Executive Assistant to CEO of Outdoors

JD GROUP; Bury; On-site; GBP 25,000 - 35,000; Full time

Job summary

Ein etabliertes Unternehmen sucht einen engagierten persönlichen Assistenten für den CEO. In dieser abwechslungsreichen Rolle sind Sie für die Verwaltung des Kalenders, die Organisation von Reisen und die allgemeine Unterstützung des CEO verantwortlich. Sie werden auch die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern leiten und sicherstellen, dass alle administrativen Aufgaben effizient erledigt werden. Wenn Sie über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen und gerne in einem dynamischen Umfeld arbeiten, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie, einen bedeutenden Beitrag zu leisten und Ihre Karriere voranzutreiben.

Qualifications

• Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Erfahrung in einer ähnlichen Rolle ist von Vorteil.

Responsibilities

• Verwaltung des Kalenders des CEO und allgemeine Verwaltungsaufgaben.
• Organisation aller Reisen und Verwaltung von Urlaubsanfragen.
• Hauptansprechpartner für IT- und Wartungsanfragen.

Skills

Kommunikationsfähigkeiten

Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Publisher)

Teamarbeit

Eigenverantwortung

Job description

Key Duties/Responsibilities:

• Diary management for the CEO of JD’s Outdoors Estate
• General administration duties for the CEO – I.e. typing, filing etc.
• Responsible for all UK and International travel as and when required.
• Maintain all holidays’ requests and absences.
• Responsible for monitoring all cost centre charges and ensuring all information is correct and charge to the correct cost centre.
• Booking meetings both internally and externally.
• Responsible for the organisation of all new employee stationary and equipment i.e. company laptop/phone/PC.
• Ensuring staff expenses are recording and submitted on time.
• Responsible for ordering and returning of foreign currency for all overseas travel.
• Responsible for ensuring all DHL orders are collected and distributed accordingly to the relevant teams.
• Be the main point of contact for all IT and Maintenance queries.
• Responsible for the distribution of all invoices for the accounts department to ensure they are distributed to the correct departments accordingly.
• Dealing with both e-mail and phone queries from both customers and suppliers.
• Provide cover for other PA’s when necessary.

Skills/Experience/Knowledge needed:

• Strong communication skills, both written and oral.
• Strong working knowledge of Microsoft Office – Word, Excel, PowerPoint, and Publisher.
• Ability to work on own initiative as well as part of a team.
• Previous experience within a similar role is advantageous.
• Previous experience working with Directors/Senior Management is advantageous, however, not essential.
• Willingness to make working relationships both internally as well as externally.