Customer Relations Assistant

Senedd; Cardiff; On-site; GBP 21,000 - 26,000; Full time

Job summary

Senedd yn Cardiff yn chwilio am dystiolaeth Cysylltiadau Cwsmeriaid сafl i ddarparu gwasanaeth gwybodaeth proffesiynol a chyfathredu ym welar y cyhoedd. Bydd y swydd yn gofalu am dderbynfa croesawgar, mynediad i'r adeilad, ac ymholiadau ar ymweliadau ac ymateb i geisiadau gwybodaeth.

Bydd ymgeisydd llwyddiannus yn gweithio o fewn tîm gwybodaeth aml-iaith, yn cysylltu â staff a’elodau, ac yn darparu cefnogaeth i gynlluniau ymweliadau a digwyddiadau.

Qualifications

• Gwasanaeth cwsmeriaid da a sgiliau rhyngbersonol cryf.
• Rhoi sylw i fanylion a darparu gwasanaeth proffesiynol.
• Gallu rheoli amser a gweithredu ymateb priodol i ymholiadau.

Responsibilities

• Darparu gwasanaeth derbynfa croesawgar i ymwelwyr a chysylltu staff a Members.
• Creu gwybodaeth gywir ar gyfer ymwelwyr a dangosiadau perthnasol.
• Cydweithio gyda diogelwch, staff y Senedd a staff Llywodraeth Cymru i sicrhau mynediad di-dor.
• Gwybodaeth ddiweddar am fusnes y Senedd trwy ffynonellas cyfryngau a duo gohebiaeth.
• Hyrwyddo a threfnu ymweliadau a sicrhau seddi i'r cyhoedd yn y Cyfarfod Llawn a chyfarfodydd pwyllgor.
• Gweithio gyda'r tîm Ymwelwyr i sicrhau profiad ymwelwyr croesawgar ac ymhell i mewn i waith.
• Ateb ceisiadau a phryderon sensitif gwleidyddol trwy e-byst a derbynfa wyneb-yn-wyneb, gan reoli amser a blaenoriaethau.

Skills

Customer service

Interpersonal skills

Time management

Clear communication

Tools

Microsoft Office 365 (Outlook, Teams, Sharepoint, Excel)

Job description

Mae'r swydd hon yn y tîm Cysylltiadau Cwsmeriaid, sy'n sicrhau bod ein cynulleidfa’n cael y profiad gorau posibl o'r Senedd. Mae'r tîm yn darparu gwasanaeth gwybodaeth dwyieithog a diduedd i'r cyhoedd.

Bydd deiliad y swydd yn gyfrifol am ddarparu gwasanaeth gwybodaeth proffesiynol ac effeithlon, ar-lein ac wyneb yn wyneb, ac yn darparu cymorth i'r rhai sy'n ymweld i gymryd rhan ym musnes y Senedd neu ei wylio.

Gan adrodd i Reolwr y tîm Cysylltiadau Cwsmeriaid, bydd yr ymgeisydd llwyddiannus yn gohebu â'r cyhoedd ac Aelodau o'r Senedd, ynghylch ceisiadau am wybodaeth am ymweliadau a chanfod y ffordd, agenda busnes y Senedd, digwyddiadau a chyfleoedd ymgysylltu amrywiol a drefnir gan y Senedd.

Mae'r rôl hon yn gofyn am allu i roi sylw i fanylion, a sgiliau cryf o ran cyfathrebu a gwasanaeth i gwsmeriaid. Mae'r gallu i gyfathrebu'n hyderus â phobl ar bob lefel yn hanfodol ar gyfer y rôl hon. Mae hyfforddiant a chymorth ardderchog ar gael i'ch helpu yn eich rôl.

• Darparu gwasanaeth derbynfa croesawgar i ymwelwyr â'r ystâd, cysylltu â staff perthnasol y Senedd a’i Haelodau, a chefnogi mynediad i'r ystâd; gan gynnwys drwy roi pasys ymwelwyr.
• Cydweithio ag eraill yn y tîm i greu gwybodaeth a chynnwys perthnasol ar gyfer ymwelwyr, megis arddangosfeydd sy'n hysbysu'r hyn sy'n cael ei drafod.
• Cysylltu â staff Diogelwch, cynrychiolwyr Llywodraeth Cymru a staff y Senedd, er mwyn sicrhau mynediad di-dor i grwpiau ysgol, pwysigion ac urddasolion sy’n ymweld.
• Cael y wybodaeth ddiweddaraf am fusnes y Senedd, materion cyfoes a materion gwleidyddol drwy gyfryngau cymdeithasol, digidol ac ysgrifenedig.
• Hyrwyddo a threfnu ymweliadau ar ystâd y Senedd ac oddi arni. Neilltuo seddi i'r cyhoedd yn y Cyfarfod Llawn ac mewn cyfarfodydd pwyllgor, gan sicrhau bod yr holl ofynion mynediad yn cael eu hateb.
• Gweithio'n agos gyda'r tîm Ymgysylltu ag Ymwelwyr i sicrhau bod profiad yr ymwelydd yn un perthnasol, dibynadwy ac mor ymgysylltiol â phosibl.
• Ateb ymholiadau ac ymdrin â gofynion sy'n gwrthdaro a sensitifrwydd gwleidyddol wrth ddarparu'r gwasanaeth gorau posibl i gwsmeriaid. Bydd y gwaith yn gyfuniad o ateb e-byst ac ateb ymholiadau wrth y dderbynfa wyneb yn wyneb. Bydd y rôl yn cynnwys yr angen i reoli eich amser a gweithio gyda'ch rheolwr llinell i benderfynu pa ymholiadau i'w blaenoriaethu.

Penodol i'r swydd:

• Sgiliau gwasanaeth cwsmeriaid a rhyngbersonol cryf: gallu addasu eich arddull a'ch ffordd o gyflwyno i ddiwallu anghenion yr ymwelydd;
• Bod yn drefnus a thrylwyr: gallu cymryd gwybodaeth o ffynonellau amrywiol a rhoi arweiniad cryno, cyflym a pherthnasol i ymwelwyr;
• Bod yn fedrus wrth ddefnyddio cymwysiadau neu feddalwedd cyffredin, systemau rheoli cynnwys, ac yn benodol: Microsoft Office 365 (Outlook, Teams, Sharepoint, ac Excel).

Meini prawf o ran y Gymraeg:

Mae'r sgiliau ieithyddol ar gyfer y swydd hon wedi'u hasesu fel a ganlyn:

• Gwrando: Deall trafodaethau a chyfarwyddiadau hyd yn oed ar bynciau anghyfarwydd. (Lefel 4)
• Siarad: Gallu cymryd rhan mewn trafodaethau a siarad yn faith, gan gwneud hynny’n hyderus ac yn ddigymell. (Lefel 4)
• Darllen: Deall gohebiaeth, erthyglau papur newydd ac adroddiadau wedi’u hanelu at siaradwyr Cymraeg rhugl. (Lefel 4)
• Ysgrifennu: Gallu ysgrifennu mathau gwahanol o destunau mewn arddulliau sy'n briodol i'r darllenydd mewn golwg. (Lefel 4)

Caiff y sgiliau hyn eu hasesu fel rhan o’r broses ddethol.

I gael rhagor o wybodaeth am y lefelau gallu o ran y Gymraeg, ewch i'n gwefan.