Addetta/Addetto Alla Reception E Segreteria Aziendale

Generazione Vincente S.P.A.; Bardi; On-site; EUR 24,000 - 27,000; Full time

Job summary

Generazione Vincente S.P.A. cerca una persona da inserire come Addetta/Adetto alla Reception e Segreteria Aziendale presso la sede di Villanova sull'Arda (PC).

La risorsa sarà responsabile dell'accoglienza, gestione centralino, agenda e prenotazioni, oltre a supportare l'organizzazione di riunioni e viaggi per dipendenti e ospiti. Richiesto diploma superiore e buona conoscenza dell'inglese; ottima padronanza Outlook, Word ed Excel.

Qualifications

• Esperienza pregressa in attività di reception/front office o segreteria.
• Buona conoscenza della lingua inglese scritta e parlata.
• Buona padronanza degli strumenti informatici e di navigazione web.

Responsibilities

• Gestione del centralino e accoglienza visitatori e fornitori.
• Gestione agende, riunioni e prenotazioni viaggi e strutture per dipendenti e ospiti.
• Gestione posta, corrispondenza e documentazione di segreteria.
• Preparazione sale riunioni e supporto organizzativo eventi.

Skills

Reception experience

Front office

Customer care

Organizational skills

Education

High school diploma

Tools

Microsoft Outlook

Microsoft Word

Microsoft Excel

Job description

Generazione Vincente S.p.A., Agenzia per il Lavoro, filiale di Piacenza, cerca per azienda leader nel settore siderurgico una risorsa da inserire con il ruolo di: ADDETTA/ADDETTO ALLA RECEPTION E SEGRETERIA AZIENDALE.

Le principali attività e responsabilità sono:

Reception e centralino:

• Gestione del centralino telefonico, con ricezione, filtro e smistamento delle chiamate.
• Accoglienza e registrazione di clienti, fornitori, consulenti e visitatori.
• Individuazione del referente interno e gestione delle attese.
• Gestione della corrispondenza in entrata e in uscita, delle spedizioni e dei corrieri.
• Gestione della posta elettronica e delle comunicazioni di carattere generale.

Segreteria e organizzazione:

• Gestione delle agende e degli appuntamenti.
• Organizzazione di riunioni e incontri aziendali.
• Prenotazione e predisposizione delle sale riunioni.
• Gestione di prenotazioni di hotel, ristoranti, treni, voli, autonoleggi e trasferimenti per dipendenti, collaboratori e ospiti.
• Raccolta e organizzazione della documentazione collegata alle prenotazioni effettuate.
• Gestione e archiviazione della documentazione di segreteria.

Organizzazione eventi:

• Supporto nell'organizzazione di eventi, meeting, visite aziendali, corsi e incontri con clienti o fornitori.
• Contatto con strutture alberghiere, ristoranti, società di catering e altri fornitori.
• Richiesta e confronto di preventivi.
• Gestione degli inviti e delle conferme di partecipazione.
• Coordinamento degli aspetti organizzativi e logistici dell'evento.
• Preparazione delle sale e del materiale necessario agli incontri.

I requisiti richiesti sono:

• Diploma di scuola secondaria superiore.
• Esperienza, preferibilmente, in attività di reception, front office o segreteria.
• Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata, con capacità di:
  • sostenere una semplice conversazione telefonica;
  • accogliere visitatori stranieri;
  • gestire e-mail e richieste operative;
  • effettuare prenotazioni e comunicare con strutture e fornitori esteri.
• Buona conoscenza degli strumenti informatici.
• Buona padronanza di Microsoft Outlook, Word ed Excel e degli strumenti di navigazione Internet.
• Capacità di utilizzare calendari elettronici e strumenti per videoconferenze quali Microsoft Teams.

Competenze personali:

• educazione, cortesia e professionalità;
• capacità di mantenere un comportamento professionale anche nella gestione contemporanea di più richieste;
• precisione e attenzione ai dettagli;
• capacità organizzativa e di definizione delle priorità;
• autonomia operativa;
• affidabilità e puntualità;
• capacità di problem solving pratico;
• riservatezza nella gestione di informazioni e documenti aziendali;
• flessibilità e capacità di adattarsi alle diverse esigenze organizzative.

Luogo di lavoro: vicinanze di Villanova sull'Arda (PC)

Orario di lavoro: tempo pieno, su giornata

CCNL: Metalmeccanica Industria livello D2

RAL: €24.000-€27.000

Il presente annuncio è rivolto a candidati ambosessi (L.903/77 - D. Lgs. n.198/2006)

I candidati ambosessi L. 903/77 – D.Lgs. n. 198/2006, sono invitati a leggere informativa privacy ex art.13 REG. UE 2016/679