Executive Assistant

Webuild S.p.A.; Pavia; In loco; EUR 45.000 - 70.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Una rinomata azienda del settore ingegneristico è alla ricerca di un Process Coordination Manager per la sua sede a Milano. Il candidato ideale avrà la responsabilità di gestire le attività operative, facilitare la comunicazione tra vari attori e garantire l'organizzazione efficace di incontri e documentazione. Si richiede una laurea preferibilmente in materie umanistiche o economiche e un'esperienza significativa in funzioni simili, oltre a solide competenze in Office Management.

Competenze

• Esperienza pluriennale (5+ anni) in ruoli analoghi di assistenza a profili executive.
• Conoscenza professionale completa dell'Italiano e dell'Inglese.
• Capacità di adattamento e gestione delle priorità.

Mansioni

• Facilitazione e mediazione tra Management, dipendenti e clienti esterni.
• Gestione dell’agenda per il top management e pianificazione incontri.
• Emissioni di richieste d’acquisto e gestione approvazioni su applicativi web.

Conoscenze

Office Management

Leadership

Comunicazione

Analisi

Formazione

Laurea in materie umanistiche, economiche o organizzative

Strumenti

Excel

PowerPoint

SAP

Descrizione del lavoro

La Risorsa sarà inserita all’interno della Funzione Supply Chain del Gruppo con ruolo di Process Coordination Manager, con base a Milano, e opererà a diretto riporto del Chief Supply Chain Officer , supportandolo nella gestione quotidiana delle attività operative e di coordinamento.

In particolare, curerà le seguenti attività :

• Facilitazione e mediazione tra il Management, i dipendenti e / o clienti esterni, favorendo una comunicazione efficace e bidirezionale;
• Raccolta, analisi e formattazione di informazioni per la comunicazione interna ed esterna (memo, email, presentazioni, report);
• Coordinamento operativo di team di segreteria e supervisione delle attività quotidiane;
• Gestione dell’agenda per il top management e pianificazione di incontri, conferenze e videoconferenze;
• Organizzazione e gestione delle attività legate ai viaggi di lavoro tramite piattaforme gestionali e in coordinamento con l’agenzia dedicata;
• Monitoraggio delle scadenze e gestione dei tempi per la preparazione della documentazione destinata ai meeting direzionali;
• Organizzazione e supervisione dei meeting e incontri istituzionali, con la responsabilità di controllare il materiale e la documentazione da presentare;
• Emissioni di Richieste d’acquisto, entrata merci in Sap;
• Gestione delle richieste di approvazione su diversi applicativi web (viaggi, assunzioni, firma digitale);
• Cura dell’approvvigionamento di cancelleria, archiviazione e digitalizzazione della documentazione.

Competenze chiave :

• Laurea (preferibilmente in materie umanistiche, economiche o organizzative);
• Esperienza pluriennale (5+ anni) in ruoli analoghi di assistenza a profili executive o in contesti aziendali strutturati;
• Competenze solide in Office Management, con padronanza diExcel, PowerPoint e sistemi gestionali;
• Italiano e Inglese – conoscenza professionale completa.

Completano il profilo :

• Capacità di leadership operativa e organizzativa;
• Esperienza nella gestione di processi, policy e nel supporto a funzioni organizzative o consulenziali;
• Ottime doti comunicative, capacità di adattamento e gestione delle priorità.

Creare un avviso di lavoro per questa ricerca