Personal Assistant

JINISO.ID; Pagedangan; On-site; IDR 66,960,000 - 100,440,000; Full time

Job summary

JINISO.ID mencari Personal Assistant Direktur untuk menjaga fasilitas rumah, kantor, dan gudang agar selalu dalam kondisi baik melalui preventive & corrective maintenance serta pengelolaan vendor dan aset.

Posisi ini memerlukan kemampuan koordinasi tinggi, kemampuan negosiasi vendor, dan kemampuan menggunakan Excel/Google Sheets. Pengalaman 2–3 tahun di bidang fasilitas menjadi nilai tambah, dengan fokus pada keamanan dan kelancaran operasional.

Qualifications

• Pengalaman 2–3 tahun di Facility Management/General Affairs/Building Maintenance.
• Pengetahuan dasar listrik, plumbing, AC, bangunan, dan maintenance.
• Keterampilan komunikasi sangat baik dan dapat berkoordinasi dengan tim.
• Mampu menggunakan Microsoft Excel/Google Sheets.
• Nilai plus jika memiliki kendaraan dan jaringan vendor.

Responsibilities

• Menjadi PA Direktur untuk fasilitas rumah, kantor, dan gudang dengan maintenance preventive & corrective.
• Mengelola vendor, sourcing, negosiasi, monitoring kualitas kerja, dan evaluasi vendor.
• Membuat dan memperbarui asset database, serta maintenance calendar.
• Mendukung proyek renovasi, instalasi peralatan baru, dan facility improvement.
• Berkoordinasi dengan security, cleaning service, driver, dan pihak terkait.
• Menyiapkan laporan fasilitas mingguan (problem, action, status, cost, next maintenance).

Skills

Koordinasi tim

Komunikasi efektif

Negosiasi vendor

MS Excel / Google Sheets

Kendaraan

Tools

MS Office

Job description

JINISO mencari Personal Assistant Direktur yang bertanggung jawab memastikan seluruh fasilitas rumah, kantor, dan gudang dalam kondisi baik, aman, nyaman, dan berfungsi optimal melalui preventive & corrective maintenance, pengelolaan vendor, kontrol budget, serta monitoring aset dan fasilitas.

Menyusun dan menjalankan preventive maintenance schedule harian, mingguan, bulanan, hingga tahunan untuk seluruh fasilitas dan equipment.

Melakukan inspeksi rutin terhadap fasilitas rumah, kantor, dan gudang serta mengidentifikasi potensi masalah sebelum menjadi kerusakan.

Menangani corrective maintenance, mulai dari menerima laporan, melakukan pengecekan, menentukan urgensi, koordinasi teknisi/vendor, hingga memastikan pekerjaan selesai dan hasilnya sesuai.

Mengelola maintenance berbagai fasilitas seperti AC, listrik, plumbing, pompa, genset, CCTV, internet/Wi-Fi, water heater, kitchen equipment, warehouse equipment, rolling door, APAR, dan fasilitas lainnya.

Menjadi PIC untuk emergency facility issues dan mampu mengambil tindakan cepat tanpa selalu menunggu instruksi.

Mengelola vendor, termasuk sourcing, quotation comparison, negosiasi, monitoring kualitas pekerjaan, dan evaluasi vendor.

Membuat dan memperbarui asset database yang mencakup lokasi, spesifikasi, warranty, service schedule, riwayat kerusakan, dan budget maintenance.

Mengelola maintenance calendar serta memastikan seluruh jadwal service tidak terlewat.

Mendukung proyek renovasi, instalasi equipment baru, dan facility improvement, termasuk survey, budgeting, vendor coordination, timeline, dan quality control.

Berkoordinasi dengan security, cleaning service, driver, gardener, ART, technician, building management, dan pihak terkait lainnya sesuai kebutuhan operasional.

Membuat weekly facility report yang mencakup problem, action, status, cost, next maintenance, dan potential problem.

Pengalaman 2-3 tahun di Facility Management, General Affairs, Building Maintenance, Property Management, Engineering Coordinator, atau bidang terkait.

Memiliki basic knowledge mengenai listrik, plumbing, AC, bangunan, dan maintenance.

Memiliki skill komunikasi yang sangat baik dan dapat berkoordinasi dengan tim

Dapat menggunakan microsoft excel/google sheets

Memiliki kemampuan negosiasi vendor dan memiliki network vendor menjadi nilai plus

Memiliki kendaraan menjadi nilai plus