Un ou une chargée d’accueil et assistante de gestion bureautique CDI

Syndicat national des entreprises artistiques et culturelles; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation culturelle recherche un(e) chargé(e) d’accueil et assistante de gestion bureautique pour rejoindre son équipe à Paris. Ce poste inclut des responsabilités variées telles que l'accueil des visiteurs, la gestion des agendas, et le suivi administratif des adhérents. Les candidats doivent avoir une formation Bac+2 minimum, des compétences en Excel et Word, ainsi que de fortes qualités relationnelles. Le poste est en CDI à temps complet avec une rémunération selon convention collective, et n'est pas accessible en télétravail.

Prestations

Tickets restaurant

Mutuelle

Qualifications

• Formation de niveau Bac+2 minimum (administration, gestion, secrétariat ou équivalent).
• Bonne maîtrise d’Excel et de Word, ainsi que des outils de visioconférence.
• Qualités relationnelles, rigueur au travail et esprit d'équipe requis.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique au sein du siège social.
• Gérer l’agenda de la direction et organiser les déplacements.
• Suivre le paiement des cotisations annuelles et gérer le fichier des adhérents.

Connaissances

Ponctualité

Qualités relationnelles

Rigueur au travail

Esprit d'équipe

Compétences rédactionnelles

Compétences techniques

Capacités d’adaptation aux outils informatiques

Formation

Formation de niveau Bac+2 minimum

Outils

Excel

Word

Google Workspace

Mailing Brevo

Outils de visioconférence

Description du poste

Personne à contacter:

Didier Grimel

Site web de la structure: https://syndeac.org

Intitulé du poste: Un ou une chargée d’accueil et assistante de gestion bureautique CDI

Date de prise de poste: 15 Octobre 2025

Date limite de candidature:

15 Septembre 2025

Accueil et logistique

• Assurer l’accueil physique et téléphonique au sein du siège social
• Être l’interlocuteur principal des services postaux
• Gérer les envois de courrier pour les usagers
• Préparer les salles de réunion (réservation, mise en place, accueil des participants)
• Assurer l’ouverture et la fermeture des salles de réunion
• Organiser, en lien avec l’administration, les prestations de traiteur si nécessaire

Assistanat de direction

• Gérer l’agenda de la direction et des membres du bureau
• Organiser les déplacements de la direction et du bureau
• Réaliser des tâches de secrétariat :
• Mise en page et en forme des courriers ;
• Programmation des réunions dans l’agenda partagé ;
• Suivi de la circulation de l’information interne

Suivi administratif des adhérents

• En lien avec le service des systèmes d’information :
• Actualiser le fichier des adhérents ;
• Suivre le paiement des cotisations annuelles / reporting ;
• Assurer les relances en cas d’impayés + gestion partielle de l’extranet

Missions principales:

Accueil et logistique

• Assurer l’accueil physique et téléphonique au sein du siège social
• Être l’interlocuteur principal des services postaux
• Gérer les envois de courrier pour les usagers
• Préparer les salles de réunion (réservation, mise en place, accueil des participants)
• Assurer l’ouverture et la fermeture des salles de réunion
• Organiser, en lien avec l’administration, les prestations de traiteur si nécessaire

Assistanat de direction

• Gérer l’agenda de la direction et des membres du bureau
• Organiser les déplacements de la direction et du bureau
• Réaliser des tâches de secrétariat :
• Mise en page et en forme des courriers ;
• Programmation des réunions dans l’agenda partagé ;
• Suivi de la circulation de l’information interne

Suivi administratif des adhérents

• En lien avec le service des systèmes d’information :
• Actualiser le fichier des adhérents ;
• Suivre le paiement des cotisations annuelles / reporting ;
• Assurer les relances en cas d’impayés + gestion partielle de l’extranet

Profil recherché:

• Formation de niveau Bac+2 minimum (administration, gestion, secrétariat ou équivalent)
• Ponctualité
• Qualités relationnelles / rigueur au travail
• Esprit d'équipe
• Compétences rédactionnelles
• Compétences techniques et capacités d’adaptation aux outils informatiques
• Bonne maîtrise d’ Excel / Word – google docs / Google Workspace
• Mailing Brevo (formation assurée)
• Outils de visioconférence et de téléphonie (Zoom, Meet) / Nexacom / My 3CX

Conditions et rémunérations:

• CDI à temps complet
• Poste non accessible au télétravail
• 35 H / semaine / TR / Mutuelle
• Rémunération selon Convention collective nationale de l’Immobilier et ancienneté
• Poste disponible mi-octobre

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