Facilities and Administrative Assistant

Ortho Clinical Diagnostics; Pavia; In loco; EUR 25.000 - 35.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Una importante azienda di diagnostica è alla ricerca di un Assistente alle Strutture e Amministrativo per garantire il corretto funzionamento delle operazioni di ufficio a Milano. Le responsabilità includono la gestione di attività amministrative quotidiane, supporto per eventi e coordinamento degli approvvigionamenti. Il candidato ideale possiede un diploma, esperienza pregressa, e ottime capacità organizzative. Offriamo un ambiente di lavoro stimolante e supporto per la crescita professionale.

Competenze

• Esperienza pregressa in un ruolo simile, preferibilmente in una azienda strutturata.
• Eccellenti capacità organizzative e gestione del tempo.
• Attitudine al problem solving e orientamento al cliente.

Mansioni

• Gestire le attività di front-office e accoglienza ospiti.
• Supportare l’organizzazione di eventi aziendali.
• Controllare e approvvigionare materiale per l’ufficio.

Conoscenze

Competenze organizzative

Multitasking

Problem solving

Buona conoscenza dell'inglese

Formazione

Diploma di maturità o laurea breve

Strumenti

Microsoft Office

Descrizione del lavoro

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Facilities and Administrative Assistant Apply locations Italy - Milan time type Full time posted on Posted Today job requisition id R0015453 The Opportunity

QuidelOrtho unites the strengths of Quidel Corporation and Ortho Clinical Diagnostics, creating a world-leading in vitro diagnostics company with award-winning expertise in immunoassay and molecular testing, clinical chemistry and transfusion medicine. We are more than 6,000 strong and do business in over 130 countries, providing answers with fast, accurate and consistent testing where and when they are needed most – home to hospital, lab to clinic.

Our culture puts our team members first and prioritizes actions that support happiness, inspiration and engagement. We strive to build meaningful connections with each other as we believe that employee happiness and business success are linked. Join us in our mission to transform the power of diagnostics into a healthier future for all.

About QuidelOrtho Italy

The Milan office represents the heart of QuidelOrtho Italia's corporate strategy. Our Italian organization is composed of about 70 people : 30% of the staff is based in the office and covers Finance, QRC, IT, People and Culture, General Services, Sales, Administration and Tender functions; the rest of the team is instead located throughout the country where, playing the role of Account Manager, Field Engineer or Laboratory Specialist, takes care of our customers, both from a commercial and technical-specialist point of view. Thanks to the strength of this structure, Italy ranks as the most profitable market among mature countries. Ortho can provide highly specialized support, guaranteeing the highest quality and reliability of the product and contributing every day to safeguarding the well-being of each patient.

Your new role

As a Facilities and Administrative Assistant, you will play a key role in ensuring the smooth running of our office operations. You will be responsible for coordinating day-to-day administrative tasks, managing office supplies, organizing internal events, and ensuring the proper maintenance of office facilities. Your work will directly contribute to maintaining an efficient and welcoming work environment for the entire team.

What you'll be doing

Gestione delle attività di front-office e accoglienza ospiti

Supporto nell’organizzazione e gestione di eventi aziendali di tutte le BU, tra cui congressi nazionali e locali, supportando i dipartimenti Marketing e Sales.

Organizzazione e coordinamento di meeting aziendali, training sia di prodotto che di formazione, sia in sede che fuori sede.

Inserimento ordini su piattaforma aziendale ARIBA (Telepass, ticket restaurant, dichiarazioni fiscali 730, check-up e altre attività amministrative).

Utilizzo della piattaforma Alanda per il monitoraggio e l'inserimento delle attività Sales / Marketing HCC.

Gestione di eventuali multe relative alla movimentazione dei veicoli aziendali (drivers in / out) e mantenimento di un archivio aggiornato

Gestione della corrispondenza e delle attività amministrative quotidiane legate al supporto dell’ufficio.

Controllo e approvvigionamento di materiale per l’ufficio, gestendo acquisti e necessità quotidiane.

Gestione e coordinamento della sala break, incluse attività di riordino food & beverage e organizzazione catering per meeting aziendali.

Punto di riferimento per l’attivazione di interventi da parte di fornitori esterni in caso di problematiche all'interno degli uffici (manutenzioni e anomalie).

Monitoraggio e verifica della qualità dei lavori di riparazione e manutenzione eseguiti dai fornitori esterni, inclusi gli impianti e la pulizia degli spazi.

Supporto per aggiornamento Albi Fornitori, Caricamento in SAP dei contratti d’appalto per la contract compliance

Supporto per la documentazione dei collaudi e conseguente fatturazione dei canoni di noleggio

What you'll need to succeed

Diploma di maturità o laurea breve

Esperienza pregressa in un ruolo simile, preferibilmente all’interno di una realtà aziendale strutturata e dinamica.

Buona conoscenza della lingua inglese (livello intermedio).

Competenze avanzate nell’utilizzo del pacchetto Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

Eccellenti capacità organizzative, gestione del tempo, proattività e multitasking.

Esperienza nella gestione di eventi aziendali e nella coordinazione di attività amministrative e logistiche.

Attitudine al problem solving e orientamento al cliente interno ed esterno.

Ottime doti relazionali e capacità di lavorare in team.

Le persone interessate possono inviare la propria candidatura con autorizzazione ai sensi del dlgs. 196 / 2003. La ricerca rispetta il d.lgs. 198 / 2006 ed è aperta a candidat

• di qualsiasi orientamento o espressione di genere, orientamento sessuale, età, etnia e credo religioso. Il presente annuncio è stato ideato nel rispetto della diversity e dell’inclusività».

Equal Opportunity

QuidelOrtho believes in Equal Opportunity for all and is committed to ensuring all individuals, including individuals with disabilities, have an opportunity to apply for those positions that they are interested in and qualify for without regard to race, religion, color, national origin, citizenship, sex, sexual orientation, gender identity, age, veteran status, disability, genetic information, or any other protected characteristic. QuidelOrtho is also committed to providing reasonable accommodations to qualified individuals so that an individual can perform the duties. If you are interested in applying for an employment opportunity and require special assistance or an accommodation to apply due to a disability, please contact us at .

LI-AM1

Welcome

QuidelOrtho unites the strengths of Quidel Corporation and Ortho Clinical Diagnostics, creating a world-leading in vitro diagnostics company with award-winning expertise in immunoassay and molecular testing, clinical chemistry and transfusion medicine. We are more than 6,000 strong and do business in over 130 countries, providing answers with fast, accurate and consistent testing where and when they are needed most – home to hospital, lab to clinic.

Our culture puts our team members first and prioritizes actions that support happiness, inspiration and engagement. We strive to build meaningful connections with each other as we believe that employee happiness and business success are linked. Join us in our mission to transform the power of diagnostics into a healthier future for all.

Important : Don’t see a current job opportunity that is just right for you?Take 2 minutes and create a customjob alert which will notify you when we post a position which matches your interests. It is quick and easy and will make your career search easier.

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QuidelOrtho believes in Equal Opportunity for all and is committed to ensuring all individuals, including individuals with disabilities, have an opportunity to apply for those positions that they are interested in and qualify for without regard to race, religion, color, national origin, citizenship, sex, sexual orientation, gender identity, age, veteran status, disability, genetic information, or any other protected characteristic. QuidelOrtho is also committed to providing reasonable accommodations to qualified individuals so that an individual can perform their job related duties. If you are interested in applying for an employment opportunity and require special assistance or an accommodation to apply due to a disability, please contact us at

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