Assistente Esecutivo - Categorie Protette ai sensi della Legge 68/99

Grupo Planeta; Roma; In loco; EUR 30.000 - 40.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Una società multinazionale cerca un Assistente Esecutivo in Roma per supportare il Direttore Generale. Il candidato ideale avrà oltre 5 anni di esperienza, eccellenti capacità organizzative e comunicative, e sarà responsabile della gestione dell'agenda, della corrispondenza e del coordinamento di eventi. Richiesta la conoscenza fluente dell'italiano e dell'inglese, con padronanza della suite Microsoft e piattaforme di meeting virtuali.

Competenze

• Oltre 5 anni di esperienza nel supporto a dirigenti C-suite o senior, preferibilmente in un ambiente multinazionale.
• Successo comprovato nella gestione di calendari complessi e informazioni riservate.
• Italiano a livello madrelingua e inglese fluente richiesti.

Mansioni

• Fornire supporto amministrativo, organizzativo e strategico.
• Gestire l’agenda e la corrispondenza del Direttore Generale.
• Essere il punto di contatto tra l'Ufficio Esecutivo e altri dipartimenti.

Conoscenze

Organizzazione e capacità di prioritizzazione eccezionali

Eccellenti capacità comunicative scritte e orali

Problem-solving proattivo e ingegnosità

Discrezione e affidabilità

Formazione

Laurea in Economia Aziendale, Comunicazione o campo correlato

Strumenti

Microsoft PowerPoint

Microsoft Excel

Microsoft 365

Piattaforme di meeting virtuali (Teams, Zoom)

Descrizione del lavoro

Assistente Esecutivo - Categorie Protette ai sensi della Legge 68/99, Rome

Rome, Italy

L’Assistente Esecutivo è la mano destra del nostro Direttore Generale, fornendo supporto amministrativo, organizzativo e strategico di alto livello. Questo ruolo garantisce il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane, anticipa le necessità e funge da collegamento critico tra l’Ufficio Esecutivo e gli stakeholder interni ed esterni, mantenendo i più alti standard di riservatezza e professionalità.

Gestione Calendario e Posta

• Pianificare e controllare l’agenda e la casella di posta del Direttore, coordinando riunioni, appuntamenti, viaggi, presentazioni e tutta la logistica correlata.
• Filtrare, dare priorità e smistare la corrispondenza per ottimizzare il tempo del Direttore Generale.

Interfaccia e Comunicazione

• Essere il principale punto di contatto tra l’Ufficio Esecutivo e tutti i dipartimenti, la segreteria e gli altri responsabili di divisione.
• Facilitare il flusso fluido di informazioni e i follow-up all’interno dell’organizzazione.

Risoluzione Problemi

• Gestire richieste e risolvere problemi entro l’ambito di autorità delegata, alleggerendo il carico routinario del Direttore.

Anticipazione e Supervisione

• Monitorare proattivamente le esigenze organizzative (incidenti, domande, carenze di risorse) e intervenire prima che i problemi si aggravino.

Documentazione e Archiviazione Riservata

• Redigere, modificare e formattare presentazioni, verbali di riunioni e altri documenti; gestire archiviazione e archiviazione sicura.

Accoglienza e Gestione Visitatori

• Ricevere e assistere chiamate e visitatori, garantendo un’esperienza professionale e ospitale.

Organizzazione Eventi

• Pianificare ed eseguire eventi interni/esterni, dal concept al follow-up (location, fornitori, budget, logistica).

Coordinamento Viaggi

• Prenotare viaggi nazionali e internazionali per dirigenti e dipendenti tramite l’agenzia aziendale, bilanciando qualità del servizio, conformità alle policy e controllo dei costi.

Gestione Spese e Contratti

• Monitorare budget, riconciliare spese, seguire fatture, gestire contratti fornitori e circolare documenti per la firma.
• Compilare aggiornamenti regolari e report ad hoc su KPI dipartimentali, milestone di progetto e performance di budget.

Gestione Emergenze

• Agire con decisione nelle emergenze, rispettando i protocolli aziendali di prevenzione e risposta.

Formazione
Laurea in Economia Aziendale, Comunicazione o in un campo correlato (o esperienza lavorativa equivalente).

Esperienza

• Oltre 5 anni di esperienza nel supporto a dirigenti C-suite o senior, preferibilmente in un ambiente multinazionale.
• Successo comprovato nella gestione di calendari complessi, viaggi e informazioni riservate.
• Competenza avanzata in Microsoft PowerPoint (storyboarding, formattazione, rifinitura visiva) ed Excel (tabelle pivot, funzioni di ricerca, analisi dati di base).
• Padronanza completa della suite Microsoft 365; familiarità con piattaforme di meeting virtuali (Teams, Zoom, ecc.).
• Italiano a livello madrelingua e inglese fluente richiesti; altre lingue come lo spagnolo sono altamente valutate.

Competenze Chiave

• Organizzazione e capacità di prioritizzazione eccezionali
• Discrezione e affidabilità
• Eccellenti capacità comunicative scritte e orali
• Problem-solving proattivo e ingegnosità
• Consapevolezza del budget e controllo dei costi
• Capacità di lavorare in squadra e ottime doti interpersonali

Condizioni di Lavoro e Altri Dettagli
Orario: Full-time, con disponibilità a gestire richieste fuori orario o nei weekend in caso di urgenze.

In Grupo Planeta offriamo pari opportunità. Ci impegniamo a trattare tutte le candidature in modo equo, basandoci sulle capacità, i risultati e l’esperienza, indipendentemente da razza, nazionalità, sesso, età, disabilità, orientamento sessuale, identità di genere o qualsiasi altra categoria protetta dalla legge.