Coordination Secretary - MCU

EMERGENCY ONG Onlus; Milano; In loco; EUR 30.000 - 40.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Una ONG di rinomata reputazione è alla ricerca di un assistente per la Direzione della Medical Coordination Unit a Milano. Il candidato ideale avrà esperienza nel ruolo, una conoscenza fluente dell'inglese e capacità di gestire attività logistiche e amministrative. Questa posizione richiede ottime doti comunicative e la capacità di adattarsi a un ambiente dinamico, supportando la Direzione in attività quotidiane e nella pianificazione di eventi.

Competenze

• Esperienza pregressa nel ruolo di almeno 2 anni.
• Conoscenza fluente della lingua inglese (C1).
• Disponibilità alle trasferte.

Mansioni

• Gestire l’agenda della Direttrice e supportare nelle riunioni.
• Fornire supporto logistico e amministrativo alla MCU.
• Sviluppare e mantenere il sistema di archiviazione.

Conoscenze

Organizzazione

Capacità comunicative

Gestione del tempo

Strumenti

Microsoft Office

Microsoft Teams

Descrizione del lavoro

Pregressa esperienza maturata nel ruolo di segretaria e/o di assistente e ottima conoscenza della lingua inglese.

A diretto riporto della Direttrice della Medical Coordination Unit (MCU) ha il compito di supportare la figura di direzione nelle attività quotidiane e nella gestione della propria agenda, così da agevolare la sua pianificazione e l’organizzazione degli eventi in cui è coinvolta. Nonché di rispondere alle richieste in ambito logistico e amministrativo, come l’organizzazione delle trasferte, la compilazione delle RDA (richiesta di acquisto) e la preparazione di materiali.

Principali compiti e responsabilità:

• gestire l’agenda della Direttrice della MCU, in particolare tramite l’organizzazione, la preparazione e la partecipazione alle riunioni, predisponendo l’ordine del giorno, stilando la minuta e facendo azioni di follow up attraverso la condivisione degli action points
• supportare alla produzione e alla revisione dei materiali, quali presentazioni, documenti, progetti, report ad hoc a seconda delle necessità e delle singole richieste
• fornire un supporto di tipo logistico ai membri della MCU, quali firme di documenti, prenotazioni, condivisione di materiale divulgativo, iscrizioni a eventi esterni, ect
• rispondere alle richieste di tipo amministrativo, come la compilazione delle RDA relative alle spese della MCU, così da mantenere sotto controllo alcune voci di budget e fornire aggiornamenti in merito
• fungere da filtro tra quelle che sono le richieste dei diversi uffici – come tra i desk e il Direttore FOD e i componenti della MCU e la Direttrice - e quelle provenienti degli enti esterni
• sviluppare e monitorare un sistema di archiviazione (cartacea e digitale) della documentazione in possesso e prodotta
• mantenere aggiornata la piattaforma di Sharepoint contenente i protocolli medici e clinici prodotti e redatti dal MCU

Requisiti richiesti

• Esperienza pregressa nel ruolo di almeno 2 anni;
• Conoscenza fluente della lingua inglese (livello minimo richiesto: C1);
• Conoscenza del pacchetto Office e delle piattaforme multimediali, come Microsoft Teams;
• Disponibilità alle trasferte.

Completano il profilo uno spiccato orientamento al risultato con buone capacità organizzative e di gestione del tempo e ottime doti comunicative e relazionali. Si richiede, inoltre, flessibilità e capacità di adattarsi ad un ambiente in costante evoluzione.