Adjoint.e à la Déléguée à la protection des données (H / F)

Solve; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez une entreprise dynamique en tant qu'assistant(e) de direction, où vous serez le pilier de l'organisation administrative. Vous aurez la responsabilité de gérer l'agenda des dirigeants, d'organiser des événements professionnels et de garantir la confidentialité des informations. Ce rôle exige une grande discrétion et une capacité à travailler dans un environnement en constante évolution. Si vous êtes proactif(ve), flexible et capable de gérer des tâches variées tout en maintenant un haut niveau de professionnalisme, cette opportunité est faite pour vous. Développez votre carrière dans un cadre stimulant et enrichissant.

Prestations

Mutuelle

Tickets restaurants

Téléphone de fonction

Remboursement des transports à 50%

Qualifications

• 7 à 10 ans d’expérience dans un rôle administratif.
• Formation en gestion ou support à l'action managériale.

Responsabilités

• Gérer l’agenda des dirigeants et organiser leurs déplacements.
• Assister aux réunions et rédiger les comptes rendus.
• Organiser des événements internes et externes.

Connaissances

Confidentialité

Capacité d’écoute

Flexibilité

Réactivité

Capacité à arbitrer

Capacité à prendre du recul

Formation

BTS Support à l’Action Managériale

BTS Gestion de la PME

DUT Gestion des entreprises et administrations

Outils

Dolibarr

Description du poste

Fondée en 2008 par Julien Santina, actuel CEO, Sipartech est un des principaux opérateurs d'infrastructures neutres et indépendants en Europe. Fournisseur de premier plan de fibre optique noire et de services de très haute connectivité à destination des datacenters, opérateurs et entreprises, Sipartech déploie, exploite et assure la maintenance d’un réseau détenu en propre de plus de 34 000 km de câbles à travers l'Europe. Pour cela, ses 7 bureaux régionaux et sa filiale anglaise sont connectés 24 / 7 / 365 à un centre d’opérations basé à Paris.

Mues par la volonté permanente d’aller toujours plus loin, en anticipant les grands tournants technologiques et l’évolution des besoins de nos clients et partenaires, nos équipes sont mobilisées pour optimiser l’existant et offrir des services et des solutions innovantes propres aux exigences de chacun de nos clients.

Venez booster votre carrière en rejoignant l’aventure Sipartech !

Avantages :

• Mutuelle
• Tickets restaurants
• Téléphone de fonction
• Remboursement des transports à 50%

Vous assisterez et vous accompagnerez le Président et la Vice-Présidente afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de leur activité. En étroite collaboration, vous serez la personne de confiance qui organisera, gèrera, coordonnera et assurera le suivi de l’ensemble des activités visant à les seconder dans toutes les tâches de leur quotidien.

Vos principales missions seront :

1. Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien des dirigeants (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
2. Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
3. Accueillir physiquement les rendez-vous.
4. Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
5. Organiser les déplacements (France & étranger : billets de train, d'avion, réservations de nuitées...et tous les autres sujets liés aux déplacements).
6. Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission des dirigeants (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
7. Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
8. Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter aux dirigeants que les informations essentielles et y répondre si nécessaire.
9. Assister aux réunions et rédiger les comptes rendus (en français et / ou en anglais).
10. Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
11. Rendre compte de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus, des courriers à envoyer...
12. Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
13. Gérer les notes de frais et autres sujets administratifs.
14. Valider ou refuser les notes de frais du personnel via notre outil Lucca.
15. Gestion immobilière (recherche d'espaces, suivi de vie des baux…assurances).
16. Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables (via Dolibarr) et vérifier la conformité des livraisons.
17. Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes - frais généraux (commandes clients, factures clients, BL…).
18. Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de ses dirigeants).
19. Organiser des événements internes, externes (salons, soirées de fin d'année : idées, lieux, cadeaux clients, cartes de vœux ..., incentive...) en collaboration avec notre direction de la communication.
20. Participer à des recrutements et / ou autre sujet RH.
21. Prendre en charge l’accompagnement de sujets sensibles et hautement confidentiels.
22. Produire des KPI mensuels.
23. Assurer un reporting hebdomadaire de ses activités.
24. Être un véritable ambassadeur (trice).

LA DISCRETION ET LE RESPECT DE LA CONFIDENTIALITE SONT INTRINSEQUES A CETTE FONCTION SANS QUOI CETTE DERNIERE NE POURRAIT ETRE EXERCEE.

Votre formation :

Vous êtes Issu (e) de formation BTS Support à l’Action Managériale, ou BTS Gestion de la PME ou le DUT Gestion des entreprises et administrations.

Vous justifiez de 7 à 10 ans d’expérience.

Anglais : courant.

Idéalement, une ou des expériences significatives dans un environnement en forte croissance et PME.

Votre profil :

• Confidentialité et discrétion.
• Capacité d’écoute.
• Réactivité.
• Flexibilité.
• Capacité à arbitrer.
• Capacité à prendre du recul.