Sample Officer

Mitra Prodin; Provinsi Bali; On-site; IDR 66,960,000 - 100,440,000; Full time

Job summary

Mitra Prodin membutuhkan tenaga administrasi untuk menangani seluruh proses sampel masuk dan keluar dari vendor hingga diteruskan ke tim R&D/QC. Tugas meliputi verifikasi dokumen, pencatatan di IT Inventory, serta koordinasi dengan vendor dan gudang untuk kelancaran arus sampel.

Pekerjaan melibatkan penyusunan dokumen pendukung, pemantauan kepatuhan Bea Cukai, dan pelaporan rutin terkait stok sampel. Posisi ini berlokasi di fasilitas Kawasan Berikat dengan akses sistem terintegrasi CEISA Bea

Responsibilities

• Menerima permintaan sampel dari bagian R&D, Produksi, atau Quality.
• Menentukan jenis sampel (masuk dari vendor atau keluar ke vendor).
• Menyusun daftar kebutuhan dokumen pendukung sesuai jenis transaksi (Surat Permohonan, Packing List, Surat Jalan, dan form internal).
• Memastikan dokumen Bea Cukai yang digunakan sesuai kebutuhan (mis. notifikasi barang masuk/keluar kawasan untuk keperluan non-komersial).
• Menjadwalkan penerimaan/pengiriman dan koordinasi dengan gudang serta vendor.
• Menerima material dan melakukan pemeriksaan fisik serta kesesuaian dokumen.
• Mencatat di IT Inventory dengan kategori “Sampel Masuk” dan “Sampel Keluar”.
• Mengarahkan sampel ke tim R&D/QC untuk uji coba sesuai prosedur.
• Memproses permintaan pengiriman sampel dari internal.
• Mencatat pengeluaran di IT Inventory dan mengatur bukti penerimaan.

Job description

• Mengelola dan memastikan seluruh proses administrasi terkait sampel material masuk dari vendor dan sampel keluar ke vendor/customer berjalan sesuai ketentuan Kawasan Berikat dan Bea Cukai, serta memastikan dokumentasi dan sistem IT Inventory selalu akurat dan tertib.
• Menerima permintaan sampel dari bagian R&D, Produksi, atau Quality.
• Menentukan jenis sampel (masuk dari vendor atau keluar ke vendor).
• Menyusun daftar kebutuhan dokumen pendukung sesuai jenis transaksi (Surat Permohonan, Packing List, Surat Jalan, dan form internal).
• Menentukan jenis dokumen Bea Cukai yang digunakan (mis. pemberitahuan barang masuk/keluar kawasan untuk keperluan non-komersial).
• Menjadwalkan waktu penerimaan/pengiriman dan koordinasi dengan pihak gudang serta vendor
• Menerima material dan melakukan pemeriksaan fisik serta kesesuaian dokumen.
• Melakukan pencatatan di IT Inventory dengan kategori “Sampel Masuk”.
• Menyerahkan sampel ke tim R&D/QC untuk proses uji coba sesuai prosedur.
• Memproses permintaan pengiriman sampel dari internal (misalnya hasil uji atau material contoh).
• Melakukan pencatatan pengeluaran di IT Inventory dengan kategori “Sampel Keluar”.
• Mengatur pengiriman ke vendor dan memastikan bukti penerimaan tersimpan
• Memeriksa kesesuaian antara data sistem IT Inventory, dokumen pendukung, dan fisik material.
• Melakukan rekonsiliasi berkala terhadap stok sampel (masuk & keluar).
• Mengevaluasi kelengkapan dokumen Bea Cukai dan laporan bulanan.
• Melaporkan setiap ketidaksesuaian (mis. selisih stok, dokumen tidak lengkap, atau keterlambatan pelaporan).
• Menindaklanjuti temuan ketidaksesuaian dengan analisa akar masalah (root cause).
• Melakukan pembetulan data pada IT Inventory dan melengkapi dokumen yang kurang.
• Melakukan konfirmasi ulang ke vendor atau departemen terkait jika ada kekeliruan data.
• Menyempurnakan format dokumen dan alur persetujuan agar lebih efisien.
• Memberikan masukan kepada manajemen terkait perbaikan prosedur Kawasan Berikat khusus untuk aktivitas sampel.
• Mengetahui jenis-jenis dokumen pabean seperti BC 2.3, BC 2.7, BC 4.0, dan prosedur sampel non-komersial
• Mengerti alur barang dari dan ke kawasan berikat sesuai aturan Bea Cukai
• Terampil menyusun dan mengarsipkan dokumen pendukung transaksi (Surat Jalan, Packing List, Surat Permohonan, Laporan Mutasi Barang)
• Dapat membuat laporan bulanan pergerakan barang dan log aktivitas sampel
• Dapat menggunakan sistem IT Inventory yang terintegrasi dengan CEISA Bea Cukai
• Mampu membuat laporan ringkas untuk manajemen dan audit
• Mampu menganalisa selisih atau ketidaksesuaian data dengan pendekatan PDCA
• Komunikatif dalam menjelaskan kebutuhan dokumen ke vendor dan internal
• Terbiasa menyiapkan data saat inspeksi atau audit dari Bea Cukai