Executive Assistant to CEO

JSB Solutions; Firenze; Ibrido; EUR 35.000 - 60.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

An established industry player is seeking an Executive Assistant to the CEO, who will play a pivotal role in enhancing operational efficiency and decision-making processes. This dynamic position requires at least 5 years of experience, strong organizational and problem-solving skills, and the ability to handle confidential information with discretion. The role offers the chance to collaborate closely with top management and engage with various stakeholders in a stimulating and growing professional environment. If you thrive in fast-paced settings and are adaptable to changing priorities, this opportunity is perfect for you.

Servizi

Continuous Training

Growth Opportunities

Collaboration with Top Management

Flexible Working Hours

Competenze

• 5+ years as an Executive Assistant to the CEO with strong organizational skills.
• Ability to manage multiple tasks effectively and maintain confidentiality.

Mansioni

• Manage and organize the CEO's agenda and communications.
• Support decision-making processes and represent the CEO in meetings.

Conoscenze

Organizational Skills

Problem Solving

Communication Skills

Confidentiality

English Proficiency

Office Suite Proficiency

Strumenti

Microsoft Office

Descrizione del lavoro

JSB Solutions – azienda leader nei servizi life sciences con focus su consulenza, gestione studi clinici e sviluppo software - ricerca per il potenziamento del proprio organico un Executive Assistant to CEO (JSB.SRF.25.016) da inserire a diretto riporto del CEO.

Chi siamo:

Con quattro sedi operative in Italia (Firenze, Parma, Milano e Roma), supportiamo le principali aziende farmaceutiche nei processi di compliance, di gestione di studi clinici e sviluppo piattaforme software combinando expertise tecnico e approccio consulenziale.

Il ruolo:

L'Executive Assistant rappresenta oggi una figura professionale strategica, ben lontana dalla tradizionale immagine dell'assistenza segretariale limitata a mansioni puramente operative. Il candidato ideale ha quindi maturato una solida esperienza in tal senso di almeno 5 anni nel ruolo e fungerà da interfaccia dinamica tra il CEO e l'intera struttura aziendale. Avrà l'opportunità di giocare un ruolo chiave nei processi decisionali dell'organizzazione, gestendo in modo strategico l'agenda del CEO e contribuendo attivamente all'efficienza operativa dell'azienda.

Responsabilità principali:

• Pianificazione: gestire, pianificare e organizzare l'agenda del CEO;
• Interfaccia dirigenziale: fungere da punto di contatto tra il CEO e altri dirigenti o membri del board;
• Gestione corrispondenza: filtrare e gestire email e comunicazioni importanti;
• Rappresentanza: partecipare a riunioni selezionate come rappresentante del CEO quando necessario;
• Ruolo di "riferimento centrale": rappresentare il primo punto di contatto, filtrando informazioni e richieste con competenza e discernimento;
• Supporto decisionale: contribuire ai processi decisionali, anticipando necessità e identificando potenziali problemi;
• Organizzazione: organizzare meeting, riunioni e incontri con eventuale allestimento delle sale e accoglienza partecipanti;
• Gestione eventi: organizzare eventi aziendali in collaborazione con le altre figure aziendali predisposte;
• Documentazione: preparare presentazioni, reportistica e gestire documenti confidenziali;
• Supporto viaggi: coordinare logistica, prenotazioni e documentazione per i viaggi d'affari del CEO.
  
  

Ambiti di competenza aggiuntivi:

• Gestione della comunicazione: supportare nell'organizzazione del piano di comunicazione aziendale e nella gestione della comunicazione con enti pubblici e privati;
• Miglioramento continuo: identificare aree di miglioramento e proporre soluzioni innovative per ottimizzare i processi.
  
  

Requisiti richiesti dal ruolo:

• Esperienza di almeno 5 anni maturata in ruoli di Executive Assistant a diretto riporto del CEO;
• Ottime doti organizzative, capacità di gestire in modo efficace ed efficiente più compiti contemporaneamente;
• Spiccata attitudine al problem solving trovando soluzioni efficaci anche in situazioni di assenza del CEO;
• Spiccate capacità comunicative e relazionali;
• Buona conoscenza della lingua inglese parlata e scritta;
• Ottimo utilizzo del pacchetto Office;
• Disponibilità a occasionali trasferte presso le altre sedi dell'azienda;
• Elevata riservatezza nella gestione di informazioni confidenziali;
• Capacità di gestire lo stress e mantenere lucidità in situazioni di pressione;
• Flessibilità e adattabilità ai cambiamenti e alle nuove priorità.
  
  

Proponiamo:

• Inserimento in un contesto professionale stimolante e in forte crescita;
• Collaborazione in progetti che prevedono il coinvolgimento e l'interazione con diversi stakeholders;
• Formazione continua;
• Possibilità di lavorare a stretto contatto con il top management;
• Ruolo centrale nei processi decisionali dell'azienda;
• Concrete opportunità di crescita professionale.
  
  

Sede di lavoro:

Area fiorentina.

Modalità di lavoro:

Prevalentemente headquarter, con possibilità di smart working occasionale da concordare direttamente con il CEO.