Executive Assistant

Chaberton Professionals; Milano; In loco; EUR 40.000 - 50.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Una società nel settore della produzione a Milano cerca un/una Executive Assistant per supportare il General Manager e il team HR. Le responsabilità includono la gestione dell’agenda, il monitoraggio delle spese e la programmazione di eventi. È richiesta un'ottima conoscenza dell’inglese e dell’italiano, oltre a esperienza comprovata nel ruolo. L’azienda offre un contratto a tempo indeterminato e vari benefit.

Servizi

Mensa

Premio di produzione

Assicurazione sanitaria

Altri benefit aziendali

Competenze

• Almeno 5 anni di esperienza in un ruolo simile.
• Ottima conoscenza dell’inglese e dell’italiano, sia parlato che scritto.
• Competenze digitali e capacità di aumentare l’efficienza.

Mansioni

• Supporto alla gestione dell’agenda per il General Manager.
• Gestione e monitoraggio dei budget e delle spese.
• Organizzazione di eventi aziendali locali e attività di comunicazione interna.

Conoscenze

Competenze digitali

Attenzione ai dettagli

Capacità di lavorare in un contesto internazionale

Capacità di gestire complessità

Capacità organizzative

Ottima conoscenza di Excel

Formazione

Laurea

Strumenti

SAP

Concur

Descrizione del lavoro

Chaberton Professionals, divisione di Chaberton Partners dedicata alla Ricerca e Selezione di profili di Middle and Top Management, per una società nel settore della produzione, ricerca un/una Executive Assistant al General Manager e al team HR.

La figura sarà responsabile di un'ampia gamma di attività e fungerà da Executive Assistant per il General Manager, supportandolo nella gestione dell’agenda e garantendo il coordinamento e il supporto logistico, oltre a supportare il team HR per i piani formativi, la comunicazione interna, gli eventi di engagement e la gestione delle note spese. Sarà il super user locale di Concur (per prenotazioni e note spese).

Responsabilità

• Supporto alla Leadership: Assistere il General Manager nella gestione dell’agenda, prenotazioni e logistica.
• Gestione e monitoraggio dei budget: Tracciare le spese, fungere da primo punto di contatto per nuovi fornitori HR/GM e verificare le fatture con il Shared Service Center nel Regno Unito.
• Associazioni aziendali: Gestire iscrizioni, rinnovi e mantenimento delle affiliazioni aziendali.
• Organizzazione eventi: Organizzare eventi aziendali locali e visite internazionali.
• Supporto HR: Supportare il team HR nella gestione dei piani formativi, interfacciandosi con fornitori esterni per ordini d’acquisto e gestione delle fatture.
• Gestione delle spese: Responsabile delle note spese del GM. Superuser locale di Concur, responsabile della formazione dei nuovi dipendenti e punto di escalation per eventuali problematiche.
• Gestione carte di credito: Primo punto di contatto per richieste, formazione e supporto in caso di problematiche.
• Comunicazione interna: Pianificare ed eseguire le attività di comunicazione interna.
• Employee Engagement: Coordinare gli Ambasciatori di Great Place to Work per l’organizzazione di attività interne ed eventi di coinvolgimento.
• Community Affairs: Partecipare al team CA, ideando e coordinando attività benefiche durante l’anno.
• Certificazione Gender Equity: Agire come auditor interno in linea con le indicazioni del consulente.

Esperienza richiesta

• Almeno 5 anni di esperienza in un ruolo simile.
• Ottima conoscenza dell’inglese e dell’italiano, sia parlato che scritto.
• Competenze digitali, attenzione ai dettagli e capacità di utilizzare strumenti per aumentare l’efficienza e l’efficacia.

Competenze comportamentali richieste

• Capacità di lavorare in un contesto internazionale.
• Attitudine alla gestione della complessità.
• Forti capacità organizzative, capacità di lavorare sotto pressione e di gestire più priorità in parallelo.
• Ottima conoscenza di Excel.
• Laurea e conoscenza di SAP saranno considerate un plus.

Sede: Milano Nord. L’azienda è collegata con navetta alla metro Rho Fiera.

Orario: 09:00 - 18:00, con flessibilità in entrata e in uscita. 36 ore settimanali.

Offerta: contratto a tempo indeterminato con retribuzione tra 40.000 € e 50.000 €, mensa, premio di produzione, assicurazione sanitaria e altri benefit aziendali.

Inserimento: preferibilmente entro agosto, compatibilmente con le vacanze già prenotate.