HCGA Staff

Waste4Change; Indonesia; On-site; IDR 44,640,000 - 89,280,000; Full time

Job summary

Anda akan berkoordinasi dengan Legal, Logistik, Unit Bisnis, dan Finance, mengelola dashboard energi, menjaga kebersihan dan keamanan kantor, serta menyiapkan surat eksternal dan dokumen operasional.

Qualifications

• Lulusan D3/S1 di bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, Hukum atau bidang terkait.
• Mengerti prosedur pengajuan keuangan seperti ADV, PREQ, REIMB, dan pengelolaan petty cash.
• Pengetahuan dasar K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja) termasuk APD, APAR, jalur evakuasi, dan monitoring keselamatan kerja di kantor.
• Berkoordinasi dengan Legal, Logistik, Unit Bisnis, dan Finance serta mampu berkomunikasi dengan vendor/mitra eksternal.
• Mampu mengelola dashboard monitoring operasional (mis. penggunaan listrik dan air) secara berkala.
• Mengelola kebersihan dan keamanan kantor (penjadwalan, cek, pembayaran) serta pemantauan CCTV.

Responsibilities

• Koordinasi administrasi keuangan seperti ADV, PREQ, REIMB, petty cash, dan pengajuan pengadaan barang dengan data vendor/mitra.
• Mengelola database surat masuk/keluar cabang dan menyusun surat eksternal untuk operasional.
• Pembaruan dashboard penggunaan energi (listrik dan air) secara berkala.
• Koordinasi dengan Departemen Legal terkait kontrak klien, perizinan cabang, dan pembaruan dokumen kendaraan bersama tim logistik.

Skills

Administrasi kantor

Pengelolaan keuangan

Koordinasi lintas departemen

Dashboard monitoring

Education

D3/S1 Administrasi Bisnis/Manajemen/Hukum

Tools

Sistem pengelolaan vendor

Job description

Pendidikan minimal D3/S1 di bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, Hukum, atau bidang terkait.

Memahami prosedur pengajuan keuangan seperti ADV, PREQ, REIMB, dan pengelolaan petty cash.

Memiliki pengetahuan dasar terkait K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja), termasuk pengelolaan APD, APAR, jalur evakuasi, dan monitoring keselamatan kerja di lingkungan kantor.

Terbiasa berkoordinasi lintas departemen (Legal, Logistik, Unit Bisnis, dan Finance) serta mampu mengelola komunikasi dengan vendor atau mitra eksternal.

Mampu mengelola dan memperbarui dashboard monitoring operasional (misalnya penggunaan listrik dan air) secara berkala.

Mengoordinasikan kebersihan (penjadwalan, pengecekan, serta pengajuan pembayaran) dan keamanan kantor (pengaturan kunci, checklist monitoring, serta pemantauan CCTV).

Berkoordinasi dengan Admin Unit Bisnis terkait pengelolaan APD, memastikan ketersediaan peralatan K3, melakukan stock opname kebutuhan K3 dan obat-obatan, serta mengawasi penerapan standar keselamatan kerja dasar di kantor (jalur evakuasi dan APAR).

Mengelola pengajuan administrasi keuangan seperti ADV, PREQ, REIMB, petty cash, serta formulir pengadaan barang, termasuk melampirkan data vendor/mitra dan berita acara pendukung.

Mengelola database surat masuk dan surat keluar cabang, serta menyusun surat eksternal untuk kebutuhan operasional.

Melakukan pembaruan (update) dashboard penggunaan energi (listrik dan air) secara berkala.

Melakukan koordinasi dengan Departemen Legal terkait kontrak klien, penyediaan data perusahaan, pengurusan perizinan cabang, pembaruan perjanjian sewa, pengurusan KITAS untuk TKA, serta pembaruan dokumen kendaraan (STNK, pajak, dan BPKB) bersama tim logistik.