Supervisor, Expense, Employee Loan & Medical Benefits

SD Guthrie International; Jakarta Pusat; On-site; IDR 180,000,000 - 240,000,000; Full time

Job summary

SD Guthrie International di Jakarta Pusat mencari profesional untuk mengelola Employee Loan, Medical Benefits, dan Expense Administration. Peran ini mencakup proses loan mobil/motor, koordinasi lintas fungsi, serta verifikasi kelengkapan dokumen dan kepatuhan SOP.

Anda akan memantau status pinjaman, menyusun laporan berkala, mengelola klaim asuransi, rekonsiliasi data, dan dukungan audit internal. Kemampuan administrasi, analitis, dan kolaborasi lintas tim sangat diperlukan.

Responsibilities

• Melaksanakan proses Car Loan dan Motor Loan sesuai kebijakan perusahaan (budget confirmation, verifikasi eligibility, penerbitan SPH).
• Berkoordinasi dengan HR Regional, Payroll, Treasury, Supply Chain untuk penyelesaian proses employee loan.
• Memastikan kelengkapan dokumen pendukung (form pengajuan, PO/BAST, SPH, STNK, BPKB).
• Mengelola proses BPKB Release Letter setelah kewajiban loan lunas tercatat.
• Memantau status pengajuan, outstanding loan, repayment, dan kelengkapan dokumen.
• Menyusun Employee Loan Report berkala serta memastikan akurasi data.
• Mengidentifikasi dan eskalasi exception, risiko, atau ketidaksesuaian kepada Assistant Manager.
• Mendukung dan mengoordinasikan proses tender asuransi bersama broker dan fasilitas terkait.
• Mengelola administrasi medical inpatient, kepesertaan, biaya, reimbursement, klaim, rekonsiliasi sesuai kontrak asuransi.
• Berkoordinasi dengan broker, perusahaan asuransi, provider klaim, koreksi, serta status penyelesaian.
• Mengelola administrasi dan monitoring penggunaan pooled fund asuransi.
• Verifikasi kelayakan data klaim outpatient HO Jakarta.
• Melaksanakan klaim outpatient sesuai kebijakan perusahaan dan PKB, termasuk verifikasi kelayakan klaim dan kelengkapan dokumen sebelum diproses melalui MiHealth.
• Memastikan proses medical benefit mengikuti segregation of duties, termasuk verifikasi oleh Dokter Perusahaan dan pembayaran melalui payroll HRM.
• Memastikan akurasi data medical, rekonsiliasi, dokumentasi, dan kesiapan audit.
• Memproses Business Travel Expense dan Car Parking Expense sesuai kebijakan dan SLA.
• Memastikan kelengkapan dokumen sebelum diteruskan ke Finance.
• Menangani koreksi, exception, dan klarifikasi expense dengan unit terkait.
• Menyiapkan data pendukung penyusunan budget Employee Loan dan Medical Benefits termasuk manpower, pipeline penerima, dan repayment history sesuai kebutuhan.
• Menjaga akurasi, kelengkapan, dan keterlacakan data serta arsip fisik dan digital.
• Menyediakan data untuk kebutuhan rekonsiliasi, konsolidasi, reporting, dan management review.
• Memastikan proses Employee Loan, Medical Benefits, dan Expense Administration sesuai SOP, PKB, kebijakan perusahaan, dan SLA.
• Menyediakan data dan dokumentasi yang lengkap untuk kebutuhan audit internal maupun eksternal.
• Mengidentifikasi dan mengeskalasi transaksi atau kasus non-standard dan berisiko kepada Assistant Manager.
• Mendukung perbaikan proses untuk meningkatkan akurasi, efisiensi, kontrol, dan kualitas layanan.

Job description

We value our people and encourage everyone to grow professionally.

Employee Loan – Car Loan and Motor Loan

• Melaksanakan proses Car Loan dan Motor Loan sesuai kebijakan dan prosedur perusahaan, termasuk budget confirmation, verifikasi eligibility dan ketersediaan budget, penerbitan serta monitoring SPH.
• Berkoordinasi dengan HR Region, Payroll, Treasury, Supply Chain, dan fungsi terkait dalam penyelesaian proses employee loan.
• Memastikan kelengkapan dan validitas dokumen pendukung, termasuk form pengajuan, PO/BAST, SPH, STNK, dan BPKB.
• Mengelola proses BPKB Release Letter setelah kewajiban loan dipastikan telah lunas dan tercatat dengan benar.

Employee Loan Monitoring, Control & Reporting

• Memantau status pengajuan, outstanding loan, repayment, dan kelengkapan dokumen.
• Menyusun Employee Loan Report secara berkala serta memastikan akurasi dan rekonsiliasi data.
• Mengidentifikasi dan mengeskalasi exception, risiko, atau ketidaksesuaian kepada Assistant Manager.

Medical Benefits (In-patient & Out-patient)

• Mendukung dan mengoordinasikan proses tender asuransi bersama insurance broker dan fungsi terkait sesuai kewenangan.
• Mengelola administrasi medical inpatient, termasuk kepesertaan, penalangan biaya, reimbursement, klaim, dan rekonsiliasi sesuai kontrak asuransi.
• Berkoordinasi dengan insurance broker, perusahaan asuransi, dan provider terkait klaim, koreksi, serta status penyelesaian.
• Mengelola administrasi dan monitoring penggunaan pooled fund asuransi.
• Melakukan verifikasi kelayakan pada data klaim out-patient karyawan HO Jakarta
• Melaksanakan dan mengendalikan proses klaim outpatient sesuai kebijakan perusahaan dan PKB, termasuk verifikasi kelayakan klaim dan kelengkapan dokumen sebelum diproses melalui MiHealth.
• Memastikan proses medical benefit mengikuti segregation of duties yang ditetapkan, termasuk medical verification oleh Dokter Perusahaan dan pembayaran melalui mekanisme payroll HRM.
• Memastikan akurasi data medical, rekonsiliasi, dokumentasi, dan kesiapan audit.

Expense Administration

• Memproses Business Travel Expense dan Car Parking Expense sesuai kebijakan dan SLA.
• Memastikan kelengkapan dan validitas dokumen sebelum diteruskan ke Finance.
• Menangani koreksi, exception, dan klarifikasi expense dengan unit terkait.

Budget Support & Data Administration

• Menyiapkan data pendukung penyusunan budget Employee Loan (car loan dan motorloan) dan Medical Benefits termasuk manpower, pipeline penerima, dan repayment history sesuai kebutuhan.
• Menjaga akurasi, kelengkapan, dan keterlacakan data serta arsip fisik dan digital.
• Menyediakan data untuk kebutuhan rekonsiliasi, konsolidasi, reporting, dan management review.

Compliance, SLA & Audit Support

• Memastikan proses Employee Loan, Medical Benefits, dan Expense Administration sesuai SOP, PKB, kebijakan perusahaan, dan SLA.
• Menyediakan data dan dokumentasi yang lengkap untuk kebutuhan audit internal maupun eksternal.
• Mengidentifikasi dan mengeskalasi transaksi atau kasus non-standard dan berisiko kepada Assistant Manager.
• Mendukung perbaikan proses untuk meningkatkan akurasi, efisiensi, kontrol, dan kualitas layanan.