Une Chargée ou un Chargé d’accueil et de gestion administrative

Valenciennes Métropole; Valenciennes; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité dynamique à Valenciennes recherche un adjoint administratif. Vous serez responsable de l'accueil du public, de la gestion du courrier et de diverses missions administratives. Ce poste requiert d'excellentes compétences en communication et une maîtrise des outils bureautiques. Vous jouerez un rôle clé dans l'organisation des services et l'exécution budgétaire.

Qualifications

• Connaissance parfaite de l’organigramme et des missions des différents services.
• Disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tension dans la relation au public.

Responsabilités

• Accueillir physiquement et téléphoniquement du public.
• Gérer et afficher des informations sur les supports de communication.
• Assurer l’exécution budgétaire du service.

Connaissances

Techniques de communication téléphonique

Maîtrise des outils bureautiques

Bonnes qualités relationnelles

Description du poste

Cadre d’emploi des adjoints administratifs

Dans le cadre du fonctionnement de l’administration communautaire, vous aurez en charge l’accueil et la gestion du courrier. Vous serez amené(e) à participer à des missions transverses du service (logistique, parc auto, achat et stock, fournitures, gestion comptable,…)

Accueillir physiquement et téléphoniquement du public:
– Accueillir le public sur place ou par téléphone
– Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Gérer, renseigner et orienter le public :
– Réguler l’entrée des visiteurs et surveiller les accès
– Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaissance parfaite de l’organigramme et des missions des différents services)
Gérer et afficher des informations:
– Vérifier, diffuser, programmer et mettre à jour régulièrement les supports de communication (supports de présentation, écrans bornes d’accueil)
Courrier:
– Réceptionner le courrier, assurer son ouverture et son enregistrement
– Réceptionner, orienter les documents relatifs aux ADS, ANAH ou autres et établir les fiches de transmission
Moyens Généraux:
– Gérer les plannings de réservation (salles, véhicules, …) et assurer l’enregistrement des demandes des services
– Assurer l’organisation matérielle des réunions : préparation des besoins pour les services
– Mise en place des salles de réunion
– Gestion des frais de repas
– Gestion des fournitures de bureaux
Budget du service:
– Assurer l’exécution budgétaire du service Moyens généraux sous la responsabilité du chef de service

Votre profil

– Technique d’accueil et règle de communication
– Fonctionnement d’un standard téléphonique, annuaires et internet
– Techniques de communication téléphonique et outil de communication
– Maîtrise des outils bureautiques
– Garant de l’image du service public
– Disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tension dans la relation au public
– Bonnes qualités relationnelles et expression orale