Office Manager / Executive Assistant - Società finanziaria

WeHunt; Milano; In loco; EUR 60.000 - 75.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Un prestigioso fondo d'investimento cerca un Office Manager che si occupi della gestione operativa e del supporto amministrativo nel centro di Milano. La posizione offre un contratto a tempo indeterminato e un pacchetto retributivo fino a 75 K Ral, esigendo esperienza consolidata e conoscenza dell'inglese. Smartworking previsto in casi eccezionali.

Competenze

• Esperienza solida nel ruolo di Office Manager o Executive Assistant.
• Conoscenza fluente dell'inglese ritenuta fondamentale.
• Provenienza da contesti finanziari considerata un plus.

Mansioni

• Supervisionare le operazioni quotidiane dell'ufficio.
• Fornire supporto amministrativo al team finanziario.
• Gestire le spese dell'ufficio e i budget.
• Supportare il processo di onboarding per i nuovi dipendenti.

Conoscenze

Gestione operativa

Supporto amministrativo

Conoscenza fluente della lingua inglese

Gestione finanziaria di base

Risorse umane

Descrizione del lavoro

Per un prestigioso fondo d'investimento, siamo alla ricerca di una figura di Office Manager (80%) - Executive/Personal Assistant (20%) per l'ufficio di Milano centro.

Si offre contratto a tempo indeterminato con un pacchetto retributivo fino a 75 K Ral + bonus.

Smartworking previsto in casi eccezionali.

Il profilo ideale è una persona con solida esperienza nel ruolo e conoscenza fluente della lingua inglese. La provenienza da contesti finanziari sarà considerato un plus in fase di selezione.

Responsabilità principali:

Gestione dell'ufficio:

• Supervisionare le operazioni quotidiane dell'ufficio, assicurando un ambiente di lavoro efficiente e ben organizzato.
• Gestire la manutenzione dell'ufficio, le forniture e le attrezzature.
• Coordinare i servizi di pulizia, sicurezza e manutenzione.
• Gestire la posta, le telefonate e le comunicazioni in entrata e in uscita.

Supporto amministrativo:

• Fornire supporto amministrativo al team finanziario, inclusa la gestione di documenti, archiviazione e organizzazione di riunioni.
• Preparare e modificare documenti, presentazioni e report.
• Gestire l'agenda del Managing Director e organizzare viaggi e appuntamenti.
• Gestione dei rapporti con fornitori esterni.
• Supportare il CEO in aspetti organizzativi personali/familiari.

Gestione finanziaria di base:

• Gestire le spese dell'ufficio e i budget.
• Elaborare e registrare fatture e pagamenti.
• Monitorare i conti bancari e le transazioni finanziarie.
• Collaborare con il team finanziario per la preparazione di report finanziari di base.

Risorse umane:

• Supportare il processo di onboarding per i nuovi dipendenti.
• Gestire le presenze e le assenze dei dipendenti.
• Coordinare la formazione e lo sviluppo del personale.
• Gestire le comunicazioni interne e organizzare eventi aziendali.

Conformità e procedure:

• Assicurarsi che l'ufficio rispetti tutte le normative e le procedure aziendali.
• Mantenere la riservatezza delle informazioni finanziarie e aziendali.
• Implementare e migliorare le procedure amministrative.