UN ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) (Nouvelle fenêtre)

Région Réunion; La Réunion; Hybrid; EUR 21,000 - 26,000; Full time

Benefits offered by this job

Horaires flexibles

25 jours de congés annuels

23 jours d’ARTT

Titres-restaurant 136€ par mois

Transports en commun pris en charge

Mutuelle

Job summary

Région Réunion recrute un adjoint administratif permanent pour la Direction de l’Enseignement Supérieur et Vie Étudiante. Le titulaire assure le fonctionnement quotidien et contribue au pilotage d’une politique publique professionnelle.

Missions: organiser l’agenda du Directeur, préparer les dossiers et réunions, rédiger et mettre en forme les documents, gérer le courrier et les archivages, centraliser les informations et suivre les actions, participer à des projets et à l’organisation

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement des collectivités.
• Recherche de l'information et mise en application ;
• Prioriser et suivre plusieurs dossiers et échéances.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Bonne maîtrise de la gestion administrative des dossiers.
• Aptitude au travail en équipe.
• Organisation, autonomie, polyvalence et rigueur.
• Respect du cadre hiérarchique et discrétion professionnelle.

Responsibilities

• Organiser et gérer l'agenda du Directeur.
• Préparer les dossiers, documents et éléments nécessaires aux réunions et échanges de la direction.
• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et documents de travail.
• Réceptionner, trier et assurer le suivi du courrier et des dossiers.
• Centraliser les informations nécessaires au suivi des dossiers de la direction.
• Mettre à jour les tableaux de suivi et outils administratifs.
• Contribuer à l'harmonisation des documents et pratiques administratives.
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers.
• Participer à la préparation des réunions et au suivi des actions.
• Assurer le relais logistique et la continuité administrative.

Skills

Organisation

Autonomie

Rigueur

Travail en équipe

Maîtrise des outils bureautiques

Gestion administrative

Confidentialité

Job description

Structure DHSESV Dir. Ens. Sup. & Vie Étudiante

Nombre de poste à pourvoir 1

Type d'emploi Permanent

Résidences administratives NORD- HOTEL DE REGION

Cadre d'emploi Adjoint administratif

Grade Adjoint administratif principal 1ère classe ; Adjoint administratif principal 2ème classe ; Adjoint administratif

La Région Réunion est une collectivité territoriale dynamique qui œuvre chaque jour pour le développement économique, social, culturel et environnemental de l’île. Forte de 2900 collaborateurs, la Région Réunion œuvre au quotidien pour le développement économique, l’éducation, la formation professionnelle, les fonds européens, les transports et les déplacements, l’environnement et l’aménagement durable du territoire. Rejoindre la Région Réunion, c’est participer à des projets ambitieux comme la Nouvelle Route du Littoral, la construction d’un lycée de la mer, et mettre ses compétences au service des réunionnaises et réunionnais, pour le développement de l’île.

Le titulaire du poste sera placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur de l’Enseignement Supérieur et de la Vie Etudiante. Il aura pour mission d’apporter un appui au fonctionnement quotidien de la Direction et contribuera ainsi au pilotage d'une politique publique stratégique.

Mission générale

• Organiser et gérer l'agenda du Directeur;
• Préparer les dossiers, documents et éléments nécessaires aux réunions et échanges de la direction;
• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus, tableaux et documents de travail;
• Réceptionner, trier et assurer le suivi du courrier, des parapheurs, demandes et dossiers;
• Centraliser les informations nécessaires au suivi des dossiers de la direction;
• Mettre à jour les tableaux de suivi et outils administratifs utilisés par la direction;
• Contribuer à l'harmonisation des documents et pratiques administratives de la direction;
• Assurer le classement, l'archivage et la bonne tenue des dossiers suivis par la direction;
• Participer à la préparation des réunions de direction et assurer le suivi administratif des actions décidées;
• Référent logistique pour la direction;
• Contribuer au renforcement de la communication interne et veiller à la bonne circulation de l'information au sein de la direction;
• Assurer une veille institutionnelle et règlementaire utile au fonctionnement de la direction et en informer le Directeur;
• Apporter un appui aux différents services dans l'organisation des évènements et temps forts de la direction;
• Participer à l'organisation des projets collaboratifs de la direction;
• Participer à la préparation des bilans, rapports d'activité et documents de synthèse;
• Contribuer à l'appropriation par la direction des outils numériques de suivi et de pilotage par la donnée, y compris les outils d'intelligence artificielle;
• Apporter un soutien administratif ponctuel aux services de la Direction;
• Participer à la continuité administrative en cas d’absence ou d’intérim.

Capacités et aptitudes

• Connaissance du fonctionnement des collectivités;
• Recherche de l'information et mise en application ;
• Prioriser et suivre plusieurs dossiers et échéances;
• Maîtrise des outils bureautiques;
• Bonne maîtrise de la gestion administrative des dossiers;
• Aptitude au travail en équipe;
• Organisation, autonomie, polyvalence et rigueur;
• Respect du cadre hiérarchique;
• Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.
• Versant: Fonction Publique Territoriale;
• Cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux ;
• Recrutement par voie:
• Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ;
• Contractuelle (Article L332-8 du Code Général de la Fonction Publique Territoriale);
• Absence de conflit d’intérêts.

Avantages de la Région

La Région Réunion veille à offrir à ses collaborateurs un environnement de travail équilibré, des conditions attractives et des engagements forts en matière d’égalité et d’inclusion.

• Horaires flexibles pour mieux s’adapter à votre quotidien :
  • Arrivée possible entre 7h et 9h
  • Pause déjeuner entre 12h et 14h (45 minutes minimum)
  • Départ entre 16h et 18h30
• Un temps de repos généreux
  • 25 jours de congés annuels
  • 23 jours d’ARTT
• Des avantages sociaux concrets et avantageux
  • Titres-restaurant d’une valeur de 136 € par mois
  • Prise en charge des frais de transports en commun
  • Participation à la mutuelle
  • Accès au Comité d’Œuvres Sociales (offres culturelles, loisirs, prestations sociales)

Un employeur engagé et inclusif

La collectivité affirme son engagement en faveur :

• De l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes
• Du recrutement et de l’inclusion des personnes en situation de handicap

Rejoindre la Région Réunion, c’est intégrer une organisation attachée aux valeurs d’égalité, de diversité et d’inclusion.