Ville de Valence -Assistant de direction (h / f)

VILLE DE VALENCE; Valence; Sur place; EUR 20 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale située à Valence recrute un(e) assistant(e) de direction pour gérer l'agenda du Directeur Général Adjoint et assurer les missions administratives. Le candidat doit avoir une bonne maîtrise des outils informatiques et des compétences en communication. Ce poste est à temps complet, sans possibilité de télétravail, avec une rémunération selon la grille de la fonction publique.

Prestations

Prime annuelle

Participation aux frais de transport

Couverture mutuelle

Qualifications

• Expérience en secrétariat ou assistanat de direction requise.
• Bonne maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe.
• Capacité à travailler sous pression.

Responsabilités

• Gérer l’agenda du DGA et organiser les réunions.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Gérer les courriers et les dossiers administratifs.

Connaissances

Accueil physique et téléphonique

Gestion de l’agenda

Maîtrise des outils informatiques

Capacités d'analyse

Formation

Diplôme de niveau équivalent à BAC

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

LA VILLE DE VALENCE (DRÔME) se situe au centre d'une agglomération de 227 000 habitants.

Participer au développement de la Ville de Valence vous motive ? Faites partie des 1000 agents de la Collectivité qui mettent leurs compétences au service de la Ville.

Le service administratif et financier du Département Attractivité et Proximité, sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint, a pour mission de sécuriser les procédures administratives, juridiques et financières des directions qui lui sont rattachées. Il vient en soutien et en appui des services.

Outre le suivi budgétaire et comptable, le service gère, en lien avec le champ d’activité du DGA, le suivi des conseils municipaux et des instances paritaires, la préparation budgétaire et assure le suivi de dossiers transversaux.

Sous l’autorité du responsable du service administratif et financier, l’assistant / assistante de direction gère au quotidien l’agenda du DGA, organise et prépare les réunions, s’occupe du suivi des courriers arrivée / départ, gère l’accueil physique et téléphonique, assure le suivi de dossiers administratifs transversaux ou gérés en direct par le DGA, prépare les dossiers, gère le logiciel de gestion du temps des agents du service. En support des autres postes du SAF, il / elle assure également la comptabilité de quelques secteurs d’activité et vient suppléer ses collègues durant les périodes d’absences afin d’assurer la continuité de service.

Activités principales :

Accueil, secrétariat :

• Accueil physique et téléphonique : analyse les demandes, identifie le besoin, apporte une réponse adaptée (et / ou donne les premiers niveaux d'information) et fait le relais auprès des différents membres du service.
• Gestion des courriers arrivée / départ, suivi des courriers réservés et numéros verts sur les logiciels Acropolis et Agglaé,
• Suivi de dossiers administratifs du service ou transversaux,
• Gestion des courriers du service et du Département : tri, distribution et suivi des parapheurs.
• Être garant de la bonne forme des réponses écrites aux usagers, en collaboration et sous l’autorité de la responsable SAF du département.
• Mise en forme de courriers, documents,
• Élaboration et prise en charge à la demande de différents dossiers.

Secrétariat de direction :

• Gestion de l’agenda du DGA : planifie les réunions, gère les demandes, organise la planification globale de l’agenda, s’assure de sa cohérence,
• Transmission des messages et rappel des informations importantes,
• Organisation et préparation des réunions (montage, réservation des salles, envoi des invitations, préparation des supports, rédaction éventuelle des compte-rendus et diffusion),
• Réalisation et mise en forme de documents divers : courriers, courriels, comptes-rendus, présentations PowerPoint,
• Gestion du suivi des conseils municipaux : convocations, constitution des dossiers des élus et du DGA, suivi des actes administratifs.

Gestion administrative :

• Gestion des stocks et approvisionnement en matériel et fournitures de bureau pour le département,
• Gestion du photocopieur : maintenance, fournitures, relevé périodique,
• Gestion de l’archivage,
• Référent CHRONOTIME du SAF,
• Support aux directions si nécessaire.

Activités secondaires :

Missions comptables et financières :

• Saisie des titres liés au dossier TLPE et actes notariés,
• Vérification des bons de commande et liquidation en cas d’absence des gestionnaires,
• Connaissance de l’environnement du poste et des interlocuteurs,
• Accueil physique et téléphonique, gestion administrative (prise de rendez-vous, classement, archivage, prise de notes, publipostage),
• Maîtrise de l’orthographe, syntaxe, capacités d’analyse,
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Outlook, PowerPoint, Excel, logiciels métiers spécifiques comme CHRONOTIME, ACROPOLIS, SEDIT, portail AGGLAE).

Cadre de travail et conditions de recrutement :

• Poste à temps complet, sans télétravail, ouvert aux fonctionnaires ou CDD renouvelable (catégorie C).
• Rémunération selon la grille de la fonction publique + prime annuelle, participation aux frais de transport et restauration, couverture mutuelle et prévoyance possibles.
• Lieu de travail : Valence, travail sur écran, confidentialité requise.

Informations complémentaires :

• Contact Mme Cécile ROBERT : 04 75 79 21 05
• Contact Mme Estelle COSTECHAREYRE : 04 75 70 78 70

Pour candidater, merci d’envoyer votre CV + lettre de motivation avant le 7 septembre 2025.