UN RESPONSABLE CELLULE ADMINISTRATIVE (H/F) (Nouvelle fenêtre)

Région Réunion; France; Remote; EUR 28,000 - 37,000; Full time

Benefits offered by this job

Horaires flexibles

Congés annuels

Mutuelle

Titre-restaurant

Transports pris en charge

Comité d’Œuvres Sociales

Job summary

La Région Réunion recrute un Adjoint administratif pour diriger le service administratif, marchés et exécution budgétaire au sein de la Direction de Bâtiments et du Patrimoine. Vous serez chargé d'organiser les missions, de planifier les priorités et d'assurer la continuité des activités.

Vous supervisez les dossiers, suivez les tableaux de bord, gérez les documents et coordonnez les échanges internes et externes.

Qualifications

• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Maîtrise des marchés publics (CCAG Travaux 2021, procédures MAPA/AOO).
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion (ASTRE, GECO, WEBDELIB, MAFATE, tableurs, traitement de texte).

Responsibilities

• Animer et manager les assistant(e)s et planifier les missions en tenant compte des priorités et urgences.
• Assurer le suivi administratif de la direction et la gestion documentaire (courriers, dossiers ASTRE et GED).
• Instruire et suivre les demandes d'acceptation et de modification des sous-traitants, en lien avec les secteurs.
• Centraliser et diffuser les informations administratives au sein de la DBP et entre les directions internes et partenaires externes.
• Participer à la tenue des agendas, préparer les comptes rendus et contribuer aux instances.

Skills

Gestion d'équipe

Planification

Coordination

Marchés publics

Bureautique

ASTRE

GECO

WEBDELIB

MAFATE

Rigueur

Education

BAC minimum

Tools

Tableurs

Traitement de texte

Job description

Réf. 2026/CT/0000

Structure PATDBP Dir. Bâtiments et Patrimoine

Nombre de poste à pourvoir 1

Type d'emploi Permanent

Résidences administratives NORD- CHAUDRON VILLAGE

Cadre d'emploi Adjoint administratif

Domaine Architecture et bâtiment et logistique

La Région Réunion est une collectivité territoriale dynamique qui œuvre chaque jour pour le développement économique, social, culturel et environnemental de l’île. Forte de 2900 collaborateurs, la Région Réunion œuvre au quotidien pour le développement économique, l’éducation, la formation professionnelle, les fonds européens, les transports et les déplacements, l’environnement et l’aménagement durable du territoire. Rejoindre la Région Réunion, c’est participer à des projets ambitieux comme la Nouvelle Route du Littoral, la construction d’un lycée de la mer, et mettre ses compétences au service des réunionnaises et réunionnais, pour le développement de l’île.

Le titulaire du poste sera placé sous l’autorité de la Responsable du Service Administratif, Marchés et Exécution Budgétaire au sein de la Direction de Bâtiments et du Patrimoine. Il sera en charge d’exécuter des missions dans l'intérêt du service.

Mission générale

• 1) Animation et management des assistant(e)s sous sa responsabilité :
  • Organiser et planifier les missions des agents en tenant compte des dossiers prioritaires et des urgences, assurer la continuité des missions (planning de congés, gestion des intérims), gérer les situations conflictuelles ;
  • Veiller à une bonne coordination avec le secteur marchés et comptabilité du service SAMEB ;
  • Assurer le suivi RH des agents (promotions et avancement, entretiens professionnels, piloter et planifier les remplacements/recrutements : rédaction des fiches de postes, participation aux entretiens, rédaction des comptes-rendus d’entretiens, etc.) ;
  • Accompagner les agents dans leur développement de compétences afin de les rendre autonomes dans toutes leurs tâches (plan de formation interne et externe à établir) ;
• 2) Supervision et coordination des missions attribuées au secteur administratif :
  • Assurer le suivi et la gestion administrative de la direction au travers de tableaux de bord et au sein des logiciels (GECO, Webdelib), suivi des courriers entrants et sortants, suivi des rapports pour les différentes commissions (sectorielles, permanente, appels d’offre), suivi des ordres de services et de leur notification, suivi des notes d’arbitrage, des notes de service ;
  • Instruire les demandes d'acceptation et de modification des sous-traitants (analyse, suivi, notification), en lien avec les autres secteurs du service et de la direction;
  • Assurer la gestion documentaire (classement, numérisation, mise à jour des dossiers ASTRE et GED) ;
  • Coordonner et participer à l’archivage réglementaire des dossiers (numérique et physique) avec le service des archives
  • Être le garant du bon archivage des dossiers sur les serveurs, des compte-rendu ;
  • Participer à la tenue des agendas de réunion et contribuer à l’élaboration des comptes-rendus ;
  • Participer à la préparation des instances ;
  • Centraliser et diffuser les informations administratives au sein de la DBP puis entre les directions internes (DEVL, DAJCP, DCS…) et les partenaires externes (MOE, entreprises, Communes…).

Capacités et aptitudes

• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ;
• Connaissance du fonctionnement des marchés publics (CCAG Travaux 2021, procédures MAPA/AOO) ;
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion (ASTRE, GECO, WEBDELIB, MAFATE, tableurs, traitement de texte) ;
• Rigueur, méthode, respect des délais réglementaires, aptitude à la traçabilité et à la gestion de priorités multiples ;
• Sens du service public, capacité de coordination avec les services internes (DAJCP, SAP, DF) et les partenaires extérieurs (MOE, entreprises) ;
• Bonne expression écrite, maîtrise des courriers administratifs et tableaux de suivi ;
• Bonne organisation et rigueur dans le classement, la tenue des tableaux de bord ;
• Capacité à travailler en équipe et en mode transversal ;
• Qualités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse ;
• Aptitude au travail en équipe, capacités relationnelles et disponibilité ;
• Savoir fédérer une équipe et planifier les tâches, assurer un management approprié à chacun des agents ;
• Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.

Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux ; Recrutement par voie : Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ; Contractuelle (BAC minimum, Expérience professionnelle dans le domaine d'intervention appréciée - Article L332-8 du Code Général de la Fonction Publique) ;

• Nouvelle Bonification Indiciaire : éligible ;
• Absence de conflit d’intérêts.

Avantages de la Région

La Région Réunion veille à offrir à ses collaborateurs un environnement de travail équilibré, des conditions attractives et des engagements forts en matière d’égalité et d’inclusion.

• Horaires flexibles pour mieux s’adapter à votre quotidien :
  • Arrivée possible entre 7h et 9h
  • Pause déjeuner entre 12h et 14h (45 minutes minimum)
  • Départ entre 16h et 18h30
• Un temps de repos généreux
  • 25 jours de congés annuels
  • 23 jours d’ARTT
• Des avantages sociaux concrets et avantageux
  • Titres-restaurant d’une valeur de 136 € par mois
  • Prise en charge des frais de transports en commun
  • Participation à la mutuelle
  • Accès au Comité d’Œuvres Sociales (offres culturelles, loisirs, prestations sociales)

Un employeur engagé et inclusif

La collectivité affirme son engagement en faveur :

• De l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes
• Du recrutement et de l’inclusion des personnes en situation de handicap

Rejoindre la Région Réunion, c’est intégrer une organisation attachée aux valeurs d’égalité, de diversité et d’inclusion.