Office Assistant

Ingenium; Roma; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Buoni pasto

Job summary

Ingenium in Roma cerca un Office Assistant/Executive Assistant per supportare il General Counsel e il Management aziendale. La risorsa gestirà agenda, trasferte, riunioni e la preparazione di presentazioni e report, collaborando con CEO/COO e team su progetti e iniziative.

Richiesta laurea, ottima conoscenza di MS Office e fluente spagnolo e inglese. Contesto internazionale, sede a Roma, contratto a tempo pieno, buoni pasto inclusi.

Qualifications

• Laurea o titolo equivalente.
• Esperienza in ruoli di Office Assistant/EA.
• Ottima conoscenza MS Office e gestione agenda.

Responsibilities

• Gestione Office Management e supporto organizzativo alle attività aziendali.
• Supporto diretto al CEO, COO e General Counsel nelle attività quotidiane.
• Gestione agende, viaggi e trasferte; organizzazione riunioni e documenti.
• Preparazione di presentazioni, report e materiali per meeting.
• Supporto marketing/comunicazione e gestione contenuti aziendali.
• Coordinamento fornitori, approvvigionamenti e spazi di lavoro.

Skills

Office management

Executive support

Gestione agenda

Microsoft Office

Multilingue: Inglese/Spagnolo

Comunicazione

Problem solving

Education

Laurea o titolo equivalente

Tools

Outlook

PowerPoint

Excel

Job description

La risorsa sarà inserita all’interno dell’organizzazione con il ruolo di Office Assistant / Executive Assistant, con responsabilità di supporto organizzativo e operativo al General Counsel e, più in generale, al Management aziendale.

In particolare, si occuperà di:

• Gestione delle attività di Office Management e supporto organizzativo alle attività aziendali.
• Supporto diretto al CEO, COO e General Counsel nella gestione delle attività quotidiane, degli impegni e delle priorità.
• Gestione delle agende, pianificazione e coordinamento di appuntamenti, call, riunioni, eventi e incontri interni ed esterni.
• Organizzazione e preparazione delle riunioni aziendali, inclusa la predisposizione di documentazione, presentazioni e materiali necessari.
• Organizzazione e gestione delle trasferte di lavoro del Management, inclusa la prenotazione e il coordinamento di voli, treni, hotel e transfer.
• Preparazione, revisione e impaginazione di presentazioni aziendali, report, documenti e materiali destinati a meeting interni ed esterni.
• Supporto alle attività di marketing e comunicazione, inclusa la gestione dei social media, la creazione e l'aggiornamento dei contenuti, il mantenimento dei contenuti del sito web, le presentazioni corporate e le attività promozionali.
• Gestione dei rapporti con i fornitori di servizi generali necessari al funzionamento dell'ufficio.
• Coordinamento dell'organizzazione dell'ufficio, degli approvvigionamenti e dei materiali di consumo.
• Supervisione dei servizi esterni relativi alla pulizia, manutenzione e organizzazione degli spazi di lavoro, al fine di garantire un ambiente ordinato, efficiente e funzionale.
• Gestione e organizzazione delle sale riunioni, delle visite e degli incontri con clienti, consulenti, partner e altri interlocutori esterni.
• Gestione e smistamento della corrispondenza e delle comunicazioni generali.
• Gestione e aggiornamento della rubrica aziendale e dei contatti professionali.
• Supporto al coordinamento delle attività tra Management, team aziendali e interlocutori esterni.
• Collaborazione con i diversi membri del team nella gestione di progetti, iniziative e attività speciali.
• Gestione della documentazione e delle informazioni aziendali con un elevato livello di riservatezza e discrezione.
• Supporto alle ulteriori esigenze organizzative e operative necessarie a garantire il corretto ed efficiente funzionamento dell'ufficio.
• Riporto diretto al General Counsel.
• Laurea o titolo di studio equivalente.
• Esperienza pregressa, anche breve, in ruoli di Office Assistant, Executive Assistant, Personal Assistant o posizioni analoghe.
• Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Outlook, Word, Excel e PowerPoint.
• Ottima capacità di gestione di agende, appuntamenti, meeting, trasferte e priorità.
• Italiano madrelingua o conoscenza equivalente.
• Requisito imprescindibile: ottima conoscenza della lingua spagnola, scritta e parlata.
• Requisito imprescindibile: ottima conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata.
• La conoscenza della lingua tedesca costituisce un plus.
• Ottime capacità organizzative e di pianificazione.
• Capacità di gestire contemporaneamente più attività, interlocutori e scadenze.
• Precisione, affidabilità e forte attenzione ai dettagli.
• Elevato livello di riservatezza e discrezione, considerata la natura delle informazioni gestite.
• Ottime capacità relazionali e comunicative, anche nell’interazione con interlocutori senior ed esterni all’azienda.
• Proattività, autonomia e capacità di problem solving.
• Flessibilità e capacità di adattarsi rapidamente alle priorità aziendali.
• Ottime presentation skills e particolare attenzione alla qualità formale di presentazioni e documenti.
• Contratto: Tempo pieno.
• Sede di lavoro: Roma.
• Data di inserimento: da definire.
• Benefit: Buoni pasto.

Ingenium è un’azienda specializzata nello sviluppo e finanziamento di progetti nel settore della Transizione Energetica, con oltre 15 anni di esperienza.

Il Gruppo Ingenium opera prevalentemente in Italia e Spagna e Germania e dispone di un portfolio di oltre 2500 MW di progetti attualmente in sviluppo o in gestione.

In continua e sostenibile crescita, Ingenium opera attraverso un team internazionale attivo in Italia, Spagna e altri mercati.