Segreteria Amministrativa/Organizzativa

JR Italy; Roma; Ibrido; EUR 30.000 - 50.000; Part-time

Descrizione del lavoro

Un'associazione di ingegneria sismica cerca una figura per la segreteria amministrativa/organizzativa a Roma. La posizione prevede attività di gestione documentale, supporto alla direzione e utilizzo di software specifici. Offriamo un ambiente di lavoro ibrido e opportunità di crescita professionale in un contesto stimolante.

Servizi

Opportunità di crescita professionale

Ambiente professionale e collaborativo

Competenze

• Conoscenza della lingua inglese a livello intermedio.
• Capacità di organizzare e gestire riunioni.
• Esperienza nella gestione di pratiche amministrative.

Mansioni

• Gestione e archiviazione di pratiche amministrative.
• Supporto alla Direzione e alla Presidenza.
• Utilizzo di software gestionale e gestione della contabilità di base.

Conoscenze

Ottima padronanza del pacchetto Office

Problem-solving

Precisione

Ottime doti comunicative

Attitudine al lavoro in team

Strumenti

Software gestionale

Google Drive

Outlook

Descrizione del lavoro

Segreteria Amministrativa/Organizzativa, roma

Associazione ISI - Ingegneria Sismica Italiana

roma, Italy

Oggetto della posizione lavorativa: Segreteria Amministrativa/Organizzativa

Modalità: Ibrido

Luogo di lavoro: Roma

Tipologia: A contratto

Contratto: Partita Iva

Orario di lavoro: Dal lunedì al venerdì - Dalle 9:00 alle 13:00

Stiamo cercando una figura professionale da inserire nella struttura operativa di ISI nel ruolo di segreteria amministrativa/organizzativa, con competenze consolidate e uno spirito dinamico, che desideri lavorare in un ambiente stimolante e orientato al settore tecnico.

Attività principali

• Utilizzo del software gestionale in dotazione all’Associazione, posta elettronica ordinaria e certificata, archiviazione dati e documenti.
• Registrazione e gestione dei contratti con collaboratori, consulenti e fornitori.
• Redazione di lettere, circolari, e-mail, comunicazioni e convocazioni istituzionali in maniera chiara e professionale.
• Supporto alla Direzione e alla Presidenza nei rapporti istituzionali, commerciali e organizzativi.
• Gestione e archiviazione di pratiche amministrative (domande di iscrizione ecc.) in collaborazione con tesoriere e studio commercialista.
• Gestione di fatture, ricevute, pagamenti e contabilità di base, inclusa la preparazione di documenti per la reportistica contabile.
• Assistenza logistica e organizzativa, prima e durante gli eventi associativi, eventi pubblici e fiere di settore, con disponibilità a presenziare all’interno del territorio nazionale.
• Supporto alla struttura operativa di ISI nella gestione degli adempimenti ordinari e straordinari e predisposizione in autonomia di procedure organizzative/amministrative e relativi strumenti a supporto (strutture concettuali di pagine/portali web, registri, tabelle ecc.).
• Servizio di front-office per Associati, Istituzioni, partner e fornitori.
• Gestione professionale delle chiamate durante gli orari di apertura al pubblico, secondo un piano settimanale definito.
• Eventuale presenza operativa presso la sede istituzionale dell’Associazione, in base alle esigenze.
• Ottima padronanza del pacchetto Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Buona competenza nell’uso e configurazione del software gestionale in dotazione all’Associazione con capacità di organizzare e ottimizzare i flussi di lavoro e la gestione dei dati.
• Ottima competenza nella predisposizione di sondaggi (es. Google form) e più in generale di strumenti per il lavoro in condivisione (Google drive, 365 ecc.).
• Ottima competenza nell’uso di strumenti per la gestione della posta elettronica, in particolare Outlook, e per la gestione di caselle condivise, calendari e comunicazioni ufficiali.
• Precisione e capacità di lavorare in autonomia rispettando scadenze e priorità.
• Ottime doti comunicative sia scritte che orali, per relazionarsi con Associati, Istituzioni e fornitori.
• Problem-solving e flessibilità nel gestire imprevisti.
• Capacità di organizzare e gestire riunioni inclusa la stesura dei verbali.
• Conoscenza di base della contabilità (fatturazione, bilanci, registrazioni entrate/uscite).
• Attitudine al lavoro in team e al coordinamento di attività complesse.
• È richiesta la conoscenza della lingua inglese, almeno a livello intermedio, per la gestione di eventuali comunicazioni internazionali.
• Collaborazione con l’Associazione Nazionale di riferimento nel suo settore.
• Opportunità di crescita professionale e confronto con un network di alto livello.
• Un ambiente professionale e collaborativo, caratterizzato da attività eterogeneeestimolanti.