Assistente Esecutivo - Categorie Protette ai sensi della Legge 68/99

Rome Business School; Roma; In loco; EUR 40.000 - 60.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Una scuola di formazione internazionale cerca un Assistente Esecutivo per supportare il Direttore Generale. La figura avrà la responsabilità di gestire l’agenda, le comunicazioni e le operazioni quotidiane. È richiesta esperienza nella gestione di calendari complessi e una laurea in Economia o Comunicazione. Offriamo un orario full-time con disponibilità a gestire richieste urgenti collegato al ruolo.

Competenze

• Oltre 5 anni di esperienza nel supporto a dirigenti C-suite o senior, preferibilmente in un ambiente multinazionale.
• Successo comprovato nella gestione di calendari complessi, viaggi e informazioni riservate.
• Lingue: italiano madrelingua e inglese fluente; altre lingue come lo spagnolo sono valorizzate.

Mansioni

• Pianificare e controllare l’agenda e la casella di posta del Direttore.
• Essere il principale punto di contatto tra l’Ufficio Esecutivo e tutti i dipartimenti.
• Redigere e formattare presentazioni e documenti.

Conoscenze

Organizzazione

Discrezione

Capacità comunicative

Problem-solving proattivo

Consapevolezza del budget

Lavoro di squadra

Formazione

Laurea in Economia Aziendale, Comunicazione o in campo correlato

Strumenti

PowerPoint

Excel

Microsoft 365

Teams

Zoom

Descrizione del lavoro

Assistente Esecutivo - Categorie Protette ai sensi della Legge 68/99

Join to apply for the Assistente Esecutivo - Categorie Protette ai sensi della Legge 68/99 role at Rome Business School

Overview

L’Assistente Esecutivo è la mano destra del nostro Direttore Generale, fornendo supporto amministrativo, organizzativo e strategico di alto livello. Questo ruolo garantisce il regolare svolgimento delle operations quotidiane, anticipa le necessità e funge da collegamento critico tra l’Ufficio Esecutivo e gli stakeholder interni ed esterni, mantenendo i più alti standard di riservatezza e professionalità.

Responsabilità

• Pianificare e controllare l’agenda e la casella di posta del Direttore, coordinando riunioni, appuntamenti, viaggi, presentazioni e tutta la logistica correlata.
• Filtrare, dare priorità e smistare la corrispondenza per ottimizzare il tempo del Direttore Generale.
• Essere il principale punto di contatto tra l’Ufficio Esecutivo e tutti i dipartimenti, la segreteria e gli altri responsabili di divisione.
• Facilitare il flusso fluido di informazioni e i follow-up all’interno dell’organizzazione.
• Gestire richieste e risolvere problemi entro l’ambito di autorità delegata, alleggerendo il carico routinario del Direttore.
• Monitorare proattivamente le esigenze organizzative (incidenti, domande, carenze di risorse) e intervenire prima che i problemi si aggravino.
• Redigere, modificare e formattare presentazioni, verbali di riunioni e altri documenti; gestire archiviazione e archiviazione sicura.
• Ricevere e assistere chiamate e visitatori, garantendo un’esperienza professionale e ospitale.
• Pianificare ed eseguire eventi interni/esterni, dal concept al follow-up (location, fornitori, budget, logistica).
• Prenotare viaggi nazionali e internazionali per dirigenti e dipendenti tramite l’agenzia aziendale, bilanciando qualità del servizio, conformità alle policy e controllo dei costi.
• Monitorare budget, riconciliare spese, seguire fatture, gestire contratti fornitori e circolare documenti per la firma.
• Compilare aggiornamenti regolari e report ad hoc su KPI dipartimentali, milestone di progetto e performance di budget.
• Agire con decisione nelle emergenze, rispettando i protocolli aziendali di prevenzione e risposta.

Qualifiche richieste

• Laurea in Economia Aziendale, Comunicazione o in un campo correlato (o esperienza lavorativa equivalente).
• Oltre 5 anni di esperienza nel supporto a dirigenti C-suite o senior, preferibilmente in un ambiente multinazionale.
• Successo comprovato nella gestione di calendari complessi, viaggi e informazioni riservate.
• Competenze tecniche: avanzata PowerPoint (storyboarding, formattazione), Excel (pivot, funzioni di ricerca), Microsoft 365; familiarità con Teams, Zoom e similari.
• Lingue: italiano madrelingua e inglese fluente; altre lingue come lo spagnolo sono valorizzate.
• Competenze chiave: organizzazione, discrezione, eccellenti capacità comunicative, problem-solving proattivo, consapevolezza del budget, lavoro di squadra.

Condizioni di lavoro e requisiti

Orario: Full-time, disponibilità a gestire richieste fuori orario o nei weekend in caso di urgenze.

Categoria Protetta: Appartenenza certificata alle Categorie Protette (Legge 68/99). Sarà necessario fornire documentazione a conferma durante il processo di selezione.

EEO: In Rome Business School offriamo pari opportunità. Ci impegniamo a trattare tutte le candidature in modo equo, basandoci sulle capacità, i risultati e l’esperienza, indipendentemente da razza, nazionalità, sesso, età, disabilità, orientamento sessuale, identità di genere o qualsiasi altra categoria protetta dalla legge.