di inserire l'autorizzazione al trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 d. lgs. 30 giugno 2003 n°196 – “Codice in materia di protezione dei dati personali” e dell’art. xysqume 13 GDPR 679/16 – “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali” e autorizzazione alla cessione di tali dati alle aziende Clienti di IQVIA. La ricerca è di carattere urgente ed è rivolta ad entrambi i sessi (L.903/77).