Workplace Officer Paris (H/F)

Lucca; Paris; Sur place; EUR 50 000 - 60 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle Kenko

Transport ou mobilité douce

Intéressement et PEE/PERCO

Prime de vacances

Résumé du poste

Lucca recherche un responsable Workplace pour superviser le site parisien et garantir une expérience de travail fluide et sécurisée.

Vous piloterez les opérations quotidiennes, gérerez le budget et coordonnerez les prestataires, tout en soutenant une organisation en croissance et en renforçant l’esprit d’équipe sur site.

Qualifications

• Expérience minimum de 5 ans en Workplace, Facilities, Services Généraux ou Hospitality avec dimension achats ou gestion de fournisseurs.
• Maîtrise des exigences légales et réglementaires liées à un bâtiment de bureau.
• Expérience dans une entreprise en croissance (scale-up) est un plus.

Responsabilités

• Superviser le site de Paris 13 et assurer une expérience de qualité pour les collaborateurs et visiteurs.
• Gérer les opérations quotidiennes des bureaux, évaluer les risques et garantir la sécurité.
• Assurer la maintenance préventive et corrective et gérer les relations avec les prestataires et les bailleurs.

Connaissances

Expérience 5 ans+ en Workplace

Gestion de fournisseurs

Organisation et rigueur

Gestion de site

Outils

Gsuite

Excel

Notion

Slack

Description du poste

Ce que vous cherchiez sans oser le demander

Entre 50 K€ et 60 K€ bruts annuels (+2K€ avec Management en 2027)

Poste basé à Paris 13 - Pas de télétravail possible ou très occasionnellement

Ce qu’on fait chez Lucca

Chez Lucca on conçoit depuis 2002, une plateforme RH qui simplifie le quotidien des RH, des salariés, des managers… de tout le monde quoi. Grâce à notre suite de logiciels, on automatise les process internes pour libérer du temps aux entreprises : moins de tâches rébarbatives, plus d’énergie pour ce qui compte vraiment. Aujourd’hui, on est plus de 800 Luccasiens répartis entre Paris, Nantes, Marseille, Barcelone, Munich et Genève, et déjà plus de 10 000 clients nous font confiance dans 130 pays. Et pour continuer à grandir, nous avons besoin de vous.

Vos futurs compagnons de route

Vous serez garant(e) du bon fonctionnement du site parisien et de la qualité de l’expérience vécue au bureau par les collaborateurs, visiteurs et candidats. Le poste s’inscrit dans un environnement dynamique, avec un site d’environ 350 collaborateurs, où l’organisation, le sens du service et la capacité à gérer plusieurs priorités en parallèle seront essentiels.

Ce pour quoi on a besoin de vous

Supervision du site actuel de Paris (3 250m² répartis sur 2 étages, environ 325 salariés)

• Pilotage des opérations quotidiennes des bureaux, évaluation des risques et actions pour garantir le respect des normes de sécurité.
• Supervision de la maintenance préventive et corrective.
• Relation avec notre mainteneur, notre assureur, notre Bailleur, le RIE, les autres entreprises locataires du bâtiment (nouer relations de confiance, challenger…).
• Adaptation continue des locaux au fur et à mesure de la croissance (placements, gestion des salles de réunion, des flux, réponse aux questions, communication avec les ambassadeurs d’équipe…).
• Supervision du quotidien au bureau : accueil, gestion du matériel, fournitures, stocks, support quotidien aux Luccasiens.
• Coordination des prestataires et pilotage autonome du budget alloué à nos locaux parisiens : négociation et gestion des contrats avec les prestataires, les accords de niveau de service (SLA) et le service finance.
• Participation à l’onboarding des nouveaux collaborateurs.
• Amélioration continue de nos processus internes et modes de fonctionnement.

Culture - En collaboration avec la responsable Culture & Engagement :

• Favoriser l’appropriation du site et la participations quotidienne des Luccasiens (agir, mesurer l’impact, suivre l’engagement, itérer).
• Favoriser l’incarnation des Lucca Principles sur le site.
• Favoriser l’organisation de communautés en internes sur divers sujets qui rassemblent (ex : club running, parentalité…).
• Organiser des évènements conviviaux de façon ponctuelle sur site (SLM, Luccalumni, etc.).
• Etre en support de l’organisation, dans les bureaux, des évènements d’équipes, événements clients, événements partenaires…

Supervision des sites allemands et suisses (avec les soutiens de l’équipe Workplace et avant recrutement de Workplace Officers locaux en 2027/2028)

• Support quotidien des luccasiens à distance
• Assurer la sécurité des locaux
• Gestion et commandes du matériel et des fournitures
• Relai pour l’organisation des évènements locaux

Management d’un Junior Workplace Officer début 2027 en charge de :

• Opérationnel quotidien Paris et autres sites
• Anticipation besoins Paris et autres sites

Avez-vous vu cette personne ?

• Expérience de minimum 5 ans en Workplace, Facilities, Services Généraux ou Hospitality, avec une dimension liée aux achats ou à la gestion de fournisseurs.
• Maîtrise des exigeances légales et réglementaires d’un bâtiment de bureau
• Expérience en scale-up ou entreprise en forte croissance
• Une expérience managériale ou encadrement d‘équipe est un plus
• Vous êtes très rigoureux(se), très organisé(e), savez anticiper
• Multitâches, vous êtes habitué(e) à gérer des sujets très variés.
• Vous savez gérer les imprévus et respecter les priorités.
• Vous êtes solaire, proactif(ve) et autonome.
• Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et d’adaptation.
• Dynamique, vous savez insuffler un état d'esprit positif, prendre soin des personnes autour de vous et créer du lien entre les équipes.
• Vous savez incarner et faire vivre la culture d’entreprise sur les sites que vous gérez
• Vous savez communiquer facilement, avec bienveillance et efficacité.
• Vous savez utiliser la Gsuite, Excel, Notion, Slack… et le Bescherelle, pour une orthographe impeccable.

Nos “à côté” qui mettent dans le mille

Mutuelle Kenko - 100 % prise en charge pour vous et vos enfants, parce qu’on tient à ce que toute la famille soit en pleine forme

Transport ou mobilité douce - 75 % remboursé chaque mois… ou une prime pour pédaler / marcher tranquille (40e/mois)

Intéressement et plans d’épargne entreprise (PEE/PERCO)

Prime de vacances

Notre culture

Chez Lucca, nous n’avons qu’une seule règle : travailler sérieusement, sans nous prendre au sérieux. Nous misons sur la transparence, l’autonomie, l’exigence et l’esprit libre pour permettre à chacun de donner le meilleur de lui-même, tout en restant pleinement lui-même.

Et parce que le travail est aussi une aventure humaine, l’année est rythmée par plusieurs séminaires, des team buildings d’équipe, un start-up week-end, des pots d’arrivée mensuels par promotion et des déjeuners d’accueil pour les nouvelles recrues. On aime se retrouver, partager et célébrer ensemble.