Office Coordinator - For the prestigious Milano Cortina 2026 project

GL events; Milano; In loco; EUR 30.000 - 50.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Une entreprise d'événements recherche un(e) Office Coordinator à Milan. Vous soutiendrez le directeur de projet dans des activités administratives. Des responsabilités incluent l'organisation des voyages d'affaires et la gestion des événements. Un diplôme Bac+3 / 5 en gestion est requis. Ce rôle vous offre un environnement dynamique et collaboratif, avec un contrat à durée déterminée.

Servizi

Rôle clé dans un projet international

Environnement dynamique et collaboratif

Contrat à durée déterminée

Competenze

• 2-3 ans d'expérience dans des rôles similaires.
• Expérience dans des environnements internationaux.
• Langues : Italien courant requis, plus Anglais et/ou Français.

Mansioni

• Organiser les voyages d'affaires et les transferts.
• Soutenir la planification d'événements internes et externes.
• Gérer les arrangements d'hébergement.

Conoscenze

Gestion administrative

Compétences organisationnelles

Proactivité

Capacités interpersonnelles

Fiabilité

Formazione

Diplôme Bac+3 / 5 en gestion ou administration

Descrizione del lavoro

Description de l\'entreprise

GL events, groupe intégré des métiers de l\'événement, opère sur trois segments : organisation d’événements, gestion d’espaces et services pour salons et congrès. Son modèle repose sur des centres de profits à taille humaine, favorisant proximité client, épanouissement professionnel, autonomie et responsabilité. Avec 1427 M€ de CA (2023) dont 45% à l’international, GL events s’appuie sur ses collaborateurs dans plus de 90 pays pour poursuivre son développement.

Poste

As Office Coordinator, you will join an international and challenging environment, supporting the Project Director and project team in administrative, logistical, and organizational activities. You will play a key role in ensuring the efficiency and smooth operation of the office.

Responsabilités clés

• Organize business travel and transfers (flights, trains, hotels, car rentals)
• Support the planning of internal and external events
• Manage accommodation arrangements for mobile team members
• Verify supplier invoices in collaboration with the Finance department
• Monitor office budget (rent, general expenses)
• Manage expense reports and company credit cards

Profil

• Degree (Bac+3 / 5) in management, administration, communication, or equivalent
• 2–3 years of experience in similar roles (Office Manager, Executive Assistant, Administration)
• Previous experience in international and multicultural environments
• Languages : fluent Italian required, plus English and / or French
• Strong organizational skills, autonomy, proactivity, and excellent interpersonal abilities
• Accuracy, reliability, and attention to detail, even under pressure
• Team spirit and adaptability in evolving contexts

Autres informations

What We Offer

• A key role in an international project of global significance
• A dynamic, collaborative, and stimulating environment
• Fixed-term contract starting immediately
• Employment contract under Italian CCNL Commercio, salary and level aligned with experience

Location : Milan – Centrale area