Accounts Payable Specialist

Interparfums, Inc.; Toscana; On-site; EUR 26,000 - 42,000; Full time

Job summary

Interparfums USA cerca un Accounts Payable Specialist per gestire l’elaborazione delle fatture e l’anagrafica fornitori, garantendo pagamenti puntuali e riconciliazioni. Metterà in moto progetti speciali come implementazioni ERP e aggiornamenti normativi, collaborando con Finance per chiusure contabili mensili/annuali.

La posizione richiede laurea in economia/finanza e forte padronanza di ERP e MS Office, con attenzione a Excel; si richiede Inglese fluente e buone capacità organizzative.

Qualifications

• Laurea in Economia, Finanza o campo collegato.
• Consolidata esperienza con sistemi ERP, applicativi contabili/tesoreria e MS Office.
• Conoscenza avanzata di Excel.

Responsibilities

• Gestire i processi di fatturazione passiva, registrazione e controllo delle fatture.
• Gestire anagrafica fornitori, aggiornando dati e assegnando codici.
• Gestire scadenzari e attività di pagamento mensile.
• Gestire documentazione doganale import/export.
• Collaborare con il team Finance per chiusure contabili mensili/annuali.
• Supportare audit interni/esterni fornendo documentazione.
• Gestire rifatturazioni verso clienti, fornitori o entità interne (Intercompany).
• Contribuire all’ottimizzazione dei processi AP e implementare best practice.
• Comunicare costantemente con Procurement, Logistics e Finance per flussi informativi.
• Assicurare conformità fiscale e alle procedure interne.

Skills

Inglese fluente

Organizzazione

Pensiero analitico

Problem solving

MS Office

Excel

Outlook

PowerPoint

Education

Laurea in Economia/Finanza

Tools

ERP systems

Software di tesoreria

MS Office

Job description

Part of the Interparfums group founded in 1982, Interparfums USA develops, manufactures and distributes prestige perfumes and cosmetics as the exclusive worldwide licensee for Abercrombie & Fitch, Anna Sui, David Beckham, DKNY, Donna Karan, Graff, GUESS, Hollister, MCM, Nautica, Oscar de la Renta, Roberto Cavalli, Salvatore Ferragamo and Ungaro. Through its global distribution network, the Company’s products are sold in over 120 countries.

Titolo: Accounts Payable Specialist

Dipartimento: Finance

Riporta: Accounts Payable Coordinator

Sintesi del Ruolo

L’Accounts Payable Specialist si occuperà della gestione di attività relative all’elaborazione delle fatture e alla gestione dei fornitori. Questa posizione garantisce pagamenti puntuali, riconciliazione dei conti e supporto a progetti speciali, contribuendo all’efficienza operativa e alla conformità del dipartimento contabilità fornitori. Inoltre, sarà supporto alla Contabilità Generale nel rispetto delle normative civilistiche fiscali.

Responsabilità del Ruolo

• Gestione Fatturazione passiva: Registrazione, verifica e controllo delle fatture passive per acquisti diretti (materie prime, merci) e indiretti (servizi, utilities, spese generali);
• Gestione dell’anagrafica fornitori: aggiornamento dei dati, verifica documentazione richiesta, attribuzione di codici fornitori;
• Gestione scadenzario e Supporto per attività pagamenti mensili a fornitori;
• Gestione Bolle Doganali di import e export;
• Collaborazione con il team Finance per la chiusura contabile mensile e annuale;
• Supporto ad attività di audit interni o esterni, fornendo documentazione e chiarimenti richiesti;
• Gestione delle rifatturazioni verso clienti, fornitori o entità interne (Intercompany);
• Supporto nell’ottimizzazione dei processi AP, identificando aree di miglioramento e implementando best practice;
• Comunicazione costante con altri dipartimenti (Procurement, Logistics, Finance) per garantire flussi informativi efficienti;
• Assicurare la conformità a normative fiscali e procedure interne;
• Supporto ad attività speciali come progetti di implementazione ERP o aggiornamenti normativi.

Formazione/Esperienza Richiesta

• Laurea ad indirizzo economico;
• Consolidata esperienza dei sistemi ERP, applicativi di contabilità/tesoreria e pacchetto MS Office;
• Conoscenza MS Office (pacchetto Excel in particolare).

Competenze Richieste

• Esperienza di almeno 2/3 anni in attività contabile, con particolare riferimento alla gestione dei fornitori e dei pagamenti;
• Fluente uso dell’Inglese scritto e parlato;
• Capacità organizzative e di gestione del tempo;
• Doti analitiche, di comunicazione e di problem solving;
• Ottima conoscenza dei principali strumenti informatici Outlook e pacchetto Office (focus Excel e PowerPoint);
• Mindset proattivo e analitico, orientato al raggiungimento dei risultati e all’innovazione.

Le mansioni indicate nella presente Job Description si intendono come assegnazione iniziale. Il datore di lavoro si riserva la facoltà di modificare le mansioni, in conformità al art. 2103 c.c., come aggiornato dall’art. 3, comma 1, d.lgs. 15 giugno 2015, n. 81 e s.m.i., in considerazione della variabilità organizzativa e di eventuali riassetti aziendali, dei quali il lavoratore sarà tempestivamente informato.

Le mansioni indicate o quelle eventualmente riassegnate costituiscono l’attività principale, pur potendo l’ordinaria prestazione lavorativa includere compiti marginali, integrativi o correlati.

JOB DESCRIPTION

Job Title: Accounts Payable Specialist

Department: Finance

Reports To: Accounts Payable Coordinator

Job Summary

The Accounts Payable Specialist is responsible for managing invoice processing and vendor administration activities. This role ensures timely payments, account reconciliations, and support for special projects, contributing to operational efficiency and compliance within the Accounts Payable department. The position also provides support to the General Accounting function in compliance with statutory and tax regulations.

Key Responsibilities

• Manage accounts payable processes, including recording, verifying, and controlling vendor invoices for direct purchases (raw materials, goods) and indirect purchases (services, utilities, general expenses);
• Maintain vendor master data, including data updates, verification of required documentation, and vendor code assignment;
• Manage payment schedules and support monthly supplier payment activities;
• Handle import and export customs documentation;
• Collaborate with the Finance team during monthly and annual closing activities;
• Support internal and external audit activities by providing required documentation and clarifications;
• Manage re-invoicing activities toward customers, suppliers, and intercompany entities;
• Contribute to AP process optimization initiatives by identifying improvement areas and implementing best practices;
• Maintain ongoing communication with other departments (Procurement, Logistics, Finance) to ensure efficient information flows;
• Ensure compliance with tax regulations and internal procedures;
• Support special projects, such as ERP implementation initiatives or regulatory updates.

Required Education/Experience

• Bachelor’s Degree in Economics, Finance, or related field;
• Proven experience with ERP systems, accounting/treasury applications, and MS Office package;
• Strong knowledge of Microsoft Office, particularly Excel.

Required Skills

• 2–3 years of experience in accounting activities, with a focus on vendor management and payment processing;
• Fluency in written and spoken English;
• Strong organizational and time management skills;
• Analytical thinking, communication, and problem-solving abilities;
• Excellent proficiency in Microsoft Outlook and MS Office package (especially Excel and PowerPoint);
• Proactive and analytical mindset, results-oriented and focused on continuous improvement and innovation.

The duties specified in this Job Description are intended as the initial assignment. The employer reserves the right to modify the duties, in accordance with Article 2103 of the Italian Civil Code, as amended by Article 3, paragraph 1, Legislative Decree no. 81 of 15 June 2015 and subsequent amendments, taking into account organizational changes and any company restructuring, of which the employee will be promptly informed.

The duties specified or any reassigned duties constitute the employee’s primary responsibilities, while the ordinary work performance may also include marginal, supplementary, or related tasks.