Assistant Office Manager

Gruppo Terme & SPA Italia - DE MONTEL (ex Scuderie, Terme di Milano): stiamo cercando un/a "Assistant Office Management e Segreteria Organizzativa Generale" da inserire in organico per la nuova realtà di De Montel_Terme Milano (...la nuova Experience Destination a Milano per il wellness!)

Descrizione sintetica del ruolo:

L’Assistant Office Management e Segreteria Organizzativa Generale sarà responsabile della parte documentale, pratiche amministrative e gestionali riferite alla struttura, garantendo la correttezza nella archiviazione e gestione dei documenti, nonché favorire l’operatività dei processi negli uffici e il supporto alla Direzione e ai vari reparti.

Il ruolo prevede attività di segreteria generale, gestione documentale, archiviazione e di coordinamento per le pratiche amministrative, contribuendo all’efficienza e alla qualità della struttura degli uffici dell'azienda.

In particolare le attività da svolgere saranno le seguenti:

1. Segreteria generale e affari generali: gestione della corrispondenza, redazione di documenti e report, archiviazione e organizzazione delle attività di ufficio.
2. Supporto alla direzione: assistenza nella pianificazione e gestione delle attività aziendali, preparazione di documenti e gestione delle comunicazioni interne ed esterne.
3. Pratiche amministrative: supporto nella supervisione ed archiviazione dei documenti riferibili a pratiche vs le amministrazioni pubbliche, sanitarie, mediche o riferibili alla gestione operativa della struttura.
4. Coordinamento dei servizi generali: supporto per la gestione documentale e supervisione degli acquisti di materiali per ufficio, gestione delle scadenze e monitoraggio delle esigenze operative.
5. Supporto nella interfaccia con clienti, fornitori e collaboratori, garantendo un’efficace comunicazione e supporto.
6. Supporto operativo nella gestione eventi e meeting, incluse le liste di prenotazioni, logistica e gestione degli ospiti.
7. Collaborazione con i vari reparti per assicurare la fluidità delle comunicazioni interne e per l'efficienza dell'ufficio.
8. Adeguamento e/o aggiornamento dei manuali di autocontrollo, delle procedure Health & Safety e di quelle operative, come da linee guida comunicate dalla Direzione.
9. Seguire e rispettare le norme, le procedure operative e le indicazioni aziendali.

Il requisiti del candidato ideale sono:

1. Esperienza pregressa in ruoli di segreteria-archiviazione, office management, preferibilmente nel settore dell’ospitalità o in strutture ricettive.
2. Ottima conoscenza del pacchetto Office, di software gestionali per la contabilità.
3. Capacità organizzative e di problem solving.
4. Doti relazionali e comunicative eccellenti.
5. Buona conoscenza della lingua inglese (altre lingue costituiscono un plus).
6. Precisione, riservatezza e capacità di lavorare in autonomia.
7. Disponibile a lavorare su orari flessibili calendarizzati di settimana in settimana compresi week end e festivi.
8. La provenienza lavorativa da aziende nei settori dell'hospitality, wellness, hotellerie, termale o affini sarà considerato un plus;
9. Disponibilità a trasferte presso altre sedi del Gruppo (es. Terme di Saturnia, MonticelloSPA, Terme di Chianciano, etc.).

Sede e Tipologia di lavoro:

1. L'attività è da intendersi in presenza.
2. Tipologia contrattuale: Tempo Indeterminato/T. Determinato, full time.
3. Il livello di retribuzione e altri elementi saranno valutati in base alle competenze ed esperienze.
4. La sede di svolgimento del lavoro è presso gli uffici di riferimento per la struttura di De Montel-ex Scuderie Terme di Milano (zona San Siro).

Il GRUPPO TERME & SPA ITALIA riunisce assets che realizzano un ambizioso progetto di Health Tourism, Hospitality e Leisure, unico in Italia e rispondente ad un mercato turistico internazionale che domanda Benessere e Cure: oltre De Montel, fanno parte del Gruppo importanti asset tra cui Terme di Saturnia Natural Destination SPA e Golf Resort; Terme di Chianciano; Monticello SPA; Salice Terme; etc.

In un contesto di offerte benessere e cure sempre più standardizzato e privo di presidi sanitari e competenze mirate, le terme offrono il mix ideale per unire l'esperienza benessere a quella salutare. I Brand storici del GRUPPO TERME & SPA ITALIA basano la propria offerta di benessere e cure, nel senso più ampio di "Well-Being", sulle diversità legate alle sue vere e uniche SORGENTI TERMALI NATURALI, e dei territori, delle storie, delle culture, dell'ospitalità ad esse legate da secoli.

Scuderie de Montel: ubicate nella zona di San Siro, nella zona nord-occidentale di Milano, poco fuori la circonvallazione esterna… Un luogo tra storia e il nuovo, per creare un senso di distacco dal presente urbano, uno spazio minimale ma estremamente accogliente e confortevole, contemporaneo con elementi e materiali organici.

Se il tuo profilo è in linea con gli elementi indicati sopra inviaci il tuo CV aggiornato unitamente ad una lettera di motivazione; hai l'opportunità di essere uno dei protagonisti di un importante progetto strategico e di agire il ruolo di HRBP in una location magica.

Il presente annuncio si rivolge ai candidati di ambo i sessi (Art. 27, comma 5, D.Lgs. 198/06). I candidati potranno inviare la propria risposta rilasciando specifica autorizzazione ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) relativo al trattamento dei dati personali.