Mitarbeiter:in im Personalbüro

Freie Universität Bozen; Bolzano; In loco; EUR 25.000 - 35.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Die Freie Universität Bozen sucht einen Verwaltungsassistenten (m/w/d) zur Verstärkung des Teams in Bozen. Die Rolle umfasst vielfältige organisatorische Aufgaben im Personalmanagement, die Unterstützung bei der Einstellung und Verwaltung des Personals sowie die Erstellung mehrsprachiger Dokumente. Wir bieten ein professionelles Arbeitsumfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten, flexible Arbeitszeiten und ein motiviertes Team.

Servizi

Professionelles Arbeitsumfeld

Gezielte fachliche und persönliche Weiterentwicklung

Teilweise Smart Working möglich

Flexible Arbeitszeiten

Competenze

• Berufserfahrung in einer Verwaltung mit Organisations- bzw. Sekretariatsaufgaben.
• Zweisprachigkeitsnachweis C1 oder gleichwertige Sprachzertifikate.
• Proaktive Persönlichkeit mit Sinn für die Anliegen der Mitarbeitenden.

Mansioni

• Mitarbeit im Personalmanagement und Verwaltung des technischen und Verwaltungspersonals.
• Koordination externer Aufträge und Gestaltung familienfreundlicher Arbeitsbedingungen.
• Erstellung mehrsprachiger Unterlagen und Unterstützung im Tagesgeschäft.

Conoscenze

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Lösungsorientierung

Formazione

Abschluss eines dreijährigen Hochschulstudiums

Strumenti

Windows O365 Anwendungen

Descrizione del lavoro

Bewerbungsfrist

27.06.2025, 12:00 Uhr

Ihr Arbeitssitz

Campus Bozen, Servicestelle Verwaltungspersonal

Ihr Arbeitsvertrag und Ihr Berufsprofil

Befristeter Arbeitsvertrag, Einstufung als „Verwaltungsassistent:in II. Ebene“

Zulassungsvoraussetzungen

• Abschluss eines dreijährigen Hochschulstudiums
• Zweisprachigkeitsnachweis C1 (ehem. Niveau A) oder gleichwertige Sprachzertifikate C1 in den vier Fertigkeiten (Hören, Lesen, Schreiben, Sprechen)
• Berufserfahrung in einer Verwaltung mit Organisations- bzw. Sekretariatsaufgaben (bitte erklären Sie das im online-Formular/in Ihrem CV)

Sie haben noch keinen Zweisprachigkeitsnachweis und sind an diesem Auswahlverfahren interessiert? Weiter unten (s. Weitere Informationen) sind verschiedene Möglichkeiten aufgelistet, wie Sie eine sprachliche Zertifizierung erlangen können, um an unserem Auswahlverfahren teilzunehmen.

Ihre Tätigkeiten

Zur Verstärkung unseres Teams übernehmen Sie vielfältige und verantwortungsvolle Tätigkeiten, insbesondere:

• Mitarbeit im Personalmanagement: Sie unterstützen bei der Einstellung und Verwaltung des technischen und Verwaltungspersonals, einschließlich der Ausarbeitung von Arbeitsverträgen.
• Koordination externer Aufträge: Sie verwalten die Auftragserteilungen für externe Referent:innen, Beratende und weitere externe Mitarbeitende.
• Gestaltung familienfreundlicher Arbeitsbedingungen: Sie verwirklichen Projekte zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
• Erstellung von Unterlagen: Sie verfassen mehrsprachige Mitteilungen, Vereinbarungen, Zertifikate und weitere Dokumente.
• Teamunterstützung: Sie bringen sich aktiv in die Weiterentwicklung der Servicestelle Verwaltungspersonal ein und übernehmen spezifische Aufgaben im Tagesgeschäft.

Was Sie mitbringen sollten

• Berufserfahrung in Bezug auf die in der Ausschreibung angeführten Tätigkeiten
• Berufserfahrung im HR-Bereich stellt einen Pluspunkt dar
• proaktive Persönlichkeit mit Sinn für die Anliegen der Mitarbeitenden und Sensibilität und Interesse an Familienthemen
• ausgeprägtes Organisationstalent und Lösungsorientierung
• zielorientiertes, termingerechtes und selbständiges Arbeiten
• hohe Sozialkompetenz und Kommunikations- und Teamfähigkeit
• gute Kenntnisse der Windows O365 Anwendungen (Word, Excel usw.)
• sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

Wir bieten Ihnen

• ein professionelles Arbeitsumfeld in einem spannenden, multikulturellen und modernen Kontext mit interessanten und abwechslungsreichen Tätigkeiten
• gezielte fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch Aus- und Weiterbildungsangebote
• eigenverantwortliches Arbeiten in einem motivierten Team
• die Möglichkeit teilweise in Smart Working zu arbeiten
• verschiedene Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf mit planbaren und flexiblen Arbeitszeiten (Zertifikat audit familieundberuf)

So bewerben Sie sich

Bewerbungen werden ausschließlich über das Bewerbungsportal der unibz angenommen.

Bei der Eingabe der Daten ins Online-Portal müssen außerdem folgende Bewerbungsunterlagen hochgeladen werden:

• Bewerbungsschreiben (mit originaler Unterschrift auf dem Dokument bzw. elektronischer zertifizierter Unterschrift)
• Lebenslauf (mit Datum und Unterschrift, nicht älter als 6 Monate)
• Kopie eines Ausweisdokuments

Es werden nur vollständige Bewerbungen zum Auswahlverfahren zugelassen.

Weitere Informationen

• Die Vorstellungsgespräche finden in der Woche vom 7. oder 14. Juli 2025 in Bozen statt und werden vorrangig in Präsenz abgehalten. Die genauen Modalitäten werden den Bewerber:innen in der schriftlichen Einladung zum Vorstellungsgespräch mitgeteilt.

• Im Laufe des Vorstellungsgesprächs werden spezifische Fragen bezogen auf die im Stellenprofil angeführten Kriterien gestellt.

• Sie möchten sich für diese Stelle bewerben, sind aber noch nicht im Besitz des Zweisprachigkeitsnachweises bzw. gleichwertiger Sprachzertifikate gemäß Zulassungsvoraussetzungen?
  Sie haben folgende Möglichkeiten:

1. Sie können eine Vorverlegung des Prüfungstermins für den Erwerb des Zweisprachigkeitsnachweises bei der Dienststelle für Zwei- und Dreisprachigkeitsprüfungen beantragen.
2. Sie können zu unserem Auswahlverfahren zugelassen werden, auch wenn Sie zum Zeitpunkt der Bewerbung lediglich die Kenntnis der zweiten Landessprache anhand von einem Sprachzertifikat nachweisen können. Auf den Webseiten des zuständigen Landesamtes können Sie überprüfen, welche Sprachzertifikate anerkannt werden.
3. Für alle weiteren Informationen zur Erlangung des Zweisprachigkeitsnachweises wenden Sie sich bitte an die Dienststelle für die Zwei- und Dreisprachigkeitsprüfungen der Autonomen Provinz Bozen.

• Das Ergebnis der Auswahl für diese Stelle wird nach Abschluss des Verfahrens unter folgendem Link veröffentlicht.
• Wir informieren Sie, dass die im Zusammenhang mit diesem Auswahlverfahren erlangten Informationen über Verstöße („Whistleblowing“) unter folgendem Link gemeldet werden können.