Office Assistant

Clutch; Ravenna; In loco; EUR 25.000 - 35.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Una prestigiosa società di ingegneria ricerca un/una Office Assistant per garantire il funzionamento efficiente delle attività d'ufficio. Il candidato ideale avrà esperienza in front office, competenze tecniche nell'uso del pacchetto Office e soft skills come autonomia e attenzione al dettaglio. Le responsabilità includeranno gestione del centralino, organizzazione di viaggi e supporto alla direzione amministrativa.

Competenze

• Esperienza di almeno 1-2 anni in front office o segreteria operativa.
• Conoscenza della lingua inglese scritta.
• Ottima padronanza del pacchetto Office.

Mansioni

• Gestione del centralino e smistamento telefonate.
• Organizzazione viaggi e prenotazioni.
• Gestione ordini di cancelleria e archiviazione documenti.

Conoscenze

Gestione documentazione

Organizzazione

Attenzione ai dettagli

Proattività

Strumenti

Pacchetto Office

Descrizione del lavoro

Per una prestigiosa società di ingegneria multidisciplinare specializzata nel settore real estate, punto di riferimento nel panorama milanese, siamo alla ricerca di un/una Office Assistant.

La figura selezionata avrà un ruolo strategico nel garantire il corretto funzionamento delle attività d'ufficio.

Responsabilità principali:

1. Gestione del centralino e smistamento delle telefonate in entrata.
2. Smistamento della posta in arrivo e invio di fax.
3. Gestione degli ordini di cancelleria: valutazione dei fornitori, controllo delle scorte e organizzazione degli spazi.
4. Prenotazione di servizi di spedizione (pony / corrieri) e monitoraggio delle consegne.
5. Disbrigo di pratiche presso enti e uffici postali.
6. Organizzazione di viaggi: prenotazioni di biglietti aerei e ferroviari, online o tramite agenzia.
7. Gestione delle business card aziendali: ordini e controllo delle scorte.
8. Assistenza nell'organizzazione di eventi interni ed esterni.
9. Supporto nella redazione di documenti tecnici.
10. Gestione e archiviazione di riviste tecniche e materiali bibliografici.
11. Supervisione del decoro e dell'ordine degli spazi aziendali e delle sale riunioni.
12. Ottimizzazione degli spazi di archiviazione e gestione.
13. Aggiornamento di file e database aziendali.
14. Supporto alla Direzione Amministrativa.
15. Supervisione e aggiornamento del materiale di presentazione aziendale, incluse brochure, CV dello staff e materiali di marketing.

Requisiti:

• Esperienza di almeno 1-2 anni in ruoli di front office, office management o segreteria operativa.
• Competenze tecniche: gestione di documentazione, appuntamenti e prenotazioni; ottima padronanza del pacchetto Office.
• Conoscenza della lingua inglese scritta.
• Soft skills: autonomia, proattività, organizzazione e attenzione al dettaglio.

Si valutano anche candidature per ruoli part-time.