Office Administrator

Ports 1961; Milano; In loco; EUR 35.000 - 50.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Un'azienda internazionale cerca un OFFICE ADMINISTRATOR a Milano. Sarai responsabile della gestione quotidiana dell'ufficio, della comunicazione tra i reparti e del supporto all'amministrazione. Richiesta un'ottima conoscenza della lingua inglese e 5-7 anni di esperienza nella gestione amministrativa. Offriamo una posizione a tempo pieno e un ambiente di lavoro dinamico.

Competenze

• 5-7 anni o più di esperienza nella gestione amministrativa degli uffici.
• Esperienza in coordinamento di uffici remoti e implementazione di politiche regionali è vantaggiosa.
• Flessibilità, apertura mentale e desiderio di ottenere risultati migliori.

Mansioni

• Gestire comunicazioni con gli uffici asiatici per il piano di continuità operativa.
• Eseguire compiti amministrativi e supportare il dipartimento finanza e contabilità.
• Monitorare le prestazioni dell'hardware e del software IT.

Conoscenze

Flessibilità

Capacità relazionali

Comunicazione

Ottimo inglese parlato e scritto

Formazione

Diploma o Laurea

Descrizione del lavoro

OFFICE ADMINISTRATOR

Responsabilità

Riportando direttamente ad un responsabile in Asia, comunicherà quotidianamente con gli uffici asiatici per il piano di continuità operativa, assicurandosi che le policy e le procedure siano ben implementate.

Eseguirà compiti amministrativi, tra cui il supporto generale all'ufficio, gli acquisti generali, le assicurazioni, i contratti e la documentazione del building, le riparazioni e la manutenzione.

Supporterà il dipartimento finanza e contabilità, gestendo piccole spese e rimborsi, monitorando entrate e uscite.

Monitorerà le prestazioni dell'hardware e del software IT, agendo come referente per i contatti e le negoziazioni con i fornitori per ottenere le migliori soluzioni nel rispetto del budget approvato.

Manterrà buoni rapporti con i vari fornitori, negoziando termini contrattuali e accordi sui livelli di servizio.

Collaborerà con gli uffici della sede per gestire, modificare e migliorare il flusso di lavoro, ottimizzando l'uso delle risorse aziendali.

Fornirà servizi tempestivi e qualificati al personale.

Assisterà nell'organizzazione di eventi aziendali.

Preparerà il budget annuale per costi e spese amministrative.

Gestirà progetti ad hoc

• Requisiti per il lavoro
• Diploma o Laurea
• 5-7 anni o più di esperienza nella gestione amministrativa degli uffici
• Flessibilità, apertura mentale e desiderio di ottenere risultati migliori
• Forti capacità relazionali e di comunicazione
• Ottimo inglese parlato e scritto

Tipi di lavoro : Tempo pieno, Permanente

Considerazioni COVID-19 :

L'azienda adotta un proprio protocollo Covid

Lingua :

Inglese (di fondamentale importanza per la selezione)

Responsabilità quotidiane di gestione ufficio e comunicazione tra reparti, con compiti multilivello in modo professionale e tempestivo.

Responsibilities

Report to an expatriate senior executive

Communicate with Asia offices for business continuity plan. Ensure policies and procedures are well deployed

Perform administrative duties including general office support, general procurement, insurance, facilities contracts and documentation, repair and maintenance

Support Finance and Accounting including bookkeeping, manage petty cash and reimbursement, monitor income and expenses, filing and maintenance of documents and accounting records

Monitor IT hardware and software performance. Act as the focal person to liaise and negotiate with vendors for the best solutions within the approved budget

Maintain good relationships with various vendors and negotiate contract terms and service level agreements

Liaise with site offices to manage, modify, and improve workflow, optimizing resource use

Manage the team to provide timely and qualified services to staff

Assist in organizing company events

Prepare annual budgets for costs and administrative expenses

Handle ad hoc projects

Job Requirements

University graduate

5-7 years or more of office administration management experience

Experience in coordinating remote offices and deploying regional policies is advantageous

Flexible, open-minded, eager to achieve better results

Strong interpersonal and communication skills

Excellent spoken and written English