Admin Purchasing

KSO BAGUS KARYA AECOM PLN IP SERVICES; Jakarta Utara; On-site; IDR 50,220,000 - 72,540,000; Full time

Job summary

KSO BAGUS KARYA AECOM PLN IP SERVICES membutuhkan staf administrasi yang terampil untuk mengelola interaksi klien, koordinasi internal-eksternal, dan data penjualan dengan sistem terstruktur. Peran ini mencakup pemrosesan pesanan, penyusunan laporan, serta dukungan administratif untuk tim penjualan dan manajemen klien.

Minimal lulusan SMA/SMK hingga Diploma dengan keahlian Excel, Word, dan pengelolaan dokumen sangat dibutuhkan.

Qualifications

• Minimal lulusan SMA/SMK (jurusan Akuntansi, Administrasi Perkantoran) hingga Diploma (D3).
• Kemampuan manajemen data dan pengelolaan dokumen yang sangat baik
• Menguasai penggunaan komputer, terutama Microsoft Excel (formula, tabel data) dan Word
• Penguasaan aplikasi Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan sistem database
• Keterampilan komunikasi tertulis dan lisan dalam Bahasa Indonesia yang kuat
• Kemampuan multitasking dan prioritas pekerjaan dalam lingkungan yang dinamis
• Ketelitian tinggi dan perhatian terhadap detail dalam setiap tugas
• Kemampuan bekerja sama dalam tim dan orientasi layanan pelanggan yang baik
• Keterampilan filling dokumen
• Cepat memahami tugas yang diberikan
• Berperilaku jujur, rajin, komunikatif, ketelitian tinggi, and able bekerja di tenggat waktu ketat
• Kualifikasi mana yang kamu miliki?
• Berapa tahun pengalaman kerjamu di bidang akuntansi?
• Apakah kamu berpengalaman dalam invoicing?
• Produk Microsoft Office apa saja di bawah ini yang bisa kamu gunakan?
• Apakah kamu memiliki pengalaman Manajemen Dokumen?
• Berapa lama waktu yang kamu butuhkan untuk memberi tahu perusahaanmu saat ini?
• Apakah kamu memiliki pengalaman Pengarsipan?

Responsibilities

• Mengelola administrasi klien dan mencatat semua interaksi klien dengan akurat dan profesional
• Melakukan koordinasi administratif dengan tim internal dan klien eksternal untuk memastikan komunikasi yang efektif
• Mengelola database klien dan informasi penjualan dengan sistem yang terstruktur dan aman
• Memproses pesanan penjualan dan memastikan pengiriman informasi yang tepat waktu kepada departemen terkait
• Menyiapkan laporan administratif dan ringkasan data untuk mendukung keputusan bisnis
• Memberikan dukungan administratif umum kepada tim penjualan dan manajemen klien
• Memelihara ketertiban dan organisasi file, baik fisik maupun digital
• Menyusun, menginput, dan mendokumentasikan semua berkas transaksi pengadaan seperti MR, PO, kontrak, faktur, dan surat jalan
• Menghubungi pihak vendor untuk klarifikasi dokumen sebelum pengiriman asli
• Bekerja sama dengan bagian akunting dan pajak untuk memastikan dokumen transaksi lengkap
• Memverifikasi tagihan vendor sebelum diserahkan ke keuangan agar pembayaran tepat waktu

Job description

Mengelola administrasi klien dan mencatat semua interaksi klien dengan akurat dan profesional

Melakukan koordinasi administratif dengan tim internal dan klien eksternal untuk memastikan komunikasi yang efektif

Mengelola database klien dan informasi penjualan dengan sistem yang terstruktur dan aman

Memproses pesanan penjualan dan memastikan pengiriman informasi yang tepat waktu kepada departemen terkait

Menyiapkan laporan administratif dan ringkasan data untuk mendukung keputusan bisnis

Memberikan dukungan administratif umum kepada tim penjualan dan manajemen klien

Memelihara ketertiban dan organisasi file, baik fisik maupun digital

Menyusun, menginput, dan mendokumentasikan semua berkas transaksi pengadaan seperti Material Request (MR), Purchase Order (PO), kontrak, faktur (invoice) dan surat jalan.

Menghubungi pihak vendor atau supplier untuk meminta menjelaskan dokumen yang perlu direvisi sebelum dokumen asli dikirim.

Bekerja sama dengan bagian akunting dan pajak untuk memastikan semua dokumen transaksi telah diterima dengan lengkap.

Membantu memverifikasi tagihan dari vendor sebelum diserahkan ke bagian keuangan (Finance/Accounting) agar proses pembayaran dapat diproses dengan tepat waktu.

Keterampilan, Kualifikasi, dan Pengalaman yang Dibutuhkan

Minimal lulusan SMA/SMK (biasanya jurusan Akuntansi, Administrasi Perkantoran) hingga Diploma (D3)

Kemampuan manajemen data dan pengelolaan dokumen yang sangat baik

Menguasai penggunaan komputer, terutama Microsoft Excel (formula, tabel data) dan word

Penguasaan aplikasi Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan sistem database

Keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang kuat dalam Bahasa Indonesia

Kemampuan multitasking dan prioritas pekerjaan dalam lingkungan yang dinamis

Ketelitian tinggi dan perhatian terhadap detail dalam setiap tugas

Kemampuan bekerja sama dalam tim dan memiliki orientasi layanan pelanggan yang baik

Kemampuan dalam melakukan filling dokumen

Cepat memahami tugas yang diberikan

Bersifat jujur, rajin, Kemampuan komunikasi yang baik, ketelitian tingkat tinggi, serta mampu bekerja di bawah tenggat waktu yang ketat, terbiasa teamwork dan invidu.

Kualifikasi mana yang kamu miliki?

Berapa tahun pengalaman kerjamu di bidang akuntansi?

Apakah kamu berpengalaman dalam invoicing?

Produk Microsoft Office apa saja di bawah ini yang bisa kamu gunakan?

Apakah kamu memiliki pengalaman Manajemen Dokumen?

Berapa lama waktu yang kamu butuhkan untuk memberi tahu perusahaanmu saat ini?

Apakah kamu memiliki pengalaman Pengarsipan?